Darmowe programy do KSeF

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 to bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów do obsługi faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie trzeba w niej wybierać pakietu, jak w programie komercyjnym. O jej przydatności decydują środowisko pracy, uprawnienia i potrzebny firmie zakres obsługi faktur.²

Aplikacja Podatnika KSeF: funkcje potwierdzone u producenta

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 pozwala wystawiać, odbierać i przeglądać faktury oraz korekty zgodne ze strukturą FA(3), czyli formatem danych faktury ustrukturyzowanej.² Dokumentacja obejmuje też wnioskowanie o certyfikat, zarządzanie certyfikatami oraz nadawanie i odbieranie uprawnień.² Strukturę FA(3) stosuje się do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 lutego 2026 r.¹²

• Sekcja 2 wyjaśnia, jak złożyć wniosek o certyfikat i zarządzać certyfikatami.²
• Sekcja 4.2 opisuje nadawanie uprawnień osobie fizycznej dla wybranego klienta.²
• Sekcja 4.4 dotyczy uprawnień dostawcy usług Peppol do wystawiania faktur PEF dla zamówień publicznych.²
• Sekcja 4.5 wyjaśnia nadawanie uprawnień do wystawiania i przeglądania faktur.²
• Sekcja 5 opisuje odbieranie nadanego uprawnienia.²

Aplikacja Podatnika KSeF: koszt, limity planów i ograniczenia

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 jest bezpłatna. Ministerstwo Finansów udostępnia środowiska testowe i przedprodukcyjne, zanim użytkownik zacznie pracę w produkcyjnym. Wersja testowa pozwala sprawdzić integrację systemów i przesyłanie faktur. Wersja przedprodukcyjna, czyli Demo, służy do symulowania wystawiania i odbioru faktur bez skutków prawnych.² Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 ma trzy środowiska: testowe, przedprodukcyjne i produkcyjne; tylko faktury z tego ostatniego trafiają do obiegu prawnego.²

Aby wejść do środowiska produkcyjnego, użytkownik potrzebuje danych uwierzytelniających zgodnych z rejestrem informacji o właścicielach firm oraz odpowiednich uprawnień.² Faktura obsłużona w Demo nie zastąpi dokumentu wystawionego produkcyjnie.² Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną wystawianą online uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF.¹²

Aplikacja Podatnika KSeF: dla jakiej firmy ma sens?

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 przyda się podmiotowi, który chce obsługiwać faktury i zarządzać dostępem w narzędziu Ministerstwa Finansów. Mogą z niej korzystać podatnicy, jednostki sektora finansów publicznych, członkowie grup VAT i inne podmioty korzystające z KSeF 2.0.² Firma delegująca wystawianie faktur może nadać uprawnienia osobie fizycznej, a potem je odebrać. Grupę VAT, której członkowie mogą używać aplikacji, określa art. 15a ustawy o podatku od towarów i usług.¹³

Werdykt: Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 pozwala bezpłatnie obsługiwać faktury w narzędziu publicznym. Trzeba tylko wyraźnie oddzielać próby w Demo od pracy produkcyjnej. KSeF przechowuje wystawione w nim faktury przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia.¹⁴

Aplikacja mobilna KSeF jest bezpłatną opcją dla osób wystawiających faktury na telefonie. Nie jest mobilną wersją Aplikacji Podatnika KSeF, lecz odrębnym narzędziem publicznym. Przy wyborze znaczenie mają środowisko pracy i miejsce zapisu danych.

Aplikacja mobilna KSeF: funkcje potwierdzone u producenta

Aplikacja mobilna KSeF 2.0 wysyła wystawione faktury do systemu. Ministerstwo Finansów udostępniło jej nową wersję 1 lutego 2026 r.¹⁵ Instrukcja prowadzi użytkownika od pierwszego uruchomienia po instalacji, opisanego w sekcji 1.1, do dodania profilu w sekcji 1.2.¹⁵

Aplikacja mobilna KSeF: koszt, limity planów i ograniczenia

Aplikacja mobilna KSeF jest bezpłatna i działa wyłącznie w wersji produkcyjnej. Nie należy jej mylić z czasowym okresem testowym programu komercyjnego.¹⁵ Ministerstwo Finansów deklaruje, że nie zbiera danych o aktywności użytkownika; informacje inne niż wysłane faktury zapisują się tylko na jego urządzeniu.¹⁵ Warto uwzględnić taki sposób zapisu przy zarządzaniu danymi firmy. Aplikacja działa na dwóch systemach mobilnych: Androidzie i iOS.¹⁶

Aplikacja mobilna KSeF: dla jakiej firmy ma sens?

Aplikacja mobilna KSeF pasuje do firmy, która chce wystawiać faktury na telefonie i przechowywać pozostałe informacje na tym urządzeniu. W odróżnieniu od Aplikacji Podatnika KSeF oferuje dostęp wyłącznie do środowiska produkcyjnego. To sposób pracy i zapisu danych powinien przesądzić o wyborze między tymi narzędziami.

Werdykt: aplikacja mobilna służy do wystawiania faktur na telefonie, nie do prób w środowisku przedprodukcyjnym. Działa na Androidzie i iOS.

ifirma może odpowiadać firmie, która wystawia niewiele faktur i chce korzystać z programu połączonego z KSeF. Dostawca deklaruje integrację w każdym pakiecie, ale darmowe fakturowanie ogranicza do 3 faktur miesięcznie.³ Limit ten trzeba oddzielić od limitu zamówień w sprzedaży online oraz od warunków usług księgowych.

ifirma: funkcje potwierdzone u producenta

ifirma pozwala wystawiać faktury sprzedażowe na różnych urządzeniach, archiwizować je w chmurze i śledzić płatności. Według dostawcy wystawienie faktury może zająć mniej niż 30 sekund.³ Wystawione dokumenty można przekazać księgowej. Program generuje też plik JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny z danymi w określonej strukturze.³

Przy sprzedaży online ifirma skupia w jednym systemie dane z różnych sklepów i platform marketplace. Oferuje również API, czyli interfejs do połączenia programu choćby ze sklepem internetowym lub systemem CRM.³ Oferta obejmuje obsługę usług świadczonych podatnikom VAT-UE w trybie art. 28b, dotyczącym ustalania miejsca świadczenia.³ IFIRMA deklaruje ponad 150 integracji, między innymi ze sklepami internetowymi i platformami marketplace.¹⁷

ifirma: koszt, limity planów i ograniczenia

ifirma pozwala bezpłatnie wystawić do 3 faktur miesięcznie. Pakiet Faktura+ za 12,50 zł miesięcznie znosi limit użytkowników i faktur sprzedażowych.³ Dla sprzedaży online dostawca podaje odrębny bezpłatny próg 100 zamówień miesięcznie oraz wariant bez limitu zamówień.^3,9 Większa pula zamówień nie podnosi limitu faktur w darmowym fakturowaniu.

W cenniku pojawia się też kwota 149 zł przy pakietach podstawowych.⁹ Dostawca wymienia dodatkowe opłaty za dostarczenie dokumentów między 11. a 15. dniem miesiąca oraz między 16. a 19. dniem miesiąca.⁹ To osobne pozycje oferty, a nie cena darmowego planu do faktur.

ifirma: dla jakiej firmy ma sens?

ifirma będzie odpowiednia dla firmy mieszczącej się w limicie 3 faktur miesięcznie, która chce trzymać dokumenty w chmurze i przekazywać je księgowej.³ Sprzedawca internetowy powinien osobno uwzględnić próg 100 zamówień miesięcznie w bezpłatnej sprzedaży online.^3,9 Gdy rośnie liczba faktur, punktem odniesienia staje się zakres pakietu Faktura+, nie sam darmowy limit.

Werdykt: bezpłatne fakturowanie w ifirma pasuje do niewielkiej liczby dokumentów. Limity sprzedaży online i płatne pakiety wymagają osobnego porównania. Bezpłatny wariant IFIRMA pozwala wystawić do trzech faktur miesięcznie.³

FakturaXL to program online dla małych i średnich firm, które chcą prowadzić dokumenty sprzedaży i kosztów w jednym miejscu. Bezpłatny limit wynosi 10 dokumentów miesięcznie i nie dotyczy wyłącznie faktur przychodowych.^4,11 Po jego przekroczeniu pierwszy płatny pakiet FakturaXL kosztuje 9,99 zł miesięcznie.⁴

FakturaXL: funkcje potwierdzone u producenta

FakturaXL tworzy raporty sprzedaży za wybrane okresy i pozwala wprowadzać koszty do przekazania księgowemu. Według dostawcy program współpracuje z profesjonalnymi systemami pełnej księgowości. Konsultanci mają być dostępni przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.¹¹

W programie można wystawiać noty korygujące, noty księgowe i wezwania do zapłaty. Dostawca wspomina o pracy wielu użytkowników na jednym koncie, lecz nie przypisuje tej możliwości wprost wariantowi bezpłatnemu.¹¹ Cennik FakturaXL przewiduje w tym wariancie jednego użytkownika.⁴

FakturaXL: koszt, limity planów i ograniczenia

FakturaXL wlicza koszty do darmowej puli dokumentów. Przykładowo 7 faktur przychodowych i 3 dokumenty kosztowe wyczerpują limit na miesiąc.⁴ Pakiet PEŁNY + magazyn kosztuje 19,99 zł miesięcznie. Sam magazyn można sprawdzić przez 1 miesiąc za 0 zł, ale nie oznacza to stałego darmowego dostępu.⁴

FakturaXL: dla jakiej firmy ma sens?

FakturaXL pasuje do firmy, której dokumenty sprzedaży i kosztów łącznie mieszczą się w bezpłatnej puli. Program pozwala też przygotować dane dla księgowego. Jeżeli potrzebny jest magazyn, należy porównać warunki płatnego pakietu, a nie opierać decyzji na okresie próbnym. Zakres wysyłki i odbioru faktur w KSeF stanowi osobne kryterium wyboru.

Werdykt: darmowy wariant zależy od łącznej liczby dokumentów sprzedażowych i kosztowych. Magazyn to oddzielna opcja; pakiet FakturaXL Pełny + Magazyn kosztuje 19,99 zł miesięcznie.⁴

Firmino rozróżnia darmowy wariant dla osób wystawiających najwyżej 3 faktury miesięcznie i ofertę bez limitu faktur dla działalności nierejestrowej.⁵ Wybór zależy od rodzaju działalności, liczby dokumentów i funkcji dostępnych po zakończeniu testu. Trzeba też uwzględnić koszt dodatkowego dostępu.

Firmino: funkcje potwierdzone u producenta

Firmino eksportuje dane do plików JPK, w tym JPK_FA zawierającego dane faktur. Dostawca wskazuje również gotową integrację z programem księgowym.⁵ W opisie magazynu wymienia do 3 magazynów, ewidencję stanów, inwentaryzację oraz dokumenty WZ, PZ, RW, PW i MM.⁵ Nie przypisuje jednak tych funkcji wariantowi darmowemu, więc nie należy ich do niego wliczać.

Firmino: koszt, limity planów i ograniczenia

Po zakończeniu testu w Firmino można pozostać przy bezpłatnej wersji, jeśli wystawia się najwyżej 3 faktury miesięcznie. Płatne warianty oferują szerszy zakres funkcji.⁵ Cennik podaje 14,50 zł za Konto Podstawowe, 6 zł za dodatkowego użytkownika i 20% rabatu przy zakupie na rok.^5,6 Żadna z tych pozycji nie jest opłatą za darmowy wariant.

Dostawca osobno deklaruje brak limitu faktur dla działalności nierejestrowej.⁵ W przytoczonym opisie chodzi o działalność osoby fizycznej, której miesięczny przychód nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia.⁵ Ten próg dotyczy przychodu, nie liczby faktur w zwykłym darmowym wariancie.

Firmino: dla jakiej firmy ma sens?

Firmino może pasować osobie mieszczącej się po teście w darmowym limicie faktur. Inną grupą są prowadzący działalność nierejestrową, dla których dostawca opisuje wariant bez limitu. Przy pracy zespołowej liczy się opłata za dodatkowego użytkownika, a przy księgowości – eksport JPK i integracja. Sam opis tych funkcji nie określa zakresu wysyłki i odbioru faktur w KSeF dla darmowej wersji.

Werdykt: w Firmino najpierw wybiera się wariant właściwy dla działalności, a dopiero potem ocenia jego limit. Okres próbny nie jest tym samym co stały darmowy dostęp do 3 faktur miesięcznie.

SzybkaFaktura.pl ma bezpłatny pakiet STARTER za 0 zł oraz 45 dni próbnego dostępu do pełnej funkcjonalności. To dwa odrębne sposoby korzystania z programu. Dostawca kieruje STARTER do freelancerów i mikroprzedsiębiorców.¹⁸

SzybkaFaktura.pl: funkcje potwierdzone u producenta

SzybkaFaktura.pl automatycznie wystawia i wysyła faktury cykliczne w ustalonym terminie: co miesiąc, kwartał albo rok. Program przygotowuje raporty sprzedaży, zakupów, marży i podatkowe z eksportem do PDF lub XLS. Pozwala również wygenerować JPK_FA w formacie XML z faktur VAT za wybrany okres.¹⁸

Program wysyła e-mailowe przypomnienia przed terminem płatności i po jego przekroczeniu. Dostawca opisuje integrację z systemami płatności oraz połączenia ze sklepem, systemem księgowym lub CRM przez API. Wśród wymienionych programów księgowych są Comarch Optima, Symfonia, Insert Rachmistrz i Rewizor.¹⁸

SzybkaFaktura.pl: koszt, limity planów i ograniczenia

SzybkaFaktura.pl podaje limit 60 dokumentów rocznie dla bezpłatnego wysyłania, udostępniania i odbierania w KSeF.¹⁰ Osobno wymienia 60 darmowych operacji w ramach abonamentu oraz możliwość dokupienia dostępu do Symfonia KSeF Plus.¹⁸ Liczby dokumentów i operacji nie należy traktować jako jednego limitu.

Pełną funkcjonalność można testować przez 45 dni bez podpinania karty.¹⁸ Cennik przewiduje 9,99 zł miesięcznie za Aktywny + oraz 16,00 zł miesięcznie za tworzenie wezwań do zapłaty.¹⁰ Test nie zmienia stałego bezpłatnego zakresu STARTER.

SzybkaFaktura.pl: dla jakiej firmy ma sens?

SzybkaFaktura.pl może odpowiadać freelancerowi lub mikrofirmie, której wystarcza STARTER i roczny limit obsługi e-faktur w KSeF. Faktury cykliczne, raporty i integracje trzeba rozpatrywać według zakresu wybranego pakietu. Jeśli firma potrzebuje wezwań do zapłaty, powinna doliczyć miesięczną opłatę. Nie są one częścią dostępu za 0 zł.

Werdykt: STARTER pozostaje bezpłatnym pakietem. Próbny dostęp do pełnej funkcjonalności oraz płatne dodatki mają odrębne warunki od limitu 60 dokumentów rocznie.

ELISOFT Faktury 2025 to darmowy program dla firmy wystawiającej kilkanaście faktur miesięcznie. Komputer musi przy tym spełniać wymagania dostawcy.⁷ Przy wyborze narzędzia do KSeF trzeba odróżnić ten produkt od płatnej licencji ELISOFT Firma i ocenić obsługę e-faktur właśnie w bezpłatnym programie.

Elisoft: funkcje potwierdzone u producenta

Elisoft wymienia w ofercie wysyłanie faktur e-mailem i drukowanie kodów QR do płatności telefonem. Opisuje także możliwą integrację z tpay.com, bazami VAT, VIES, CEIDG i KAS oraz ewidencję zakupów, korekty i zestawienia sprzedaży.⁷ Oferta dostawcy nie oznacza jednak, że wszystkie te funkcje obejmuje bezpłatny ELISOFT Faktury 2025.

Elisoft: koszt, limity planów i ograniczenia

ELISOFT Faktury 2025 jest bezpłatny i według dostawcy pozwala wystawiać kilkanaście faktur miesięcznie.⁷ Aktualizacja licencji z ELISOFT Firma stanowi osobną pozycję cennika: 349 PLN netto. Podane ceny nie obejmują 23% VAT.⁸

Elisoft określa wymagania sprzętowe programu i parametry połączenia z serwerem zdalnym.⁷ Zestawienie obejmuje wartości minimalne oraz zalecane.

Dane w tabeli: 7

Serwer potrzebuje ponadto 1 GB fizycznej pamięci.⁷ Wymagania sprzętowe są osobnym warunkiem korzystania z programu. Nie zmieniają miesięcznej liczby faktur.

Elisoft: dla jakiej firmy ma sens?

ELISOFT Faktury 2025 może wystarczyć firmie, która wystawia kilkanaście faktur miesięcznie i bierze pod uwagę wymagania sprzętowe.⁷ Jeśli potrzebna jest obsługa KSeF, liczy się wysyłka i odbiór e-faktur w tym konkretnym produkcie. Funkcji opisanych ogólnie w ofercie Elisoft nie należy automatycznie mu przypisywać.

Werdykt: darmowy ELISOFT Faktury 2025 jest propozycją dla niewielkiej skali fakturowania na komputerze. Płatna aktualizacja ELISOFT Firma dotyczy innego produktu.