Jak pobrać i odebrać faktury z KSeF?

Fakturę z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pobierzesz, gdy masz dostęp do dokumentu w systemie. Od 1 lutego 2026 r. faktury z KSeF mogą odbierać wszystkie podmioty, również te, które same ich tam nie wystawiają.¹ Poniżej znajdziesz sposób wyszukania i pobrania faktury oraz przekazania jej do księgowości.

Dostęp do faktur w KSeF: logowanie, wyszukiwanie i wysyłka

KSeF udostępnia faktury osobom i podmiotom z odpowiednimi uprawnieniami. Po zalogowaniu możesz wyszukać dokument, a do wysyłki faktur użyć zintegrowanego programu księgowego. Posiadacz NIP ma podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF. Podmiot inny niż jednoosobowa działalność gospodarcza musi złożyć ZAW-FA, jeśli nie ma pieczęci kwalifikowanej i chce uzyskać dostęp.¹ Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF podmiot niebędący osobą fizyczną może wskazać przez ZAW-FA pierwszą osobę uprawnioną.²

Jak znaleźć fakturę wystawioną lub otrzymaną w KSeF?

Fakturę wystawioną lub otrzymaną w KSeF znajdziesz po zalogowaniu na właściwej liście dokumentów. Aplikacja Podatnika ma dwie osobne listy: faktur sprzedażowych, czyli wystawionych, oraz zakupowych, czyli otrzymanych.³ Wybierz listę odpowiadającą dokumentowi, którego szukasz.

• Logowanie do KSeF daje dostęp do faktur w zakresie uprawnień użytkownika.
• Lista faktur prowadzi do dokumentów wystawionych, a widok Otrzymane faktury – do dokumentów od sprzedawców.
• Filtry wyszukiwania pozwalają znaleźć dokument po NIP sprzedawcy, dacie wystawienia lub otrzymania, numerze KSeF albo numerze nadanym przez kontrahenta.⁴
• Wynik wyszukiwania pozwala otworzyć fakturę i porównać jej dane z dokumentem, którego szukasz.

Odnalezioną fakturę możesz przygotować do pobrania albo przekazania księgowości. Nie musisz robić tego od razu: art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT przewiduje przechowywanie faktur w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia.⁵

Jak wysłać fakturę do KSeF z programu księgowego?

Fakturę wyślesz do KSeF z programu księgowego, jeśli obsługuje on połączenie z systemem i działa z właściwymi uprawnieniami. Program używany do wysyłki musi obsługiwać integrację z API KSeF 2.0.⁶

• Połączenie programu z KSeF wymaga autoryzacji zgodnej z ustawieniami danego programu.
• Faktura przygotowana w programie wymaga sprawdzenia danych sprzedawcy, nabywcy i pozycji dokumentu przed wysyłką.
• Wysyłka do KSeF zaczyna się po wybraniu odpowiedniej operacji przy fakturze w programie.
• Status wysyłki pokazuje, czy system przyjął fakturę; po jej przyjęciu możesz posługiwać się numerem KSeF.

Odbiór i wysyłka faktur wymagają właściwych uprawnień. Trzy podstawowe zakresy to zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur oraz dostęp do faktur. Sam dostęp do dokumentów nie daje prawa do ich wystawiania.⁷

Jak pobrać fakturę z KSeF i wyeksportować dokumenty?

Aplikacja Podatnika KSeF pozwala ręcznie pobrać wybraną fakturę. Dokument można też pobrać bez logowania, jeśli podasz dane potrzebne do jego weryfikacji. W takim przypadku potrzebujesz pięciu danych: numeru KSeF, numeru faktury, identyfikatora nabywcy, jego imienia i nazwiska lub nazwy oraz kwoty należności.²

• Pobieranie ręczne zacznij od zalogowania się do Aplikacji Podatnika KSeF. Otwórz listę faktur, wybierz ich rodzaj i pobierz potrzebne dokumenty.⁸
• Pobieranie przez link lub kod QR zacznij od otwarcia odnośnika albo zeskanowania kodu od wystawcy. Podaj wymagane dane weryfikacyjne, aby pobrać fakturę bez logowania.⁴
• Dostęp anonimowy przez portal KSeF możesz wykorzystać, gdy nie masz kodu QR ani konta. Podaj dane identyfikujące dokument; po pomyślnej weryfikacji pobierzesz fakturę.⁴
• Fakturę otrzymaną w KSeF porównaj z rzeczywistą transakcją. Przed zapłatą lub przekazaniem jej księgowości sprawdź dane, zwłaszcza kwoty. Samo pojawienie się faktury w systemie nie potwierdza zasadności zakupu.⁸
• Błąd autoryzacji może wynikać z uprawnień użytkownika lub ról nadanych systemowi księgowemu. Sprawdź je, bo taki błąd może zablokować pobranie faktury widocznej w KSeF.⁹

Fakturę pobierzesz w dwóch formatach: jako ustrukturyzowany plik XML albo wizualizację w PDF.³ Różnią się charakterem i zastosowaniem, co pokazuje tabela.

Dane w tabeli: 4

KSeF przechowuje dokument przez 10 lat.⁹ Przed przekazaniem faktury do księgowości sprawdź jej dane i upewnij się, że odpowiada rzeczywistej transakcji.¹⁰

Pobieranie faktur z KSeF w aplikacjach i systemach księgowych

Faktury z KSeF odbierzesz przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów albo zintegrowany program finansowo-księgowy. Ministerstwo udostępnia Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF i e-mikrofirmę.¹ Zintegrowany program może pobierać dokumenty automatycznie przy użyciu tokenu lub certyfikatu.⁴ Wymienione trzy narzędzia Ministerstwa Finansów to Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF oraz e-mikrofirma.¹¹

KSeF nie wysyła przedsiębiorcom powiadomień o nowych fakturach kosztowych. Trzeba więc sprawdzać dostępność dokumentów albo korzystać z programu, który pobiera je automatycznie.⁸ System nie ma automatycznego kanału powiadamiania nabywcy o nowej fakturze; osobne powiadomienia może oferować program księgowy.¹²

Tabela porównuje podane częstotliwości sprawdzania lub pobierania faktur kosztowych w integracjach, zaczynając od najkrótszego odstępu.

Dane w tabeli: 9,13

inFakt dodaje faktury kosztowe pobrane z KSeF do kosztów w aplikacji. Na komputerze nowe dokumenty widać w zakładce „Koszty → KSeF”.¹³ mOrganizer finansów pozwala też samodzielnie pobrać faktury po wskazaniu dokumentów kosztowych i zakresu dat.⁹ Usługa mOrganizer finansów kosztuje klientów mBanku z kontem firmowym 0 zł, a z pełnej wersji można korzystać bezpłatnie przez 1 miesiąc.⁹

Jak przetestować odbiór faktur w KSeF?

KSeF umożliwia testowanie odbioru faktur w aplikacjach testowych od 15 listopada 2025 r.¹ W środowisku testowym zaloguj się i otwórz listę otrzymanych dokumentów. Sprawdź, czy możesz odnaleźć i otworzyć fakturę. Jeśli testujesz program księgowy, zobacz też, czy pobrany dokument pojawia się w miejscu przeznaczonym na faktury kosztowe.

Jak pobierać faktury z KSeF w systemie wFirma?

wFirma wymaga połączenia programu z KSeF przed przetestowaniem pobierania dokumentów na swoim koncie. Ustaw dostęp do KSeF w programie, a następnie uruchom pobieranie faktur. Otrzymane dokumenty sprawdź przed przekazaniem ich do księgowości. Program opisany przy tym sposobie pobierania oferuje 30 dni bezpłatnego okresu próbnego.^8,14

Jak wystawić fakturę w KSeF przez Aplikację Podatnika?

Aplikacja Podatnika KSeF służy również do przygotowania faktury do wysłania do systemu. Po zalogowaniu wybierz wystawienie faktury i uzupełnij dane sprzedawcy, nabywcy oraz transakcji. Sprawdź wpisane informacje, wyślij dokument i skontroluj wynik wysyłki w aplikacji. W trybie online art. 106na ust. 1 ustawy o VAT wiąże datę wystawienia faktury z dniem jej przesłania do KSeF.¹⁵

Automatyczny odbiór faktur zależy od połączenia programu z KSeF. Przy odbiorze ręcznym trzeba samodzielnie sprawdzać dokumenty w aplikacji. Fakturownia po włączeniu automatycznego pobierania sprawdza KSeF i pobiera nowe faktury kosztowe co 15 minut.¹⁶

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.