AFaktury — opinie, wdrożenie, wady i zalety

Czym jest AFaktury i dla kogo powstał?

AFaktury to program do fakturowania przeznaczony dla 3 grup przedsiębiorstw: mikrofirm, małych firm i średnich firm. Łączy wystawianie faktur z kontrolą płatności i obsługą KSeF.¹

Przy wyborze warto ustalić, czy firma chce pilnować należności tam, gdzie wystawia dokumenty.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to osobny obszar oceny programu, obok samego fakturowania. AFaktury obejmuje oba te zadania. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy większości pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.; najmniejszym odroczono go do 2027 r.²

Funkcje AFaktury

AFaktury służy do wystawiania dokumentów sprzedażowych, ewidencjonowania kosztów, kontrolowania należności i tworzenia raportów. Fakturę sporządzoną po polsku program automatycznie tłumaczy na 31 języków.³ Dostępne funkcje obejmują:

• Dokumenty sprzedażowe. W programie można wystawić faktury VAT, bez VAT, walutowe, cykliczne, zaliczkowe i korygujące. Dostępne są też proformy, rachunki, paragony, oferty, zamówienia, noty korygujące oraz dokumenty KP, KW i WZ.³
• Kontrahenci i należności. Baza kontrahentów przechowuje oddziały, osoby kontaktowe i historię faktur, a program pozwala kontrolować płatności.³ Faktury można wysłać e-mailem. Przy zaległościach dostępne są automatyczne przypomnienia, ręczne monity i wezwania do zapłaty oraz zlecenie windykacji.³
• Koszty i raporty. Program prowadzi ewidencję sprzedaży oraz archiwizuje faktury kosztowe i wydatki.³ Raporty przedstawiają sprzedaż i koszty w kwotach netto, VAT i brutto. Wydatki można analizować według kategorii, okresu, waluty i statusu zapłaty.⁴
• Produkty i uprawnienia. Mini magazyn pozwala prowadzić inwentaryzację oraz sprawdzać statystyki sprzedaży produktów i marży.⁴ Pracownikom można nadawać uprawnienia do subkont; program zapisuje też historię zmian dokumentu.³

Przypomnienia o zaległościach mogą wychodzić automatycznie, ale monity i wezwania do zapłaty trzeba wysłać ręcznie.³
Przypomnienie można ustawić na przykład na dzień przed terminem płatności.⁵

Ile kosztuje AFaktury?

Pakiet Standard w AFaktury kosztuje 19,00 zł miesięcznie, a Pakiet Prestige – 35,00 zł miesięcznie. Przy podanych kwotach nie wskazano, czy są netto, czy brutto.⁶ Pełną wersję można testować bezpłatnie przez 30 dni, bez zobowiązań i bez podawania danych karty.^1,7

Plany i abonamenty

W tabeli regularne stawki są oddzielone od historycznej promocji faktoringu SMEO. Termin złożenia wniosku w tej promocji minął 31.10.2021 r.⁸

Dane w tabeli: 1,6,7,8

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Na podstawie podanych cen można policzyć koszt wybranego pakietu za określoną liczbę miesięcy. Nie jest to jednak pełny koszt z dodatkami, których stawek nie podano.⁶ Zgłoszenia do promocji SMEO przyjmowano do 31.10.2021 r., więc nie obniża ona obecnego abonamentu.
⁸ Po okresie opłaconym w tej promocji podstawą kalkulacji są miesięczne ceny Pakietu Standard – 19,00 zł – oraz Pakietu Prestige – 35,00 zł. Nie wskazano, czy to kwoty netto, czy brutto.^6,7

Wersje, limity i sposób udostępniania AFaktury

AFaktury działa online, w przeglądarce na komputerze, smartfonie lub tablecie. Nie trzeba instalować aplikacji mobilnej.⁹ Po okresie próbnym można bezpłatnie wystawić 3 dokumenty miesięcznie.^1,10

Dostęp przez przeglądarkę przyda się firmie, która wystawia dokumenty także na urządzeniu mobilnym i nie potrzebuje osobnej aplikacji. Bezpłatny limit dotyczy liczby dokumentów, a nie kontrahentów czy wartości sprzedaży.
Firma wystawiająca najwyżej 3 dokumenty miesięcznie mieści się w tym limicie. Przy większej liczbie bezpłatny wariant nie wystarczy na całą miesięczną emisję.¹ W bezpłatnej wersji można zapisać maksymalnie 3 dokumenty miesięcznie.¹¹

Integracje AFaktury

AFaktury korzysta z rejestrów publicznych i umożliwia wymianę danych z zewnętrznymi narzędziami. Jedną z dostępnych metod jest wgranie pliku bankowego w formacie MT940.¹²
Warto rozróżnić pobieranie danych, sprawdzanie kontrahenta oraz eksport i import plików. Dostawca wymienia trzy publiczne źródła danych: GUS, VIES i białą listę podatników VAT.³

• Kursy walut. Przy wystawianiu faktur walutowych program pobiera kursy z NBP.³
• Dane i status kontrahenta. AFaktury pobiera dane firmy po NIP z GUS. Opis wskazuje również na dane z VIES i sprawdzanie statusu podatnika VAT.⁶
• Biała lista. W programie można sprawdzić podatnika na białej liście.³
• Eksport i import. Ta funkcja pozwala wymieniać dane z aplikacjami, sklepami internetowymi i drukarkami fiskalnymi.³
• System CRM. Integracja pozwala przenosić i aktualizować dane kontrahentów.⁹

Pobieranie kursów z NBP przyda się firmie wystawiającej faktury walutowe. Sprzedawca internetowy może z kolei korzystać z eksportu i importu danych ze sklepem.
Eksport i import nie oznaczają automatycznej synchronizacji – to różne sposoby wymiany danych. Zgodnie z art. 31a ust. 1 ustawy o VAT co do zasady stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego.¹³

Wdrożenie i wsparcie AFaktury

Połączenie AFaktury z KSeF konfiguruje się przez wklejenie tokenu wygenerowanego w systemie państwowym.¹⁴ Ministerstwo Finansów zdecydowało o bezterminowym utrzymaniu tokenów jako metody uwierzytelniania w KSeF. Wcześniejszy termin końca 2026 r. przestał obowiązywać.¹⁵

• Połączenie z KSeF. Token wygenerowany w KSeF wprowadza się do AFaktury podczas konfiguracji.¹⁴
• Ochrona zmian rachunku. Przy edycji konta bankowego program oferuje potwierdzenie e-mailem.¹²
• Kontrola dostępu. Program informuje o logowaniu z innego adresu IP. Pozwala też ograniczyć logowanie do zaufanych adresów IP i wybranych godzin. Firma może w ten sposób określić, skąd i kiedy pracownicy uzyskają dostęp do konta.¹²

Co AFaktury robi inaczej niż konkurencja?

W AFaktury można ustawić indywidualny, miesięczny limit sprzedaży dla kontrahenta. Po jego osiągnięciu program blokuje wystawienie kolejnej faktury i pokazuje informację o przekroczeniu.¹⁶ Blokuje więc emisję dokumentu, zamiast tylko powiadamiać osobę wystawiającą fakturę.

To rozwiązanie dla firmy, która wyznacza odbiorcom osobne pułapy sprzedaży i chce ich przestrzegać przy fakturowaniu. Limit odnosi się do miesięcznej sprzedaży przypisanej kontrahentowi, nie do zaległych płatności. Dostępność tej funkcji w AFaktury nie mówi nic o jej dostępności u konkurentów.

Plusy i minusy AFaktury

AFaktury skupia obsługę dokumentów i należności w jednym programie. Po zakończeniu testu bezpłatny wariant pozwala jednak wystawić najwyżej 3 dokumentów miesięcznie.^1,3 Przy wyborze warto zestawić potrzebne funkcje z liczbą wystawianych faktur.⁷

AFaktury i KSeF: kiedy dokument trafia do systemu i co dzieje się podczas awarii?

AFaktury pozwala opóźnić automatyczne wysłanie faktury do KSeF. Podczas awarii systemu zapisuje wystawione faktury i – według dostawcy – wysyła je automatycznie po jej ustaniu.^14,17
Faktury przekazanej do KSeF nie można już edytować; błąd poprawia się przez wystawienie i wysłanie korekty.¹⁴ Art. 106nf ustawy o VAT daje 7 dni roboczych od zakończenia ogłoszonej awarii na przesłanie faktury. Przy niedostępności systemu obowiązuje inny termin.¹⁸

Opóźnienie autowysyłki: 2, 5, 10 lub 30 minut, 1 lub 2 godziny albo po 22:00

AFaktury oferuje poniższe warianty opóźnienia automatycznej wysyłki do KSeF.¹⁴

• Opóźnienie minutowe: 2, 5, 10 lub 30 minut.^14,19
• Opóźnienie godzinowe: 1 lub 2 godziny.^14,19
• Wysyłka na koniec dnia: po 22:00.¹⁴

Ustawiony wariant wyznacza moment, w którym program automatycznie przekaże dokument. Faktury już wysłanej do KSeF nie da się poprawić przez edycję.¹⁴

Odbiór faktur kosztowych i postępowanie z fakturą wysłaną do KSeF

Integracja AFaktury z KSeF działa w obie strony: program wysyła faktury i automatycznie pobiera dokumenty, również kosztowe.³ W czasie awarii KSeF, zgodnie z opisem dostawcy, zachowuje wystawione faktury do późniejszej automatycznej wysyłki.¹⁷
Faktura oczekująca na wysłanie ma więc inny status niż dokument już przekazany do KSeF. W tym drugim przypadku błąd trzeba poprawić korektą.¹⁴

AFaktury a przekazanie dokumentów księgowości i plików JPK

AFaktury daje księgowości dostęp do dokumentów przez darmowe konto z uprawnieniami. Generuje też 3 rodzaje plików JPK i zestawienia w formatach PDF, Excel oraz CSV.^3,14
Edycja generowanych już plików JPK w XML nie jest tym samym co zapowiedziany na przyszłość eksport XML.^3,14 Jeśli organ żąda JPK na podstawie Ordynacji podatkowej, wyznaczony termin przekazania nie może być krótszy niż 3 dni.²⁰

JPK_VAT, JPK_FA i JPK_MAG oraz edycja plików

Program generuje JPK_VAT, JPK_FA i JPK_MAG. Pliki JPK można edytować w XML oraz w widoku wizualnym.³ Przy tworzeniu dokumentu da się też przypisać produktom wartości potrzebne do wygenerowania JPK.³ Podstawą żądania danych z elektronicznych ksiąg i dowodów księgowych w postaci JPK jest art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej.²⁰

• JPK_VAT: program generuje ten rodzaj pliku JPK.³
• JPK_FA: program generuje ten rodzaj pliku JPK.³
• JPK_MAG: program generuje ten rodzaj pliku JPK.³

Darmowe konto księgowości i zestawienia w PDF, Excel oraz CSV

Po nadaniu uprawnień księgowość ma w AFaktury stały dostęp do dokumentów przez darmowe konto. Zestawienia można przygotować w 3 formatach: PDF, Excel i CSV.¹⁴

Eksport XML zestawień dla księgowości oraz XML dokumentów kosztowych opisano jako planowane funkcje, a nie już dostępne.¹⁴
Firma przekazująca dane księgowości w XML powinna rozróżnić dostępny plik JPK od zapowiedzianego eksportu zestawień i kosztów.^3,14

AFaktury i faktoring SMEO: które faktury kwalifikują się do finansowania?

W AFaktury można złożyć online wniosek o faktoring SMEO dotyczący niezapłaconej faktury przed upływem jej terminu płatności. Faktoring pozwala uzyskać finansowanie należności, zanim zapłaci kontrahent. Dostęp do usługi znajduje się na liście dokumentów w programie.^21,22

Faktura od 400 zł netto, z terminem płatności 7–90 dni i co najmniej 3 dniami do jego upływu

W opisanej ofercie SMEO faktura musi jednocześnie spełniać warunki dotyczące wartości i terminu płatności. Dokument już opłacony albo przeterminowany nie kwalifikuje się do finansowania przez AFaktury.^21,22

• Wartość faktury: co najmniej 400 zł netto.²²
• Termin płatności: od 7 do 90 dni. Do jego upływu musi pozostawać co najmniej 3 dni.²²
• Wnioskodawca: oferta obejmuje JDG, spółki z o.o. i spółki jawne spełniające jej warunki. Wskazano 0 miesięcy minimalnego stażu firmy oraz wiek osoby ubiegającej się o finansowanie od 21 do 76 lat.²²

Usługa jest przeznaczona dla wystawców faktur z długim terminem płatności. Opis podaje finansowanie do 1 000 000 zł i możliwość uzyskania środków maksymalnie 90 dni wcześniej. Decyzja o limicie faktoringowym może zapaść w 2 minuty, ale nie jest to gwarancja dla każdego wniosku.^21,22

Opisany koszt promocyjny: 6,72 zł za finansowane 1 000 zł po odliczeniu podatków

Promocyjny koszt faktoringu SMEO dla klientów AFaktury wynosił 6,72 zł za każde finansowane 1 000 zł po odliczeniu podatków. Według opisu stawka była niższa o 43% od standardowej oferty SMEO, a za finansowanie nie naliczano odsetek. Te warunki dotyczyły opisanej promocji, nie każdej finansowanej faktury.²²

AFaktury przy seryjnym wystawianiu dokumentów: wzory, konwersja i multidruk

AFaktury pomaga wystawiać dokumenty seryjnie dzięki osobnym wzorom, automatycznemu uzupełnianiu pól, konwersji dokumentów i zbiorczej wysyłce faktur PDF. Dostawca deklaruje 3-krotne przyspieszenie wystawiania po skonfigurowaniu osobnych wzorów. To deklaracja producenta, nie wynik niezależnego pomiaru.²³

Osobne wzory dokumentów i deklarowane przez dostawcę 3-krotne przyspieszenie wystawiania

Szablony faktur w AFaktury można edytować, dodając logo, pieczęć graficzną, stopkę i zdjęcia produktów.³ Program automatyzuje numerację oraz domyślne ustawienia daty dokumentu, stawki VAT, jednostki miary, sposobu i terminu płatności.³
Osobne wzory trzeba najpierw skonfigurować. Deklarowane 3-krotne przyspieszenie nie jest gwarancją dla każdej firmy.²³

Konwersja ofert, proform i rachunków oraz wysyłka kilkudziesięciu faktur PDF

Na podstawie wcześniejszego dokumentu można w AFaktury utworzyć podobny. Program pozwala też przekształcić ofertę, proformę lub rachunek w fakturę oraz rozliczyć zaliczkę przez konwersję faktury zaliczkowej.^6,14 Zbiorcza wysyłka umożliwia przesłanie kilkudziesięciu faktur PDF jednym kliknięciem do jednego lub kilku kontrahentów. Dotyczy gotowych plików PDF, a nie konwersji dokumentów.³
Według producenta AFaktury jest na rynku od 2014 roku. Nie określa to czasu, którego firma potrzebuje na przygotowanie własnych wzorów.³

Dla kogo jest AFaktury, a dla kogo nie?

AFaktury może pasować do młodych firm wystawiających niewiele dokumentów. Wśród możliwych odbiorców są też przedsiębiorstwa współpracujące z zagranicznymi kontrahentami oraz firmy działające w kilku punktach lub z zespołem.^3,6,16
O przydatności bezpłatnego wariantu decyduje liczba dokumentów: po teście limit wynosi 3 miesięcznie.^1,7

Sprawdzi się, jeśli

• Firma dopiero rozwija sprzedaż. Bezpłatny limit może wystarczyć młodej firmie, która wystawia niewiele dokumentów.⁶
• Firma rozlicza zagranicznych kontrahentów. Przy takim zastosowaniu przydają się faktury walutowe i tłumaczenia.¹⁶
• Firma działa w kilku punktach lub zatrudnia zespół. Taką organizację wspierają oddziały z odrębnymi danymi sprzedawcy i subkonta pracownicze z uprawnieniami.³

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Firma potrzebuje bezpłatnie wystawiać więcej niż 3 dokumenty miesięcznie. Po okresie próbnym przekroczy limit AFaktury, więc bezpłatny wariant nie wystarczy na wszystkie dokumenty.¹

Funkcje programu warto ocenić osobno od bezpłatnego limitu 3 dokumentów miesięcznie. Oba warunki muszą odpowiadać sposobowi pracy firmy.

Alternatywy dla AFaktury

Jeśli ważna jest długość testu, punktem porównania dla AFaktury może być Taxon. Test Taxon trwa 90 dni, a u kilku innych wymienionych dostawców – 30 dni.²⁴ Przy porównaniu cen trzeba odróżnić program do faktur od planu z księgowością.

Dane w tabeli: 24,25,26,27,28,29,30,31,32

Rok bez opłat w wFirma był historyczną promocją z kodem dla czytelników Poradnika Przedsiębiorcy. Termin promocji upłynął 31.12.2024 r.²⁸

• Taxon warto rozważyć, gdy firma chce dłuższego testu i obsługi KSeF 2.0.
• Fakturownia łączy fakturowanie z KSeF i OCR.
• inFakt łączy faktury z kontem firmowym; firma potrzebująca księgowości nie wybierze w tym celu planu Mini.
• Faktury.co może pasować firmie, która obok dokumentów prowadzi zadania i obsługuje konta bankowe.
• wFirma jest alternatywą dla firmy sprzedającej przez e-commerce lub Allegro.
• FakturaXL pozwala prowadzić wskazane ewidencje i rozliczenia w programie.
• Faktura.pl daje możliwość wyboru wariantu z księgowością online; podanych kwot nie należy automatycznie uznawać za ceny miesięczne.
• afaktura.pl oferuje mini magazyn i integracje przez API. Podobna nazwa nie oznacza tego samego produktu.

Najczęstsze pytania o AFaktury

AFaktury to program do fakturowania, a nie państwowy KSeF. Aby połączyć oba systemy, trzeba użyć tokenu wygenerowanego w KSeF.¹⁴

Jak połączyć AFaktury z KSeF za pomocą tokenu?

Podczas konfiguracji połączenia token z KSeF wkleja się do AFaktury. Dzięki niemu program uzyskuje autoryzowany dostęp do systemu państwowego.¹⁴

Czy można poprawić fakturę AFaktury po wysłaniu jej do KSeF?

Faktury wysłanej do KSeF nie można edytować. Aby poprawić błąd, trzeba wystawić i wysłać fakturę korygującą.¹⁴

Czy AFaktury i KSeF to ten sam system?

Nie. AFaktury służy do wystawiania faktur, natomiast KSeF jest państwowym systemem e-faktur, z którym program się łączy. Funkcje programu należy oceniać oddzielnie od zasad obowiązujących w KSeF. Większość pozostałych przedsiębiorców obejmie obowiązek korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r.²

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.