iFirma — opinie, KSeF i aplikacja

Czym jest iFirma i dla kogo powstał?

Program do faktur IFIRMA działa niezależnie od usługi księgowości online tego dostawcy.¹ Jest skierowany do małych firm, osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz małych i średnich przedsiębiorstw.^2,3
W samodzielnym pakiecie Darmowa Faktura można wystawić do 3 faktur miesięcznie⁴.

Program do faktur i usługa księgowa mają różne zastosowania: wystawianie dokumentów nie oznacza korzystania z obsługi księgowej. Przedsiębiorca we Wrocławiu, tak samo jak firma w innej miejscowości, może najpierw ustalić, czy potrzebuje samych faktur, czy również prowadzenia rozliczeń.
Warunki warto odnosić do konkretnego produktu lub usługi, zamiast traktować ofertę IFIRMA jako jeden pakiet. Faktura+ kosztuje 150 zł netto za rok, a opłata za odrębną Księgowość Internetową zależy od okresu przedpłaty⁵.

IFIRMA może więc odpowiadać firmie, która chce wystawiać faktury bez łączenia programu z księgowością online. Pakiet Faktura+ kosztuje 150 zł netto za 12 miesięcy; należność trzeba wnieść z góry⁶.

Funkcje iFirma

IFIRMA służy do wystawiania dokumentów sprzedaży. Z kolei Księgowość Internetowa IFIRMA pozwala samodzielnie rozliczać VAT, generować JPK i obliczać podatki.^1,7 To ważne rozróżnienie, bo wystawienie faktury nie jest prowadzeniem ewidencji ani rozliczeniem podatku.
W księgowości internetowej dostępne są dwa warianty JPK_V7: miesięczny JPK_V7M i kwartalny JPK_V7K⁸.

• Dokumenty sprzedaży. IFIRMA umożliwia wystawianie faktur VAT, korygujących, zaliczkowych i końcowych, pro form oraz dokumentów w walucie obcej. Obejmuje sprzedaż krajową i transakcje zagraniczne.¹
• Obsługa dokumentów. Do dyspozycji są szablony faktur, automatyczne uzupełnianie danych, historia płatności i archiwum rachunków oraz faktur. System odczytuje też automatycznie faktury popularnych wystawców.^1,7
• Ewidencje księgowe. Księgowość elektroniczna IFIRMA pozwala prowadzić KPiR, czyli księgę przychodów i rozchodów, albo ewidencję przychodów dla ryczałtu. Obejmuje również inne ewidencje.²
• Podatki i deklaracje. IFIRMA automatycznie oblicza zobowiązania z tytułu PIT, VAT i ZUS oraz pozwala wysyłać JPK VAT. Według opisu partnera oferta obejmuje e-Deklaracje niewymagające podpisu elektronicznego.^2,9
• Dokumenty ZUS. Za pomocą IFIRMA można przekazywać do ZUS deklaracje miesięczne i dokumenty ubezpieczeniowe.⁷
• Magazyn, CRM i raporty. Moduł magazynowy pozwala dodawać produkty, zmieniać stany i tworzyć raporty magazynowe. Dostępne są również narzędzia CRM, subkonta z uprawnieniami użytkowników oraz raporty sprzedaży, wydatków, marży i podatków.^3,7,10

Oferta obejmuje więcej niż fakturowanie. Funkcje ewidencyjne i podatkowe należą jednak do Księgowości Internetowej IFIRMA, a nie do samego programu do faktur.

Ile kosztuje iFirma?

Za fakturowanie w IFIRMA można zapłacić od 0 zł. Plan bez limitu faktur wymaga opłacenia całego roku z góry.¹⁰ Cennik osobno ujmuje program do faktur, księgowość online, obsługę sprzedaży internetowej i usługi biura rachunkowego.^5,7,10,11,12

Plany i abonamenty

IFIRMA Darmowa Faktura ma miesięczny limit dokumentów, a IFIRMA Faktura+ nie ogranicza liczby faktur ani użytkowników.^1,10 Księgowość online jest wyceniana osobno, zależnie od sposobu płatności.¹² W Darmowej Fakturze limit wynosi 3 faktury miesięcznie⁴.

Dane w tabeli: 1,6,7,10,11,12,13,14,15,16

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Biuro Rachunkowe IFIRMA ma własny cennik pakietów oraz opłaty zależne od liczby dokumentów lub rodzaju czynności.^7,12 Nie są to ceny planu do fakturowania. Standardowy pakiet Biura Rachunkowego obejmuje do 10 dokumentów kosztowych¹⁷.

Dane w tabeli: 7,12,17

Na łączny koszt wpływają produkt, sposób płatności, liczba dokumentów i zlecone czynności. Za IFIRMA Faktura+ płaci się rocznie, nie co miesiąc; niższa miesięczna stawka IFIRMA Księgowość online wymaga przedpłaty za pół roku.^10,12
Przy takiej przedpłacie Księgowość Internetowa kosztuje 60,27 zł brutto miesięcznie, czyli 361,62 zł brutto za cały okres¹⁸.

Wersje, limity i sposób udostępniania iFirma

IFIRMA Faktura+ nie ogranicza liczby faktur sprzedażowych ani użytkowników. Bezpłatny próg obsługi sprzedaży online wynosi natomiast 100 zamówień miesięcznie.^1,7 To różne miary: liczba wystawionych faktur nie musi odpowiadać liczbie obsłużonych zamówień.

• IFIRMA Faktura+ – faktury i użytkownicy: bez limitu faktur sprzedażowych i liczby użytkowników. Wariant może odpowiadać firmie, w której dokumenty sprzedaży wystawia wiele osób.¹
• IFIRMA – sprzedaż online: bez opłat można obsłużyć do 100 zamówień miesięcznie. Przy większej liczbie zamówień brak limitu faktur w IFIRMA Faktura+ nie oznacza braku limitu obsługi sprzedaży.⁷

Porównując zakres IFIRMA, warto więc osobno policzyć miesięczne zamówienia online i osoby wystawiające faktury. Pakiet Faktura+ obejmuje bez dodatkowej opłaty do 100 zamówień online miesięcznie¹.

Integracje iFirma

IFIRMA deklaruje ponad 150 integracji z platformami sprzedażowymi, kurierami, bankami i marketplace’ami. Oferta wymienia też połączenia z urządzeniami fiskalnymi.⁷ Gotowa integracja, połączenie przez API i funkcje Integratora e-commerce IFIRMA służą jednak do różnych sposobów wymiany danych.^1,7,19

• Sprzedaż wielokanałowa. Integrator e-commerce IFIRMA obsługuje zamówienia, faktury, etykiety, kurierów oraz produkty, oferty i wysyłki na Allegro. Z jednym kontem można połączyć wiele sklepów lub kont sprzedażowych.^1,7
• Sklepy i platformy. Lista wymienionych integracji obejmuje WooCommerce, Allegro, TrisoSHOP i Selly. Połączenie z TrisoSHOP przekazuje dane zamówień potrzebne do wystawiania faktur i kontroli płatności.^1,11,20
• Base.com. Integracja przesyła faktury do IFIRMA, a następnie pobiera je do automatycznych wiadomości dla klientów. Chodzi o przepływ faktur, nie o pełną obsługę zamówień w Base.com.²¹
• API i bankowość. API jest interfejsem wymiany danych między systemami; pozwala łączyć zewnętrzne sklepy i systemy CRM. IFIRMA umożliwia też eksport przelewów do banku, a opis wskazuje możliwość zatwierdzenia ich jednym kodem.^1,22

Liczba integracji mówi o szerokości oferty, ale o wyborze połączenia decyduje potrzebny przepływ danych: zamówienia, faktury albo przelewu. IFIRMA deklaruje dostępność ponad 150 integracji²³.

Wdrożenie i wsparcie iFirma

IFIRMA udostępnia 30-dniowy bezpłatny okres testowy na ocenę platformy przed wyborem płatnej oferty.³ To próba ograniczona w czasie, a nie bezterminowy dostęp.
W tym okresie można ocenić wystawianie dokumentów i dopasowanie programu do firmowego obiegu faktur²⁴.

Bezpłatny test pozwala poznać platformę, ale nie jest usługą wdrożeniową ani wsparciem księgowym. Przy wyborze IFIRMA warto rozdzielić te potrzeby: program obsługuje dokumenty sprzedaży, a pomoc w rozliczeniach ma inny zakres. Okres próbny się kończy, więc dalsze korzystanie zależy od dopasowania warunków planu do potrzeb firmy. Po rejestracji konta platformę można testować bezpłatnie przez 30 dni¹³.

Co iFirma robi inaczej niż konkurencja?

W IFIRMA można wybrać fakturowanie, samodzielną księgowość albo obsługę biura rachunkowego bez kupowania całego zestawu usług.^1,7 Przedsiębiorca może sam prowadzić rozliczenia lub powierzyć je biuru; żadna z tych usług nie jest obowiązkowym dodatkiem do programu do faktur.^1,7
Oferta obejmuje trzy odrębne modele: program do faktur, samodzielną księgowość internetową i Biuro Rachunkowe⁷.

Sam wybór modelu nie przesądza o przewadze nad każdym konkurencyjnym programem. Firma powinna porównać osobno narzędzia do wystawiania faktur i usługi prowadzenia księgowości, bo IFIRMA rozdziela te zakresy.^1,7 Faktura+ kosztuje 150 zł netto rocznie, natomiast samodzielna Księgowość Internetowa ma własny cennik zależny od okresu przedpłaty⁵.

Plusy i minusy iFirma

IFIRMA daje wybór między bezpłatnym fakturowaniem a płatnym pakietem. W bezpłatnym wariancie można wystawić 3 faktury miesięcznie.¹⁰ Liczy się więc skala sprzedaży, ale także potrzeba korzystania z mobilnego magazynu lub automatycznych monitów. Dostęp do aplikacji mobilnej w pakiecie Faktura+ kosztuje 150 zł netto za 12 miesięcy, płatne z góry⁶.

Plusy

Z IFIRMA można korzystać bez opłat, jeśli firma wystawia niewiele dokumentów sprzedaży.¹⁰ Bezpłatny wariant pozwala przygotować do 3 faktur miesięcznie⁴.

• Bezpłatny wariant dla małej skali. Firma, która mieści się w limicie 3 faktur miesięcznie, nie musi wybierać płatnego pakietu IFIRMA Faktura+.¹⁰

Minusy

Przy ocenie IFIRMA trzeba uwzględnić limit bezpłatnego planu, sposób płatności za pakiet i zakres poszczególnych funkcji.^10,25,26 Faktura+ kosztuje 150 zł netto za rok; całą kwotę wnosi się z góry⁶.

• Przekroczenie limitu. Przy ponad 3 fakturach miesięcznie potrzebny jest płatny pakiet IFIRMA Faktura+.¹⁰
• Płatność z góry. Kwota 12,50 zł netto/mies. to przeliczenie ceny, a nie możliwość płacenia co miesiąc. Opłata wynosi 150 zł netto za rok i jest pobierana z góry.^6,10
• Magazyn w aplikacji. Według opisu moduł magazynowy nie działa w aplikacji mobilnej. Ma to znaczenie dla osób pracujących ze stanami magazynowymi poza komputerem.²⁶
• Monity. Według opisu alternatyw monity trzeba generować ręcznie. IFIRMA nie wysyła automatycznie SMS-ów ani nie eskaluje windykacji.²⁵
• Usługa księgowa. Cennik Biura Rachunkowego IFIRMA obejmuje dodatkowe pakiety dokumentów i opłaty związane między innymi z terminem ich dostarczenia.^5,7

iFirma a KSeF – wysyłka, odbiór i status faktury ustrukturyzowanej

IFIRMA łączy się z KSeF: pozwala wystawiać i odbierać faktury oraz sprawdzać status i numer KSeF dokumentu.^1,27 Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem obsługiwanym w Krajowym Systemie e-Faktur. Numer KSeF identyfikuje ją w systemie, a status pokazuje wynik obsługi dokumentu po wystawieniu go w programie.

Producent deklaruje pełną integrację z KSeF w każdym pakiecie IFIRMA.⁵ Nie oznacza to, że każdy plan pozwala wystawiać faktury bez limitu. Porównując pakiety, trzeba zatem uwzględnić zarówno obsługę faktur ustrukturyzowanych, jak i planowaną miesięczną liczbę dokumentów.

Materiał IFIRMA o wysyłce do KSeF wskazywał, że przed 1 kwietnia fakturę trzeba było wysłać dodatkowym kliknięciem. Od tego dnia miała działać wysyłka automatyczna.²⁷ Była to zapowiedź sposobu wysyłki, nie potwierdzenie późniejszego wdrożenia.

Jak obsługa KSeF łączy się z limitem 3 faktur miesięcznie w planie Darmowa Faktura?

IFIRMA Darmowa Faktura ogranicza liczbę dokumentów do 3 faktur miesięcznie, choć dostawca deklaruje integrację z KSeF w każdym pakiecie.^5,10 Dostęp do KSeF nie usuwa limitu planu. Firmie wystawiającej więcej dokumentów o wyborze pakietu przesądzi więc liczba faktur, a nie sama integracja.

Biuro Rachunkowe iFirma – terminy przekazania dokumentów i opłaty za korekty

Biuro Rachunkowe IFIRMA pobiera dodatkowe opłaty za termin dostarczenia dokumentów, ponowne otwarcie miesiąca i konieczną korektę JPK_V.^5,12 Usługa obejmuje ewidencję VAT, JPK i ZUS, przygotowanie oraz wysyłanie deklaracji podatkowych, a także roczne rozliczenie PIT.⁷ IFIRMA oferuje też obsługę spółek w pakiecie określonym jako pełna księgowość.¹²

Ile kosztuje przekazanie dokumentów między 11. a 15. dniem oraz między 16. a 19. dniem miesiąca?

W Biurze Rachunkowym IFIRMA dokumenty dostarczone między 11. a 15. dniem miesiąca wiążą się z dopłatą 49 zł. Między 16. a 19. dniem dopłata wynosi 95 zł.⁵ Są to opłaty za termin przekazania dokumentów, nie ceny pakietów księgowych. Przy wyborze usługi liczy się zatem zarówno liczba dokumentów, jak i dzień ich dostarczenia¹⁷.

Jakie opłaty dotyczą ponownego otwarcia miesiąca i korekty JPK_V?

Za ponowne otwarcie zamkniętego miesiąca z winy klienta Biuro Rachunkowe IFIRMA pobiera 60 zł. Konieczna korekta JPK_V w miesiącu następującym po korygowanym kosztuje 30 zł.¹² Pierwsza opłata dotyczy pracy nad zamkniętym okresem, druga sporządzenia konkretnej korekty. Powinna je uwzględnić firma, która przekazuje dokumenty po zamknięciu miesiąca lub zgłasza zmiany w rozliczeniu VAT.

• Termin przekazania: cennik wyróżnia przedziały 11.–15. oraz 16.–19. dnia miesiąca.^5,17
• Zmiany w rozliczeniach: ponowne otwarcie miesiąca wiąże się z winą klienta, a opłata za korektę JPK_V z koniecznością jej sporządzenia.¹²

iFirma przy działalności nierejestrowanej – kontrola przychodu i termin rejestracji

Osobom prowadzącym działalność nierejestrowaną IFIRMA oferuje fakturowanie, uproszczoną ewidencję sprzedaży, kontrolę limitu przychodu i rozliczenie roczne.⁷ Ewidencja pozwala zapisywać przychody i odnosić je do limitu właściwego dla tej formy działalności. Użytkownik może dokumentować sprzedaż i obserwować przychód, zanim zdecyduje o rejestracji firmy. Gdy przekroczy limit, kontrola w programie nie zastąpi obowiązku rejestracji.

Co oznacza termin 7 dni na rejestrację w CEIDG po przekroczeniu limitu przychodu?

Po przekroczeniu limitu przychodu z działalności nierejestrowanej na rejestrację w CEIDG jest 7 dni.⁷ Dla użytkownika IFIRMA kontrola przychodu pomaga więc również ustalić, kiedy zaczyna biec ten termin. Ewidencjonowanie sprzedaży w programie pozostaje odrębną czynnością od dokonania wpisu do CEIDG²⁸.

Aplikacja mobilna iFirma – wymagania iOS i iPadOS

Aplikacja mobilna IFIRMA pozwala wystawiać dokumenty, przekazywać dokumenty kosztowe oraz sprawdzać podatki i terminy rozliczeń.^1,29 Można w niej również śledzić księgowanie materiałów przesłanych księgowej.²⁹
Zakres czynności dostępnych na telefonie warto ocenić osobno od wymagań technicznych urządzenia.

• Dokumenty sprzedaży i koszty. W aplikacji można wystawiać dokumenty, a także przesyłać pliki i zdjęcia dokumentów kosztowych.^1,29
• Rozliczenia i terminy. Użytkownik może sprawdzić podatki oraz terminy związane z ZUS i urzędem skarbowym.²⁹
• Kontakt w sprawie dokumentów. Po przesłaniu materiałów księgowej aplikacja pokazuje status księgowania i jej komentarze.²⁹

W App Store aplikacja ma ocenę 4,8/5 opartą na 135 ocenach użytkowników sklepu. Nie jest to wynik testu redakcyjnego.²⁹ Śledzenie statusu pomaga firmie kontrolować obieg kosztów, ale nie zastępuje prowadzenia rozliczeń.

Jakie są minimalne wersje systemów i rozmiar aplikacji: iOS 15.1, iPadOS 15.1 i 51,9 MB?

Na iPhonie aplikacja mobilna IFIRMA wymaga co najmniej iOS 14.7, a na iPadzie iPadOS 14.7. App Store podaje rozmiar 18,8 MB.²⁹ Wersja systemu określa zgodność urządzenia, a rozmiar dotyczy pobieranej aplikacji. Te parametry warto rozpatrywać oddzielnie od dostępnych funkcji³⁰.

Opinie klientów o iFirma

Dla kogo jest iFirma, a dla kogo nie?

IFIRMA może odpowiadać przedsiębiorcom, którzy chcą samodzielnie prowadzić rozliczenia, zlecić księgowość albo obsługiwać sprzedaż z kilku sklepów lub kont.^7,12 O dopasowaniu decyduje konkretna usługa, nie sama nazwa dostawcy.

Sprawdzi się, jeśli

• Rozliczasz firmę samodzielnie. Samodzielna Księgowość Internetowa IFIRMA jest przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących rozliczenia we własnym zakresie.⁷
• Zlecasz prowadzenie księgowości. Biuro Rachunkowe IFIRMA pozwala powierzyć rozliczenia dedykowanemu księgowemu. Oferta obejmuje również spółki.^7,12
• Sprzedajesz w kilku kanałach. Integrator e-commerce IFIRMA służy sprzedawcom korzystającym z kilku sklepów lub kont na platformach sprzedażowych.⁷

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

Nie każdy wariant IFIRMA pasuje do tego samego sposobu pracy. Punkt odniesienia przy porównaniu ofert powinien odpowiadać zadaniu, które firma chce powierzyć programowi lub usłudze.

• Nie chcesz prowadzić rozliczeń samodzielnie. Zamiast Samodzielnej Księgowości Internetowej IFIRMA porównaj usługi z dedykowanym księgowym, w tym Biuro Rachunkowe IFIRMA.⁷
• Chcesz zachować księgowość we własnym zakresie. Biuro Rachunkowe IFIRMA służy do zlecenia księgowości, a Samodzielna Księgowość Internetowa IFIRMA do prowadzenia własnych rozliczeń.⁷
• Nie prowadzisz kilku sklepów ani kont sprzedażowych. Integrator e-commerce IFIRMA powstał do obsługi takiej sprzedaży. Samo wystawianie faktur nie jest powodem, by go wybierać.⁷

Alternatywy dla iFirma

IFIRMA najlepiej zestawiać z produktami służącymi do tego samego zadania. Aplikacja Podatnika MF pozwala wystawiać faktury w KSeF za 0 zł, a płatne pakiety fakturowania innych dostawców zaczynają się w zestawieniu od 4,99 zł netto/mies. przy rozliczeniu rocznym.^10,25 Ceny w tabeli dotyczą różnych planów i okresów płatności; usługa księgowa nie jest odpowiednikiem programu do faktur.

Dane w tabeli: 10,25,31,32,33,34

• Do pracy bezpośrednio w KSeF: Aplikacja Podatnika MF pozwala bez opłaty wystawiać, odbierać i korygować faktury.¹⁰
• Do fakturowania według liczby dokumentów: Fakturownia Micro i FakturaXL Bezpłatny mają odmienne miesięczne limity. FakturaXL Pełny nie ogranicza liczby dokumentów.^10,33
• Do rozdzielenia faktur od księgowości: wFirma ma oddzielne pakiety, a inFakt osobno wycenia faktury i usługę z księgowym.^10,25

Najczęstsze pytania o iFirma

Wybór produktu IFIRMA zależy od zadania: wystawiania faktur, samodzielnych rozliczeń albo obsługi sprzedaży internetowej. Każde z tych zastosowań wymaga osobnego porównania.

Czy można używać IFIRMA wyłącznie do wystawiania faktur, bez księgowości online?

Tak. Program do faktur IFIRMA działa niezależnie od księgowości online. Wystawianie faktur i prowadzenie rozliczeń pozostają odrębnymi częściami oferty.¹

Czy IFIRMA obsługuje działalność nierejestrowaną?

Tak. W tym zastosowaniu IFIRMA oferuje fakturowanie, ewidencję sprzedaży i kontrolę limitu przychodu. Nie oznacza to korzystania z obsługi księgowej dla zarejestrowanej firmy.⁷

Czy kilka sklepów można połączyć z jednym kontem IFIRMA?

Tak. Integrator e-commerce IFIRMA łączy wiele sklepów lub kont sprzedażowych z jednym kontem. Służy do obsługi sprzedaży wielokanałowej i jest odrębny od programu do faktur.⁷

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.