Fakturownia — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

Fakturownia pozwala wysyłać faktury do KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) automatycznie lub ręcznie.¹
Najpierw trzeba połączyć program z systemem, a potem wybrać sposób wysyłki i sprawdzić odbiór dokumentu. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników 1 lutego 2026 r., pozostałych 1 kwietnia 2026 r., a najmniejszych obejmie 1 stycznia 2027 r.²

Jak skonfigurować połączenie Fakturowni z KSeF?

Aby wysyłać dokumenty, upoważnij Fakturownię do działania w imieniu firmy. Przed rzeczywistą wysyłką możesz przećwiczyć obsługę połączenia. Tabela rozróżnia zastosowanie 3 środowisk KSeF.³

Jak autoryzować Fakturownię w KSeF przed wysłaniem faktury?

Autoryzacja Fakturowni w KSeF to jednorazowe potwierdzenie, że program może działać w imieniu firmy.⁴
Przed wysyłką dokumentów połącz z nim właściwą firmę. Jeśli prowadzisz rozliczenia kilku firm, autoryzuj każdą osobno, wybierając jej 10-cyfrowy NIP.⁵

Jak przetestować wysyłanie faktur do KSeF w wersji demonstracyjnej Fakturowni?

Wersja demonstracyjna integracji Fakturowni z KSeF służy do ćwiczenia wysyłki e-faktur bez skutków podatkowych.¹
Możesz w niej poznać obsługę programu, ale rzeczywistą sprzedaż dokumentuj w środowisku produkcyjnym. Art. 106na ust. 1 ustawy o VAT wiąże wystawienie faktury online z przesłaniem jej do KSeF; dokumenty utworzone w Demo nie są rzeczywistymi fakturami.⁶

Jakie wersje Fakturowni uwzględnić przed konfiguracją?

Plan Fakturownia Micro kosztuje 0 zł przy limicie 3 faktur miesięcznie.⁷ Aplikację Fakturownia można bezpłatnie testować przez 30 dni.^7,8

Poniższe kwoty dotyczą zakupów w aplikacji Fakturownia, a nie opłaty za wysłanie faktury do KSeF. Osobno cennik dostawcy podaje cenę planu Micro: 0 zł netto miesięcznie, przy tym samym limicie faktur.⁸ Tabela zestawia ceny zakupów w aplikacji dla poszczególnych wariantów.

Dane w tabeli: 7

Konfiguracja KSeF wymaga autoryzacji firmy. Wersja demonstracyjna pozwala przećwiczyć wysyłkę bez skutków podatkowych. Do dokumentowania rzeczywistej sprzedaży wybierz środowisko produkcyjne.

Jak wysłać fakturę z Fakturowni do KSeF krok po kroku?

Wysyłkę faktury z Fakturowni do KSeF zacznij od przygotowania dokumentu. Następnie wybierz, czy program ma go przekazać sam, czy dopiero po Twoim działaniu. Fakturownia udostępnia automatyczne wysyłanie wystawionych faktur.⁷ Do wyboru są 2 tryby wysyłania: automatyczny i ręczny.⁹

• Wystawienie faktury w Fakturowni rozpoczyna przygotowanie dokumentu do wysyłki.
• Wybór sposobu wysyłki w Fakturowni decyduje, czy program przekaże dokument sam, czy po ręcznym uruchomieniu wysyłki. Sprawdź przy tym, czy faktura dotyczy właściwej firmy.
• Przekazanie faktury do KSeF odbywa się w wybranym trybie. Po wysyłce sprawdź status dokumentu, bo jego przekazanie i przyjęcie przez system to odrębne etapy.

Czym różni się automatyczna wysyłka faktury do KSeF od ręcznej w Fakturowni?

Tabela pokazuje, w którym trybie użytkownik sam uruchamia przekazanie faktury do KSeF.¹⁰

Jak wysłać fakturę do KSeF z aplikacji Fakturowni na telefonie?

Aplikacja Fakturowni na telefonie pozwala przetestować wysyłanie faktur do KSeF.⁷
Wystaw w niej dokument i przećwicz przekazanie, zanim zaczniesz obsługiwać tą drogą sprzedaż firmy. Aplikacja mobilna obsługująca wysyłkę do KSeF jest dostępna na 2 systemy: Android i iOS.¹¹

Po wysyłce zajrzyj do statusu faktury. Samo uruchomienie przekazania nie potwierdza jeszcze odbioru. Gdy KSeF przyjmie dokument, sprawdź jego unikalny, 35-znakowy numer KSeF.¹²

Gdzie sprawdzić status faktury w KSeF i znaleźć potwierdzenie jej przyjęcia?

Potwierdzenie przyjęcia faktury przez KSeF znajdziesz w podglądzie dokumentu w Fakturowni. Jest nim UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru.¹³
Samo wysłanie faktury nie oznacza, że system już ją przyjął.

Jak pobrać UPO faktury wysłanej do KSeF w formacie PDF lub XML?

• UPO w formacie PDF pobierzesz w Fakturowni. Otwórz podgląd faktury, kliknij „Podgląd KSeF/UPO”, przejdź do zakładki „UPO” i wybierz „Pobierz PDF”.¹³
• UPO w formacie XML znajdziesz pod podglądem faktury w sekcji „Załączniki”.¹³

UPO potwierdza przyjęcie faktury przez KSeF. Art. 106na ust. 3 ustawy o VAT wskazuje, że fakturę otrzymywaną przez KSeF uznaje się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF.⁶ To data nadania numeru rozstrzyga o dniu otrzymania.

Jakie dane musi zawierać faktura z Fakturowni, aby trafiła do KSeF?

Faktura wystawiona w Fakturowni musi zawierać dane wymagane dla danej sprzedaży. Potrzebne są też informacje do przygotowania faktury ustrukturyzowanej, czyli dokumentu w formacie przyjmowanym przez KSeF. Przed wysyłką sprawdź sprzedawcę, nabywcę, daty, pozycje sprzedaży, kwoty i oznaczenia podatkowe.
NIP nabywcy wpisz, gdy wymaga go transakcja; faktura dla konsumenta różni się pod tym względem od faktury dla firmy. Od 1 lutego 2026 r. do faktur ustrukturyzowanych stosuje się wyłącznie strukturę logiczną FA(3).¹⁴

Błąd w danych faktury trzeba poprawić przed kolejną próbą wysyłki. Nawet prawidłowo uzupełnione pola w programie nie potwierdzają przyjęcia dokumentu przez KSeF.¹⁵ O przyjęciu informuje status faktury.

Najczęściej zadawane pytania

Czy obowiązek korzystania z KSeF zaczął się dla wszystkich firm jednocześnie?

Nie. Objął największych podatników 1 lutego 2026 r., pozostałych 1 kwietnia 2026 r., a najmniejszych obejmie 1 stycznia 2027 r.

Czy NIP nabywcy trzeba podać na każdej fakturze?

NIP wpisz, gdy wymaga go transakcja. Faktura dla konsumenta różni się pod tym względem od faktury dla firmy.

Jaka struktura logiczna obowiązuje dla faktur ustrukturyzowanych od 1 lutego 2026 r.?

Od tej daty stosuje się wyłącznie strukturę logiczną FA(3).

Co zrobić, jeśli przed kolejną próbą wysyłki zauważę błąd w danych faktury?

Popraw błąd przed ponowną próbą wysłania dokumentu.

Czy kwoty podane za zakupy w aplikacji Fakturownia są opłatą za wysłanie faktury do KSeF?

Nie. Kwoty dotyczą zakupów w aplikacji, a nie opłaty za wysłanie faktury do KSeF.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.