Ranking programów OCR do faktur

Program do skanowania faktur korzysta z OCR, czyli optycznego rozpoznawania tekstu. Zamienia tekst ze skanu lub zdjęcia faktury w dane, które można wykorzystać w programie księgowym.¹ Fakturownia automatycznie odczytuje dane z faktur kosztowych i importuje je do systemu.² W rankingu porównujemy 6 rozwiązań pod kątem odczytu, walidacji danych i integracji. W planie Standard Fakturownia udostępnia 5 odnawialnych skanów OCR miesięcznie; każda strona faktury zużywa jeden skan.³

Porównanie programów OCR do faktur – tabela i kryteria rankingu

SaldeoSMART OCR, Comarch OCR, wFirma OCR in Cloud, Fakturownia OCR, Rossum i Klippa służą różnym potrzebom. Różnią się też zakresem danych, które podają ich dostawcy. Tabela oddziela deklarowaną skuteczność odczytu od limitów i wyników konkretnych wdrożeń. Comarch deklaruje 91% skuteczności odczytu danych z dokumentów; to parametr producenta, nie wynik pojedynczego wdrożenia.⁴

Dane w tabeli: 1,4,5,6,7,8,9,10,11

Skuteczność odczytu, limit skanów i czas obsługi dokumentu mówią o różnych częściach pracy z fakturą. Deklaracji producenta nie warto więc zestawiać wprost z wynikiem jednego wdrożenia. Wielkość przetworzonego archiwum także mierzy coś innego. W studium przypadku Fugro średni czas obsługi faktury po wdrożeniu Rossum spadł z 2 minut do 35 sekund.¹²

Przy wyborze OCR liczą się odczytywane pola, sposób dostarczania plików i eksport do księgowości. Ważna jest też walidacja NIP, kwot i VAT. KSeF oznacza Krajowy System e-Faktur, a JPK – Jednolity Plik Kontrolny. Obsługę tych obszarów trzeba oceniać oddzielnie od rozpoznawania tekstu. Podstawową kontrolą danych jest sprawdzenie, czy odczytany NIP ma 10 cyfr.¹³

Werdykt: limit dokumentów pomaga ocenić skalę użycia Fakturowni. Deklaracje SaldeoSMART, Comarch i Klippy dotyczą odczytu, natomiast wyniki Rossum pochodzą ze wskazanych wdrożeń. Plan Pro Fakturowni obejmuje 10 skanów OCR miesięcznie. To limit stron dokumentów, a nie miara skuteczności odczytu.³

1

SaldeoSMART OCR

2,3/5

Odczyt

Producent deklaruje skuteczność optycznego odczytu dokumentów ponad 95%. System przygotowuje formularze do wprowadzenia do programu księgowego.

Limity, test

Pakiet obejmuje funkcje KSeF za 0 zł i pozwala wystawiać 5 faktur miesięcznie.

W skrócie

• W opisanym pakiecie e-archiwum SaldeoSMART OCR obejmuje 20 dokumentów miesięcznie.
• Wysyłka do KSeF jest bezpłatna w ramach 5 faktur miesięcznie.
• Za każdego kolejnego użytkownika producent przewiduje dopłatę 48 zł. Limit archiwum i limit wysyłki dotyczą różnych czynności; nie należy sumować ich ani traktować jako jednej puli dokumentów.
• W pakiecie Asystent e-Faktur e-archiwum SaldeoSMART ma limit 20 dokumentów miesięcznie.

SaldeoSMART OCR może zastąpić ręczne przepisywanie faktur. Warto go rozważyć, gdy firma chce połączyć odczyt z archiwizacją dokumentów i przekazywaniem danych do księgowości. Producent opisuje pakiet przeznaczony do zarządzania procesami i ich automatyzacji.⁵

SaldeoSMART OCR: funkcje potwierdzone u producenta

SaldeoSMART OCR odczytuje faktury oraz inne dokumenty finansowe. Następnie przygotowuje formularze, które użytkownik może wprowadzić do programu księgowego.¹ Wygenerowane dokumenty można archiwizować na komputerze, dysku zewnętrznym, innych nośnikach albo w chmurze.¹ Sam odczyt danych i ich wprowadzenie do księgowości pozostają odrębnymi etapami.¹

SaldeoSMART OCR: abonament, limity dokumentów i ograniczenia

W opisanym pakiecie e-archiwum SaldeoSMART OCR obejmuje 20 dokumentów miesięcznie. Wysyłka do KSeF jest bezpłatna w ramach 5 faktur miesięcznie.⁵ Za każdego kolejnego użytkownika producent przewiduje dopłatę 48 zł.⁵ Limit archiwum i limit wysyłki dotyczą różnych czynności; nie należy sumować ich ani traktować jako jednej puli dokumentów.

SaldeoSMART OCR: dla jakiej firmy ma sens?

SaldeoSMART OCR pasuje do firmy lub biura rachunkowego, które odczytuje faktury kosztowe i przechowuje dokumenty. Przygotowane dane można potem przekazać do programu księgowego.¹ Wybierając pakiet, trzeba osobno policzyć dokumenty w e-archiwum, faktury wysyłane do KSeF i użytkowników. W pakiecie Asystent e-Faktur e-archiwum SaldeoSMART ma limit 20 dokumentów miesięcznie.⁵ Dopasowanie zależy od tego, czy te wielkości odpowiadają codziennemu obiegowi firmy.

Zapytaj o ofertę SaldeoSMART OCROpinia: SaldeoSMART →Bezpłatnie i bez zobowiązań

2

Comarch OCR

Odczyt

Comarch deklaruje 91% skuteczności odczytu danych przez Comarch OCR&KSeF.

Limity, test

Według producenta rozwiązanie odczytało i skatalogowało ponad 100 mln stron.

Comarch OCR&KSeF jest propozycją dla firm pracujących w Comarch ERP. Pozwala wprowadzać dokumenty na podstawie plików graficznych lub faktur pobranych z KSeF. Usługa obejmuje odczyt danych, dostęp do elektronicznych skanów i obsługę dokumentów w systemie.⁶ Comarch deklaruje 91% skuteczności odczytu danych z dokumentów przez OCR&KSeF.⁴

Comarch OCR: funkcje potwierdzone u producenta

Comarch OCR&KSeF automatyzuje wprowadzanie faktur z plików graficznych i portalu KSeF. Obsługuje też dokumenty magazynowe, zamówienia, wyciągi bankowe oraz paragony.⁶ Producent opisuje rozpoznawanie różnych typów dokumentów i wersji językowych z użyciem samouczącej się sztucznej inteligencji.⁶ Faktura odczytana przez OCR trafia do rejestru VAT zakupu, a jej skan pozostaje dostępny elektronicznie.⁶ Według Comarch usługa przetwarza faktury w czterech językach: polskim, angielskim, francuskim i niemieckim.⁴

Comarch OCR: abonament, limity dokumentów i ograniczenia

Pakiet DEMO 50 jest dostępny dla użytkowników nowych wersji Comarch ERP Optima lub Comarch BPM. Warunkiem jest podpisanie stosownych umów. Pozwala bezpłatnie wprowadzić 50 stron przez miesiąc. Jednostką limitu jest strona, nie faktura.⁶

Comarch OCR: dla jakiej firmy ma sens?

Comarch OCR&KSeF warto rozważyć przede wszystkim wtedy, gdy firma już pracuje w Comarch ERP. Odczyt dokumentów można połączyć z wysyłką do KSeF i pobieraniem faktur do własnego systemu. Producent wskazuje dostęp do funkcji w poszczególnych produktach Comarch oraz przez API, czyli interfejs łączący systemy.⁶ O dopasowaniu decydują używany produkt ERP i droga dokumentu, a nie samo skanowanie. Na stronie usługi Comarch wymienia trzy produkty ERP obsługujące dodawanie faktur przez OCR: ERP XL, Betterfly i ERP Optima.⁶

Zapytaj o ofertę Comarch OCRBezpłatnie i bez zobowiązań

3

wFirma OCR in Cloud

5,0/5

Odczyt

–

Limity, test

Podane przez dostawcę liczby odnoszą się do innych usług: Poradnik Przedsiębiorcy dociera do 4 mln użytkowników miesięcznie. Kontrola stanów magazynowych online kosztuje 40 zł, a Fakturowanie i CRM 60,00 zł. Żadna z tych wartości nie jest parametrem OCR.

wFirma OCR in Cloud przydaje się głównie w obiegu faktur między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym korzystającym z wFirmy. Integracja z OCR pozwala użytkownikowi księgowości online automatycznie księgować faktury. Biuro może z kolei przejmować skany dodane przez klienta.⁷ W abonamencie dla biur rachunkowych za 24 zł netto miesięcznie za klienta OCR jest nielimitowany, bez osobnej opłaty za fakturę.¹⁴

wFirma OCR in Cloud: funkcje potwierdzone u producenta

wFirma OCR in Cloud łączy przekazywanie skanów faktur kosztowych z ich księgowaniem. Przedsiębiorca dodaje dokumenty, a pracownicy biura rachunkowego przejmują je i księgują.⁷ Użytkownik może utworzyć ustrukturyzowane archiwum z plikami faktur przypiętymi do zapisów księgowych. Dane firmowe są dostępne 24/7.⁷ W abonamencie wFirma dla biur rachunkowych za 24 zł netto miesięcznie za klienta OCR nie ma limitu faktur.¹⁴

wFirma OCR in Cloud: abonament, limity dokumentów i ograniczenia

wFirma OCR in Cloud jest częścią procesu księgowania, dlatego warto oceniać ją oddzielnie od pozostałych usług wFirma. Dodanie skanu przez przedsiębiorcę nie zamyka sprawy. W opisanym obiegu dokument przejmują i księgują pracownicy biura rachunkowego.⁷ Kosztu OCR nie należy utożsamiać z opłatami za inne usługi wFirma. W abonamencie za 24 zł netto miesięcznie za klienta odczyt nie ma limitu faktur.¹⁴

wFirma OCR in Cloud: dla jakiej firmy ma sens?

wFirma OCR in Cloud pasuje do firmy przekazującej faktury kosztowe biuru rachunkowemu pracującemu w wFirmie.⁷ Podział zadań jest prosty: przedsiębiorca dostarcza skan, a biuro księguje dokument.⁷ Jeśli firma chce samodzielnie zatwierdzać każdy zapis, powinna skupić się na kontroli danych przed księgowaniem. Cennik wFirma dla biur rachunkowych nie przewiduje osobnej opłaty za OCR faktury; usługa mieści się w abonamencie za klienta.¹⁴

Największą zaletą tej opcji jest wspólny obieg dokumentów firmy i biura. Przedsiębiorca przekazuje skan, a pracownicy biura prowadzą go dalej przez księgowanie.⁷ OCR mieści się w abonamencie za klienta.¹⁴

Zapytaj o ofertę wFirma OCR in CloudOpinia: wFirma →Bezpłatnie i bez zobowiązań

4

Fakturownia OCR

4,0/5

Odczyt

Dodatkowe pakiety pozwalają przetwarzać od 250 do 5 000 skanów miesięcznie.

Limity, test

Fakturownia podaje 30 dni bezpłatnego testowania i kwotę 12,49 zł netto miesięcznie.

W skrócie

• W planie Standard miesięczny limit wynosi 5 odnawialnych skanów OCR.
• Fakturownia OCR ma odnawialne limity miesięczne w płatnych planach: 3 skany w Start, 5 skanów w Standard oraz 10 skanów w Pro i Pro Plus.
• Plan Micro producent kieruje do przedsiębiorców z JDG wystawiających 0–3 faktury miesięcznie.
• Start jest przeznaczony dla małych firm wystawiających więcej niż 3 faktury miesięcznie.

Fakturownia OCR sprawdzi się, gdy firma chce odczytywać faktury kosztowe w systemie, w którym wystawia faktury. Po odczycie użytkownik może sprawdzić dane przed zapisaniem wydatku. Nie musi więc przenosić ich od razu do ewidencji.⁹ W planie Standard miesięczny limit wynosi 5 odnawialnych skanów OCR.³

Fakturownia OCR: funkcje potwierdzone u producenta

Fakturownia OCR przyjmuje skan lub plik z fakturą i odczytuje zawarte w nim dane. Użytkownik może je następnie sprawdzić oraz zapisać wydatek.⁹ Dotyczy to faktur kosztowych na papierze i dokumentów otrzymanych jako załączniki elektroniczne.⁹ Według producenta jednolita struktura wprowadzanych faktur ułatwia późniejsze raportowanie.⁹

Fakturownia OCR: abonament, limity dokumentów i ograniczenia

Fakturownia OCR ma odnawialne limity miesięczne w płatnych planach: 3 skany w Start, 5 skanów w Standard oraz 10 skanów w Pro i Pro Plus.⁹ Liczby skanów nie należy mylić z liczbą wystawianych faktur ani z liczbą osób na koncie. Cennik wymienia warianty dla 1, 3, 5 i 10 użytkowników. Właściciel konta może nadawać im uprawnienia i przypisywać ich do działów.¹⁰

Fakturownia OCR: dla jakiej firmy ma sens?

Fakturownia OCR jest praktyczną opcją dla firmy, która już wystawia faktury w Fakturowni. W tym samym systemie może rejestrować wydatki i kontrolować odczytane dane. Plan Micro producent kieruje do przedsiębiorców z JDG wystawiających 0–3 faktury miesięcznie. Start jest przeznaczony dla małych firm wystawiających więcej niż 3 faktury miesięcznie.¹⁰ Są to progi dotyczące wystawiania faktur, a nie zużycia OCR.

O dopasowaniu Fakturowni decyduje liczba skanów faktur kosztowych w stosunku do limitu wybranego planu. W Start limit wynosi 3 skanów miesięcznie, a w Standard 5 skanów miesięcznie.⁹ Każda strona faktury zużywa jeden skan.³

Zapytaj o ofertę Fakturownia OCROpinia: Fakturownia →Bezpłatnie i bez zobowiązań

5

Rossum

Odczyt

W opisanym przez dostawcę wdrożeniu Wolt odnotował o 44% mniej błędów.

Limity, test

Według opisu wdrożenia Morton Salt oszczędza do 95% czasu poświęcanego na dokument.

W skrócie

• Producent opisuje między innymi 71% wskaźnik STP, czyli udział dokumentów przetworzonych bez ręcznej interwencji.
• W opisanych przez producenta wdrożeniach Adyen osiągnął 92,6% dokładności po 20 dokumentach, a Port of Rotterdam Authority 90% po 10 dokumentach.

Rossum pasuje do firm, które chcą weryfikować odczytane dane w szerszym obiegu dokumentów. Narzędzie obejmuje nie tylko faktury, lecz także dokumenty związane z zamówieniami, dostawami i rozliczeniami.¹¹ Producent opisuje model obsługujący 276 języków oraz pismo odręczne.¹¹

Rossum: funkcje potwierdzone u producenta

Rossum pozyskuje i waliduje dane z dokumentów. Porównuje je między innymi z danymi podstawowymi firmy, informacjami w ERP, zewnętrznymi API i regułami biznesowymi.¹¹ Według producenta model przetwarzania obsługuje 276 języków oraz pismo odręczne.¹¹ Ma to znaczenie, gdy dostawcy przesyłają faktury i dokumenty towarzyszące w różnych językach lub formatach.

Rossum: abonament, limity dokumentów i ograniczenia

Wynik wdrożenia Rossum nie jest limitem dokumentów ani warunkiem abonamentu. Producent opisuje między innymi 71% wskaźnik STP, czyli udział dokumentów przetworzonych bez ręcznej interwencji. Podaje też skrócenie obsługi faktury z 2 minut do 35 sekund.¹¹ Przy ocenie kosztu trzeba oddzielić te wyniki od zakresu dokumentów i integracji w konkretnej ofercie.

Rossum: dla jakiej firmy ma sens?

Rossum warto rozważyć w zespole obsługującym rozbudowany obieg zobowiązań. Pozwala porównywać odczytane dane z informacjami w ERP i regułami biznesowymi. W opisanych przez producenta wdrożeniach Adyen osiągnął 92,6% dokładności po 20 dokumentach, a Port of Rotterdam Authority 90% po 10 dokumentach.¹¹ To wyniki tych wdrożeń, nie gwarancja dokładności dla każdej firmy.

Rossum jest narzędziem do walidacji danych i automatyzacji obiegu dokumentów. Samo skanowanie faktur to tylko część jego zastosowania. Model opisany przez producenta obsługuje 276 języków oraz pismo odręczne.¹¹

Zapytaj o ofertę RossumBezpłatnie i bez zobowiązań

6

Klippa

Klippa może odpowiadać firmie, która chce wydobywać dane z faktur i przekazywać je dalej w wybranym formacie. Producent podaje możliwość konwersji do ponad 20 formatów.¹⁵ Przy porównywaniu rozwiązania trzeba odróżnić dokładność klasyfikacji, czas przetwarzania pliku i format danych wyjściowych.

Klippa: funkcje potwierdzone u producenta

Klippa używa OCR do ekstrakcji danych z faktur. Producent deklaruje 99% dokładności klasyfikacji faktur. Klasyfikacja oznacza przypisanie dokumentu do kategorii, nie poprawność każdego odczytanego pola.¹⁵ Faktury można konwertować do ponad 20 formatów, w tym JSON, CSV, XML, XLSX, UBL i PDF.¹⁵

Klippa: abonament, limity dokumentów i ograniczenia

Według Klippy ekstrakcja danych zajmuje od 0,5 do 4 sekund, zależnie od wielkości przesłanego pliku.¹⁵ Jest to czas pojedynczego odczytu, nie miesięczny limit dokumentów ani cena abonamentu. Przy liczeniu kosztu firmowego obiegu trzeba oddzielić liczbę dokumentów przetwarzanych miesięcznie od czasu obsługi każdego pliku.

Klippa: dla jakiej firmy ma sens?

Klippa pasuje do firmy, która chce pobierać dane z faktur i przekazywać je w formacie zgodnym z własnym obiegiem. UBL służy do ustrukturyzowanej wymiany dokumentów biznesowych. CSV i JSON pozwalają przekazywać dane między systemami.¹⁵ O wyborze powinny decydować zgodność formatu z systemem księgowym oraz kontrola danych przed księgowaniem. Klippa podaje możliwość konwersji do ponad 20 formatów.¹⁵

Klippę warto oceniać przez format eksportu i dalszą drogę faktury. Producent wymienia ponad 20 formatów wyjściowych.¹⁵ Sam odczyt nie kończy pracy z dokumentem.

Zapytaj o ofertę KlippaBezpłatnie i bez zobowiązań

Metodologia i ograniczenia porównania

Ranking porządkuje programy OCR do faktur według ich zastosowania w firmie, nie według jednej miary skuteczności. Podstawą są publiczne strony i cenniki producentów. Porównanie nie opiera się na testach własnych. Obejmuje 6 rozwiązań.⁴

• Odczyt dokumentów – zakres rozpoznawanych danych i możliwość ich sprawdzenia przed księgowaniem.
• Obieg księgowy – sposób przekazania danych do programu księgowego, biura rachunkowego lub systemu ERP.
• KSeF i integracje – obsługa faktur ustrukturyzowanych oraz połączenie z systemem używanym przez firmę.
• Limity i koszt – jednostka rozliczenia, liczba dokumentów oraz opłaty za użytkowników.

Na początku znalazły się rozwiązania związane z polskim obiegiem księgowym i fakturowaniem. Dalej są narzędzia do ekstrakcji danych w szerszych procesach. Wyższa pozycja nie oznacza większej skuteczności na fakturach konkretnej firmy. Przykładowo limit 10 skanów miesięcznie w planie Pro Fakturowni mówi o skali użycia, nie o dokładności odczytu.³

Deklarowana dokładność, wynik uzyskany u klienta i limit skanów opisują różne cechy produktu. Decyzję lepiej oprzeć na używanym systemie księgowym, rodzaju faktur i sposobie kontroli danych. Comarch deklaruje 91% skuteczności odczytu; wynik pojedynczego wdrożenia nie jest tą samą miarą.⁴

Jak przetestować OCR faktur na własnych dokumentach?

Program OCR do faktur przetestuj na dokumentach, których firma rzeczywiście używa. Porównaj poprawność odczytanych danych i czas potrzebny na ich sprawdzenie. OCR zamienia skany i zdjęcia w tekst edytowalny oraz przeszukiwalny maszynowo. Dla księgowości liczy się jednak poprawność pól zapisanych z faktury.¹⁶ W Fakturowni plik może mieć maksymalnie 50 MB.⁹

• Przygotuj próbkę: wybierz fakturę PDF, skan, zdjęcie z telefonu, fakturę zagraniczną i dokument z kilkoma stawkami VAT. Rossum opisuje model obsługujący 276 języków. Faktura obcojęzyczna pozwoli więc ocenić wariant językowy potrzebny firmie.¹¹
• Wgraj pliki: przekaż każdy dokument kanałem, którego firma będzie używać na co dzień. OCR Fakturowni obsługuje polskojęzyczne faktury kosztowe w formatach PDF, JPG, PNG, GIF i TIFF, także z tabelami produktów lub usług i cenami. Maksymalna wielkość pliku to 50 MB.⁹ W wFirmie dodanie skanu przez zintegrowany Google Drive lub Dropbox tworzy roboczą wersję wydatku.⁷
• Porównaj pola z oryginałem: sprawdź NIP, numer dokumentu, daty, kwoty i stawki VAT na obrazie faktury. Comarch Betterfly wpisuje rozpoznane NIP, numer i kwotę do formularza, a Comarch OCR&KSeF odczytuje, kategoryzuje i wprowadza dane do systemu.^6,17 W opisanym teście SaldeoSMART poprawnie odczytał stawki VAT na fakturze dwustronicowej, ale nie wyodrębnił pozycji na innym dokumencie. Rozpoznawanie pozycji wskazano jako usługę dodatkową.¹⁸
• Sprawdź nieczytelny dokument: użyj skanu z brakującym lub słabo widocznym polem. Zobacz, czy system kieruje taki plik do kontroli. Program opisany przez IQ 200 sygnalizuje potrzebę jego sprawdzenia.¹⁹ W wFirmie użytkownik sprawdza dane odczytane z dokumentów papierowych i elektronicznych przed zapisaniem faktury.⁷
• Zmierz czas własnej pracy: licz go od wgrania pliku do zatwierdzenia poprawnych danych. Osobno zapisz czas automatycznego odczytu. W opublikowanych opisach testów Fakturownia odczytywała faktury przez 12–15 sekund, a Parseur przetworzył testowy PDF w mniej niż 60 sekund.^2,20 Materiał o Doxis podaje 0,5–4 sekundy przetwarzania i deklarację 75% szybszej obsługi. Te wartości nie obejmują czasu ręcznej kontroli.¹⁵
• Zweryfikuj zapis księgowy: sprawdź, czy zaakceptowana faktura trafia do właściwej księgi lub rejestru z plikiem źródłowym. W wFirmie pliki przetworzonych faktur są podpinane pod zapisy w księgach i rejestrach.⁷ Artykuł Parseur podaje 8–14 dni jako średni czas ręcznej akceptacji faktury oraz 1,6–4% ludzkich pomyłek przy ręcznej obsłudze. To miary całego procesu, a nie szybkości czy dokładności OCR.²⁰
• Przetestuj zużycie limitu: odczytaj dokumenty w okresie próbnym i zanotuj, jak dokupuje się kolejne skany. Fakturownia podaje 30 dni bezpłatnego testowania, ceny netto dla okresu 12 miesięcy i pakiety 250–5000 skanów miesięcznie. OCR w planach płatnych ma limit, a kolejne odczyty można dokupić.^2,9,10 Rossum oferuje 14 dni bezpłatnego testowania.²¹ Autor opisanego testu Fakturowni nie znalazł licznika pozostałych odczytów. Na wiadomość z linkiem do płatności czekał około 20 minut, a na przypisanie odczytów około 2 godzin.²

Porównaj na tych samych fakturach poprawność pól, czas ręcznej weryfikacji i wynik zapisu w księgowości. Sam czas odczytu nie wystarczy. W opublikowanych opisach testów Fakturownia odczytywała faktury przez 12–15 sekund.²

Jak porównać integracje programów OCR?

Integracje programów OCR porównuj, śledząc drogę dokumentu od importu do archiwum. Po drodze sprawdź weryfikację, akceptację i eksport do księgowości. Sama deklarowana dokładność nie mówi, czy faktura dotrze do używanego przez firmę systemu. SaldeoSMART wskazuje powiązania z ponad 40 programami księgowymi i systemami ERP.¹

Dane w tabeli: 1,2,5,6,8,9,11,21,22

• Prześledź przekazanie danych do księgowości. SaldeoSMART przygotowuje formularz z danymi faktury oraz pozwala kategoryzować i eksportować dane. Producent wskazuje powiązania z ponad 40 programami księgowymi i systemami ERP.¹ System uczy się kategorii i opisów nadawanych przez użytkowników, a później je podpowiada.²²
• Sprawdź rodzaj przyjmowanych faktur. Comarch OCR&KSeF obsługuje dokumenty po polsku, angielsku, francusku i niemiecku oraz pliki z wieloma fakturami.⁶ Limit DEMO 50 obowiązuje przez 1 miesiąc.⁶
• Oddziel abonament od limitu odczytów. Pakiety wFirma Księgowość OCR AI i Pełna księgowość OCR AI obejmują OCR bez limitu.⁸ Pakiet SaldeoSMART dla małej firmy kosztuje 0 zł netto miesięcznie i zawiera 5 kredytów OCR faktur zakupu miesięcznie. Producent podaje także pakiet Asystent firmy za 279 zł netto rocznie.⁵
• Uwzględnij przechowywanie i warunki umowy. Rossum podaje minimalny okres umowy wynoszący 1 rok.²¹ Czas trwania umowy i dostępność archiwum to dwa odrębne warunki.
• Nie traktuj wyników odczytu jako miary integracji. SaldeoSMART deklaruje skuteczność OCR ponad 95%, a Comarch OCR&KSeF 91%. W opisie wdrożenia Rossum firma Wolt osiągnęła redukcję wskaźnika błędów o 44%.^1,6,11 Żadna z tych miar nie opisuje eksportu ani obsługi akceptacji.

Liczby z innych porównań także wymagają właściwej jednostki. Opisany test Taxomatic obejmował 6 faktur, limit testowy Docsumo wynosił 1000 stron, a bezpłatny plan Veryfi obejmował 300 dokumentów miesięcznie.^18,20 Deklarowane przez Doxis ponad 20 formatów oznacza formaty dokumentów, nie połączenia z programami księgowymi.¹⁵

Przy ocenie integracji najważniejsza jest droga zweryfikowanych danych i pliku źródłowego do księgowości. SaldeoSMART wskazuje powiązania z ponad 40 programami księgowymi i systemami ERP.¹ Sam odczyt faktury nie potwierdza, że cały obieg będzie pasował do firmy.

Co uwzględnić w koszcie OCR faktur?

Całkowity koszt OCR faktur to nie tylko abonament. Liczą się limit stron lub dokumentów, opłaty za nadwyżki, liczba obsługiwanych firm oraz praca przy weryfikacji i wdrożeniu. Jednostka limitu ma znaczenie: faktura mająca 2 strony i 65 pozycji, opisana w teście Taxomatic, zajmuje więcej stron niż dokument jednostronicowy.¹⁸ Limitu „stron” nie należy więc porównywać z limitem „skanów” bez uwzględnienia sposobu naliczania.

Dane w tabeli: 6,9,20

Rossum uzależnia wycenę od liczby stron lub dokumentów i złożoności procesu. Po przekroczeniu limitu planu przewiduje wyższy wolumen albo opłatę za dodatkową stronę.²¹ Biuro rachunkowe powinno policzyć dokumenty każdej obsługiwanej firmy, oddzielając koszt wdrożenia od abonamentu. W opisanym przypadku Wolt przetwarzał 100 000 faktur rocznie; tej skali nie można utożsamiać z miesięcznym limitem małej firmy.¹¹ OCR faktur zakupu występuje w pakietach SaldeoSMART opisanych osobno dla firm i biur rachunkowych.⁵

Do kalkulacji dolicz czas sprawdzania pól potrzebnych do księgowania. Comarch OCR&KSeF rozpoznaje między innymi kontrahenta, numer i daty faktury, kwoty, stawki VAT, pozycje oraz rachunek bankowy. Użytkownik może potem zweryfikować dokument, zaksięgować go i zarchiwizować w ERP.⁶ Comarch podaje, że usługa odczytała i skatalogowała ponad 100 mln stron. To skala działania, nie limit oferty.⁶ W opisanym wdrożeniu Fugro czas przetwarzania faktury spadł z 2 minut do 35 sekund; wynik nie gwarantuje takich oszczędności innej firmie.^4,11

Znaczenie ma też sposób dostarczenia i zatwierdzenia faktury. Rossum przyjmuje dokumenty między innymi przez e-mail, skaner i dysk współdzielony, a zweryfikowane dane przekazuje do ERP.¹¹ W Fakturowni dokument wysłany do skrzynki Inbox staje się wydatkiem oczekującym na zatwierdzenie. Po odczycie OCR użytkownik może poprawić dane i zapisać wydatek.^9,10 Fakturownia deklaruje ochronę transmisji certyfikatem SSL i codzienne kopie zapasowe danych dokumentów.⁹

Zakres ekstrakcji wpływa na ilość pracy przy kontroli. Systemy IDP, czyli inteligentnego przetwarzania dokumentów, klasyfikują faktury, odczytują kwoty, daty i NIP oraz przekazują dane do systemów biznesowych. Google Document AI oferuje gotowe procesory faktur.¹⁶ Fakturbox udostępnia obsługę kosztów z OCR.²³ Rozwiązanie opisywane jako Doxis, dawniej Klippa, klasyfikuje faktury według kraju, języka, pozycji, VAT i waluty. Producent deklaruje 99% dokładności ekstrakcji, ale ta wartość nie zastępuje kosztu ręcznej kontroli firmowych dokumentów.¹⁵

Abonament i nadwyżki warto przeliczyć na własną liczbę stron lub skanów. Do wyniku trzeba dodać czas zatwierdzania faktur. W planie Standard Fakturowni każda strona dokumentu zużywa jeden z 5 miesięcznych skanów.^3,9 To konkretna jednostka kosztu.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.