wFirma — opinie, KSeF i aplikacja

Czym jest wFirma i dla kogo powstał?

wFirma to program do fakturowania dla samozatrudnionych, małych firm oraz spółek rozliczających usługi cykliczne.¹ Jest kierowany również do jednoosobowych działalności gospodarczych oraz małych i średnich firm.² Według dostawcy biura rachunkowe pracujące w wFirma obsługują łącznie około 70 tys. przedsiębiorców.³

Wśród odbiorców wFirma wymienia mikroprzedsiębiorców oraz małe i średnie przedsiębiorstwa.⁴ Osobną grupą są biura rachunkowe obsługujące klientów online.⁵ Wybierając program, warto oddzielić własne wystawianie faktur od współpracy z biurem: to dwa zastosowania tego samego narzędzia.
Przy usługach cyklicznych liczy się rozliczanie powtarzalnych transakcji, a w biurze – obsługa dokumentów klientów. wFirma kieruje ofertę zarówno do firm wystawiających faktury, jak i do biur pracujących online. Prawo przedsiębiorców wyznacza próg zatrudnienia mikroprzedsiębiorcy na średniorocznie mniej niż 10 pracowników.⁶

Funkcje wFirma

wFirma łączy fakturowanie z księgowością, magazynem, kadrami i płacami oraz CRM. Z modułu Fakturowanie i CRM można korzystać bez księgowości.⁴ Program obsługuje KPiR, ryczałt i pełne księgi rachunkowe.⁷ Dlatego przy wyborze liczy się nie tylko wystawianie faktur, ale też rodzaj ewidencji prowadzonej w firmie.

• Dokumenty sprzedaży. wFirma wystawia faktury VAT i bez VAT, VAT marża, zaliczkowe, końcowe, korygujące oraz pro forma.⁸ Może też automatycznie wystawiać faktury cykliczne za powtarzalne usługi, między innymi abonamenty i czynsze.¹
• Szablony i projekty. Na fakturze można umieścić logo i wybrać szablon. Źródła podają jednak różne liczby szablonów i języków.¹ Program pozwala także fakturować zebrane zadania i zarządzać projektami.¹
• Ewidencje i podatki. Program automatycznie księguje faktury w ewidencjach i rejestrach, z których generuje JPK.⁹ wFirma tworzy JPK_V7 z oznaczeniami GTU. Wylicza też składkę zdrowotną przy skali podatkowej, podatku liniowym i ryczałcie.^1,10
• Zakres pakietów księgowych. Według porównywarki Księgowość Online obejmuje JPK_V7, PIT-36/36L i ZUS. Pełna księgowość obejmuje księgę handlową, CIT estoński, bilans, e-sprawozdania i JPK_KR_PD.¹¹ Program generuje również JPK_SF w pliku XML do załączenia w KRS lub KAS. Integracja z MF i e-ZUS pozwala wysyłać e-deklaracje oraz JPK_V7.¹²
• Koszty, CRM i kadry. Magic Box automatycznie przetwarza pliki i zastępuje wcześniejszy moduł OCR do odczytu dokumentów.¹³ CRM zawiera bazę kontrahentów i funkcje wystawiania dokumentów sprzedaży. Moduł kadrowo-płacowy obejmuje listy płac, umowy, dokumenty ZUS i zeznania PIT.^9,10

wFirma oferuje więcej niż samo fakturowanie. Funkcje księgowości uproszczonej i pełnej są jednak rozdzielone między pakiety.¹¹

Ile kosztuje wFirma?

W cenniku wFirma podaje 0 zł za Fakturowanie i CRM. Ceny pozostałych wymienionych pakietów zaczynają się od 40 zł; przy tych kwotach fragment cennika nie określa okresu rozliczeniowego.¹⁴ Porównywarki posługują się innymi nazwami pakietów i podają stawki miesięczne. Ich cen nie należy więc utożsamiać z cenami producenta.

Plany i abonamenty

Dane w tabeli: 4,11,12,14,15,16

Według porównywarki płatność miesięczna jest o około 10% droższa niż roczna.¹¹

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Do abonamentu może dojść opłata za weryfikację firmy: 10 zł brutto jednorazowo. wFirma wymaga jej między innymi do wysyłki e-deklaracji z podpisami pracowników programu oraz tworzenia własnych szablonów dokumentów. Opłata jest bezzwrotna.¹⁷

Dane w tabeli: 12,14

Całkowity koszt zależy od pakietu, okresu płatności i usług dodatkowych. Wariant za 0 zł dotyczy testu, a nie określa stawki dalszego korzystania. Ceny abonamentów podane wyżej pochodzą z odrębnych zestawień.^11,14,15

Wersje, limity i sposób udostępniania wFirma

wFirma pozwala bezpłatnie testować każdy pakiet przez 30 dni. Producent określa test programu do fakturowania jako niezobowiązujący.^1,4 W pakiecie Fakturowanie nie wyznaczono limitu użytkowników ani wystawianych faktur. Integracja z KSeF działa bez dodatkowej opłaty i limitów.¹ Osobne ograniczenie dotyczy wysyłania własnych szablonów dokumentów oraz dokumentów CRM określoną metodą.¹⁷

• Okres próbny: 30 dni bezpłatnego korzystania z każdego pakietu.⁴
• Fakturowanie i KSeF: pakiet Fakturowanie nie ogranicza liczby użytkowników ani faktur. Integracja z KSeF nie wiąże się z dodatkową opłatą lub limitem.¹
• Wysyłka dokumentów: po weryfikacji firmy, bez integracji SMTP, limit wynosi 50 dokumentów dziennie. Dotyczy wysyłki własnych szablonów i dokumentów CRM. SMTP umożliwia wysyłanie poczty przez skonfigurowany serwer.¹⁷
• Archiwizacja: program przechowuje zarchiwizowane dane przez 10 pełnych lat.¹⁰

Porównywarka przedstawia MOJO jako uproszczoną aplikację mobilną do fakturowania, bez pełnej księgowości dostępnej w przeglądarce.¹¹ Źródła różnią się jednak w sprawie samej aplikacji: jedno wymienia wersje na Androida i iOS, drugie twierdzi, że wFirma jej nie ma.^4,16 Przy pracy poza przeglądarką trzeba więc odróżnić mobilne wystawianie faktur od dostępu do pełnej księgowości.

Integracje wFirma

wFirma łączy się z KSeF, bankami, ZUS i systemami e-commerce, a do wymiany danych udostępnia API.^10,16 Przez integrację z KSeF można wysyłać faktury sprzedaży, importować dokumenty i ustawić ich automatyczne pobieranie.¹⁸ W sklepie internetowym połączenie przez Apilo należy odróżnić od dwukierunkowej wymiany przez API.^11,16 Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął firmy, których sprzedaż z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.¹⁹

• KSeF i autoryzacja. Certyfikat KSeF można wygenerować w wFirma albo wgrać wraz z kluczem prywatnym. Wysyłka faktur B2B i B2C wymaga osobnej konfiguracji.¹⁸
• Dane z KSeF przez API. Podczas pobierania danych faktury API udostępnia status wysyłki, numer referencyjny i datę przetworzenia dokumentu przez KSeF.¹⁸
• Platformy sprzedaży. Według porównywarki Allegro, Amazon, eBay, IdoSell, WooCommerce i PrestaShop łączą się z programem przez Apilo.¹¹ Oddzielnie opisano API do dwukierunkowej wymiany danych z WooCommerce, Shopify i PrestaShop.¹⁶
• Synchronizacja sprzedaży. Program może pobierać zamówienia oraz synchronizować stany i ceny nawet co 5–10 minut.¹
• Drukarki fiskalne. wFirma współpracuje z większością drukarek fiskalnych raportujących sprzedaż online. Wystawianie paragonów z systemu wymaga jednak dodatkowego oprogramowania na komputerze.¹
• Dane kontrahentów i terminy. Integracja z GUS uzupełnia dane kontrahenta na podstawie NIP. Połączenie z kalendarzem Google obejmuje powiadomienia SMS i e-mail o zadaniach oraz terminach.^1,2

Te połączenia przydają się firmom przenoszącym dane między sprzedażą a fakturowaniem. Przy paragonach fiskalnych sama aplikacja przeglądarkowa jednak nie wystarczy.¹

Wdrożenie i wsparcie wFirma

wFirma udostępnia instrukcje i artykuły o działaniu systemu. Źródła podają natomiast sprzeczne informacje o kontakcie telefonicznym.^10,20 Planując wdrożenie, warto oddzielić pracę z dokumentacją od kontaktu z obsługą i konfiguracji bardziej zaawansowanych funkcji. Materiały pomocnicze mogą też dotyczyć poprawiania dokumentów i typowych sytuacji, gdy wFirma nie działa.

• Materiały do samodzielnej pracy. Instrukcje i artykuły wyjaśniają działanie wFirma. Firma może na ich podstawie ustalić sposób korzystania z wybranych funkcji.¹⁰
• Kanały kontaktu. Według jednej recenzji obsługa odpowiada przez wiadomości, ale nie przez telefon. Inne źródło wymienia czat i telefon. Te relacje nie potwierdzają ani dostępności, ani braku wsparcia telefonicznego.²⁰
• Zakres konfiguracji. Według źródła ustawianie zaawansowanych funkcji wFirma bywa czasochłonne. To wskazówka przy planowaniu wdrożenia, nie określony czas uruchomienia programu.¹⁶

Firma wdrażająca program samodzielnie może korzystać z instrukcji opisujących jego działanie. Jeśli potrzebuje rozmowy telefonicznej, powinna odróżnić ją od kontaktu przez wiadomości lub czat. Źródła spierają się właśnie o telefon, nie o dostępność materiałów pomocniczych.^10,20

Co wFirma robi inaczej niż konkurencja?

wFirma skupia w jednym systemie fakturowanie, księgowość, CRM, kadry i magazyn.¹⁰ Nie trzeba jednak korzystać ze wszystkiego naraz. Wraz ze zmianą potrzeb można rozszerzyć wybrany pakiet o księgowość, magazyn oraz kadry i płace.² Przedsiębiorca dobiera więc zakres programu do działalności, zamiast traktować wszystkie moduły jako nierozdzielną usługę.

• Przepływ danych. wFirma automatycznie przenosi dane między sprzedażą, kosztami i ewidencjami, co ogranicza ręczne przepisywanie.¹⁵ Ma to znaczenie, gdy faktury sprzedaży i dokumenty kosztowe trafiają również do ewidencji.
• Automatyzacja pracy. Wśród mocnych stron programu źródła wymieniają księgowanie, OCR i przypomnienia o terminach.⁴ OCR odczytuje dane z dokumentów; nie jest osobną usługą księgową.
• Opinie o zakresie programu. Pozytywne opinie o wFirma dotyczą między innymi elastyczności i modułu magazynowego.¹⁶ Nie dowodzą przewagi programu w każdym zastosowaniu.

Przy wyborze warto ustalić, co zawiera dany pakiet, a co wymaga jego rozbudowy.²

Plusy i minusy wFirma

wFirma zbiera pozytywne opinie o fakturowaniu i współpracy z biurem rachunkowym. Trzeba jednak dobrać odpowiedni pakiet: Fakturowanie i CRM nie zawiera funkcji księgowych.^7,12 Recenzja przytacza 152 opinie w Opineo, w tym 139 pozytywnych. Porównywarka podaje średnią ocen Google 3,9/5. Są to dane o opiniach, nie wyniki własnego testu programu.^11,15

wFirma dla biur rachunkowych: współpraca z klientem w jednym systemie

wFirma dla Biur Rachunkowych pozwala biuru i klientom pracować w jednym systemie. Cena producenta wynosi 24 zł netto za klienta miesięcznie.^5,10 Biuro powinno uwzględnić zarówno koszt liczony od klienta, jak i zakres danych, do których przedsiębiorca dostaje dostęp.

Dostęp klienta do faktur, podatków i składek ZUS

Klient biura korzystającego z wFirma widzi w systemie faktury oraz informacje o podatkach i składkach ZUS.¹⁰ To ważne dla biura, które chce udostępniać przedsiębiorcy dane rozliczeniowe, a nie tylko odbierać dokumenty. Dostęp klienta nie zmienia sposobu naliczania abonamentu: producent podaje stawkę za obsługiwanego klienta.⁵ Promocja na 2026 r. pozwala biuru korzystać przez rok bez opłat z systemu dla siebie i 10 klientów.⁵

Oferta wFirma dla Biur Rachunkowych: 24 zł netto miesięcznie za klienta

Producent podaje 24 zł netto za klienta miesięcznie. Porównywarka wskazuje natomiast 18 zł za klienta miesięcznie przy płatności z góry za rok. Stawki pochodzą z różnych źródeł, a porównywarka nie określa podatku przy podanej kwocie.^5,12

Dane w tabeli: 5,12

Promocja: 0 zł przez rok dla biura i 10 klientów

W promocji producenta biuro i 10 klientów korzystają z systemu za 0 zł przez 1 rok.⁵ Po promocji cennik producenta odnosi koszt do każdego klienta, a nie do całego biura.⁵

Materiały producenta różnie opisują skalę sieci. Cennik dla biur wskazuje prawie 3000 biur obsługujących około 70 tys. przedsiębiorców. Tej liczby nie należy traktować jako liczby klientów biur.¹⁴

wFirma a sprzedaż zagraniczna i rozliczenia walutowe

wFirma wystawia faktury w obcych walutach i obsługuje transakcje zagraniczne, w tym WNT oraz WDT.^2,21 Firma sprzedająca za granicę potrzebuje zarówno odpowiedniego języka dokumentu dla kontrahenta, jak i przeliczenia kwot do rozliczeń w Polsce.

Faktury w 12 językach i ponad 30 walutach według opisu produktu

Opis produktu podaje 12 języków tłumaczenia faktur i ponad 30 walut do wyboru.⁴ Opis producenta potwierdza liczbę języków, lecz inne źródło wymienia 8 języków.^1,2 Tych wartości nie należy sprowadzać do jednej. Dla firmy liczy się dostępność języków używanych w jej sprzedaży zagranicznej.

Przeliczanie VAT na złote, różnice kursowe oraz WNT i WDT

wFirma automatycznie przelicza wartości faktur walutowych i VAT na złote. Wylicza też różnice kursowe, czyli kwoty wynikające ze zmiany kursu między ujęciem transakcji a rozliczeniem.² Program obsługuje WNT, czyli wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, oraz WDT – wewnątrzwspólnotową dostawę towarów. Księguje również różnice kursowe.²¹ To zakres dla firmy, która potrzebuje nie tylko faktury w obcej walucie, ale też ujęcia transakcji w ewidencjach. Rozbieżna liczba języków jest osobną kwestią.

wFirma: przypomnienia o należnościach i szybkie płatności za wydatki

wFirma monitoruje należności i wysyła przypomnienia o płatnościach. Oddzielna integracja z Autopay pozwala szybko opłacać wydatki.^1,22 To dwa różne zadania: przypomnienie dotyczy zapłaty od kontrahenta. Podane prowizje dotyczą natomiast opłacenia faktury kosztowej lub koszyka.^1,22

Automatyczne wiadomości e-mail i SMS o płatnościach

wFirma może automatycznie wysyłać e-maile i SMS-y z wezwaniem do zapłaty albo podziękowaniem za terminową płatność.¹ Opis programu wymienia też przypomnienia o zaległościach i przycisk szybkiej płatności na fakturze.⁴ Takie wiadomości służą miękkiej windykacji: przypominają o należności przed dalszymi działaniami.

Operator konkurencyjnej usługi uważa przypomnienia wFirma za podstawowe. Jego zdaniem zaawansowana windykacja wymaga osobnego narzędzia. To opinia konkurenta, a nie warunek z cennika wFirma; ma znaczenie, jeśli firma planuje działania wykraczające poza przypomnienia.⁷

Prowizja Autopay: 1,99 zł dla kwot 0,01–1500 zł oraz 2,49 zł dla kwot 1500,01–4300 zł

Szybkie opłacanie wydatków w wFirma działa przez integrację z Autopay. Prowizja zależy od kwoty faktury lub koszyka.²²

Dane w tabeli: 22

Faktura lub koszyk opłacany w ten sposób może wynosić najwyżej 4300 zł brutto.²² Prowizja dotyczy płatności za wydatek, nie wysyłki e-maila czy SMS-a z przypomnieniem.^1,22

wFirma w dropshippingu: od rezerwacji towaru do zamówienia u dostawcy

wFirma wspiera obsługę magazynu przy dropshippingu: z rezerwacji towarów dokonanych przez klientów tworzy zamówienia u dostawców.⁴ Moduł Magazyn służy też do śledzenia stanów i zarządzania dostawami. Według porównywarki trzeba go jednak połączyć z innym pakietem.^12,16

Generowanie zamówień u dostawców na podstawie rezerwacji

W dropshippingu wFirma tworzy zamówienia u dostawców na podstawie rezerwacji towarów przez klientów.⁴ Sprzedawca może więc powiązać zapotrzebowanie z zakupem, zamiast jedynie ewidencjonować stany. Przy wyborze trzeba uwzględnić, że moduł Magazyn wymaga innego pakietu.¹²

Dokumenty PZ i WZ oraz wydawanie towarów metodami FIFO lub FEFO

wFirma generuje dokumenty PZ, PW, RW, WZ i MM oraz pozwala prowadzić więcej niż jeden magazyn.²¹ Obsługuje też partie towarów i wydawanie według FIFO lub FEFO – kolejności przyjęcia albo terminu przydatności.¹⁰

• Przyjęcia i wydania: podczas zarządzania dostawami i stanami moduł automatycznie tworzy dokumenty PZ oraz WZ.¹⁶
• Organizacja zapasów: partie towarów, FIFO i FEFO pomagają ewidencjonować fizyczny przepływ towaru.¹⁰

Cena modułu Magazyn według porównywarki: 54 zł miesięcznie albo 588 zł rocznie

Ceny Magazynu różnią się zależnie od źródła i sposobu płatności. Kwoty 54 zł miesięcznie oraz 588 zł rocznie nie są ceną pakietu zawierającego również fakturowanie.^4,12

Dane w tabeli: 4,11,15

Dla kogo jest wFirma, a dla kogo nie?

wFirma może odpowiadać przedsiębiorcom, którzy samodzielnie prowadzą KPiR lub ryczałt, oraz spółkom prowadzącym pełne księgi.⁷ Oferta obejmuje również firmy łączące sprzedaż z magazynem i zatrudniające pracowników lub zleceniobiorców.^1,12 Decydujący jest sposób prowadzenia rozliczeń. Program poleca się przede wszystkim osobom, które chcą zajmować się księgowością samodzielnie.⁴

Sprawdzi się, jeśli

• Firma prowadzi kilka obszarów w jednym systemie. wFirma jest wskazywana przedsiębiorcom chcącym połączyć 5 obszarów: księgowość, fakturowanie, magazyn, kadry i CRM.⁴
• Sprzedaż wymaga obsługi zapasów. Program może odpowiadać sprzedawcom na Allegro i w sklepach internetowych, którzy łączą fakturowanie z magazynem. Jest też wskazywany firmom handlowym i produkcyjnym.^1,16
• Firma zatrudnia ludzi lub prowadzi dropshipping. Moduł kadrowo-płacowy służy pracodawcom i zleceniodawcom. Program jest również wskazywany osobom działającym w dropshippingu.^4,12

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Nie chcesz samodzielnie prowadzić księgowości. wFirma jest wskazywana jako narzędzie do samodzielnych rozliczeń. Jeśli firma nie chce zajmować się nimi sama, właściwym punktem porównania jest usługa księgowa, nie tylko inny program.⁴
• Potrzebujesz pełnych ksiąg w firmie bez takiego obowiązku. Pakiet pełnej księgowości jest kierowany głównie do spółek. Przy KPiR lub ryczałcie ważniejszy jest właściwy rodzaj ewidencji niż rozmiar pakietu.^4,7

Alternatywy dla wFirma

Alternatywy dla wFirma obejmują programy do faktur i oferty księgowe. Obsługa przez księgowego, samodzielna księgowość i automatyczne przypomnienia rozwiązują różne potrzeby.

Dane w tabeli: 4,7,11,16,23,24

• inFakt: warto porównać, gdy firma potrzebuje księgowego zamiast samego programu. Podana cena usługi zaczyna się od 189 zł/mies.¹¹
• iFirma: alternatywa dla księgowości online. Różne zestawienia podają 49 zł netto/mies. i 66,42 zł brutto/mies.^4,12,16,25
• Faktura.pl: punkt odniesienia dla firmy zainteresowanej KSeF i planem za 0 zł.¹¹
• Terminovo: można porównać przy fakturowaniu KSeF i przypomnieniach od 49 PLN/mies., ale nie przy prowadzeniu ksiąg.⁷

Najczęstsze pytania o wFirma

Pytania o wFirma dotyczą przede wszystkim długości testu i odbierania faktur z KSeF. Trzeba przy tym rozdzielić warunki opisane w instrukcji programu od sprzecznych informacji o okresie próbnym.

Ile trwa bezpłatny test wFirma?

Źródła wskazują różne okresy testowania: jedno podaje 14 dni z pełną funkcjonalnością, drugie – 30 dni.^4,16 To sprzeczne informacje o długości jednego testu, a nie kolejne etapy korzystania z programu.

Czy wFirma importuje faktury zakupowe z KSeF bez modułu księgowego?

Nie. Import faktur zakupowych z KSeF wymaga pakietu z modułem księgowym i aktywnej autoryzacji w KSeF.¹⁸ Sam pakiet do fakturowania nie wystarczy do pobierania dokumentów zakupowych.

Jakie terminy dotyczą KSeF według instrukcji wFirma?

Termin obowiązkowej wysyłki faktur sprzedażowych określa na 1 kwietnia 2026 r.¹⁸ Wymienia też możliwy termin 1 stycznia 2027 r. dla mikroprzedsiębiorców z przychodami nieprzekraczającymi 10 tys. zł miesięcznie.¹⁸ Ten wyjątek odnosi się do wskazanego progu przychodów, nie do wszystkich użytkowników programu.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.