iFirma — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

IFIRMA pozwala wystawić fakturę zgodną z KSeF, także w aplikacji mobilnej.¹ Z aplikacji IFIRMA można wystawiać faktury do KSeF na 2 systemach mobilnych: Androidzie i iOS².
Ten poradnik prowadzi przez konfigurację połączenia, wysyłkę i odbiór dokumentów. Wyjaśnia też, czym różni się dostęp użytkowników programu od dostępu księgowości.

Jak skonfigurować i autoryzować połączenie iFirmy z KSeF?

Zanim wyślesz fakturę, skonfiguruj połączenie iFirmy z KSeF. Każdy użytkownik, który ma korzystać z integracji, potrzebuje zaplanowanego sposobu autoryzacji. IFIRMA udostępnia 3 sposoby połączenia: wygenerowanie certyfikatów w serwisie, wgranie certyfikatów lub wgranie tokenu³.

• Konfiguracja integracji zaczyna się od zalogowania na konto i wykonania instrukcji wyświetlanych w systemie.⁴
• Przypisanie użytkowników pozwala powiązać wybrane osoby z certyfikatem lub tokenem dodanym na koncie. Można też zaplanować dla nich oddzielną aktywację⁵.
• Kontrola dostępu pozwala ustalić, kto skorzysta z przypisanego certyfikatu lub tokenu, a kto potrzebuje oddzielnej aktywacji.

Połączenie jest gotowe do pracy, gdy skonfigurujesz konto i ustalisz sposób autoryzacji użytkowników.

Jak wystawić fakturę w iFirmie i wysłać ją do KSeF?

W iFirmie wystaw fakturę sprzedaży i uzupełnij dane firmy oraz klienta. Następnie skieruj dokument do KSeF. Wysyłana faktura ustrukturyzowana ma wymagany format danych. Aplikacja IFIRMA pozwala skonfigurować automatyczne przesyłanie faktur do KSeF¹. Obowiązującą strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej jest FA(3)⁶.

W zakładce KSeF aplikacji IFIRMA znajdziesz listy faktur wysłanych i zakupowych¹. Możesz tam również pobrać potwierdzenie transakcji KSeF¹.
Fakturę można wysłać klientowi e-mailem, zanim otrzyma numer KSeF. Taka wiadomość nie potwierdza jednak przyjęcia dokumentu przez system¹. Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę otrzymaną przez KSeF uznaje się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF⁷.

Wtyczka iFirma WooCommerce może zlecić automatyczną wysyłkę wystawionej faktury do KSeF. Nie wysyła jej jednak samodzielnie – przekazuje zlecenie do API iFirmy⁴. Aby włączyć tę opcję, skonfiguruj najpierw KSeF w panelu iFirmy. Następnie zaznacz „Automatycznie wysyłaj faktury do KSeF” w sekcji „Wystawianie faktur”⁴. Opcja jest dostępna od wersji 3.6.0 wtyczki iFirma WooCommerce⁸.

Jak sprawdzić w iFirmie, czy KSeF przyjął fakturę i nadał jej numer?

Po wysłaniu faktury odszukaj ją w iFirmie i sprawdź wynik obsługi w KSeF. Samo przekazanie dokumentu do wysyłki nie oznacza jego przyjęcia. Potwierdza je dopiero numer nadany przez KSeF. Zachowaj potwierdzenie transakcji razem z właściwym dokumentem. Numer nadawany fakturze w systemie KSeF 2.0 ma 35 znaków⁹.

Gdzie w iFirmie znaleźć przyczynę odrzucenia faktury lub błędu wysyłki do KSeF?

Jeśli wysyłka się nie powiodła, odszukaj dokument w iFirmie i przeczytaj komunikat dotyczący próby. Przy odrzuceniu faktury sprawdź przyczynę podaną w odpowiedzi KSeF. Przy błędzie wysyłki ustal, czy problem dotyczył przekazania dokumentu, czy odmowy jego przyjęcia. Przed ponowieniem wysyłki popraw dane faktury albo rozwiąż problem z połączeniem zgodnie z komunikatem¹⁰.

Jak nadać księgowości dostęp bezpośrednio w KSeF?

Księgowości nadaj dostęp bezpośrednio w KSeF, jeśli ma pracować na fakturach w systemie ministerialnym niezależnie od konta iFirmy. Zaloguj się do KSeF jako osoba uprawniona do działania w imieniu firmy. Przyznaj księgowej lub biuru rachunkowemu uprawnienia odpowiednie do zadań i sprawdź ich zakres przed zatwierdzeniem. Uprawnienia w KSeF są odrębne od dostępu użytkownika do iFirmy¹¹.

SKU w nazwie pozycji faktury wystawianej w iFirmie do KSeF

W iFirmie SKU to wewnętrzny identyfikator produktu. Jeśli wpiszesz go w nazwę pozycji, stanie się częścią opisu towaru lub usługi na fakturze kierowanej do KSeF. Sam kod nie zastępuje nazwy zrozumiałej dla klienta. W strukturze FA(3) nazwę lub rodzaj towaru albo usługi wpisuje się w polu P_7¹².

Nazwa pozycji powinna pozwalać rozpoznać przedmiot sprzedaży. Połączenie jej z SKU pomaga firmie powiązać fakturę z katalogiem towarów, a odbiorcy zrozumieć dokument. Kod w opisie pozycji nie jest numerem KSeF, który faktura otrzymuje po przyjęciu przez system. Art. 106e ust. 1 pkt 7 ustawy o VAT wymaga podania nazwy lub rodzaju towaru albo usługi; sam SKU nie zastępuje tej informacji¹².

SKU identyfikuje produkt w firmie. Nazwa pozycji opisuje sprzedaż na fakturze.

Udostępnianie faktur księgowości przez organizację KSeFGPT

Organizacja KSeFGPT może służyć do nadania księgowości dostępu do odczytu faktur. Takie uprawnienie pozwala przeglądać dokumenty. Nie daje jednak prawa do ich wystawiania ani wysyłki⁵.

Zakres dostępu zależy od tego, które dokumenty księgowa ma widzieć i jakie czynności ma wykonywać. Dostęp przez organizację KSeFGPT nie jest dostępem do konta iFirmy. Księgowej potrzebne są 2 odrębne rodzaje dostępu: do organizacji KSeFGPT oraz do konta IFIRMA⁵.

Co daje dostęp do odczytu faktur w KSeFGPT?

Dostęp do odczytu faktur w KSeFGPT pozwala księgowości przeglądać dokumenty objęte nadanym uprawnieniem. Nie pozwala wystawiać faktur. Uprawnienie obejmuje faktury przychodzące (zakupowe) i wychodzące (sprzedażowe) danej firmy; nie można ograniczyć go wyłącznie do jednej z tych grup⁵.

Czy w KSeFGPT można udostępnić księgowości tylko faktury zakupowe?

W KSeFGPT trzeba odróżnić prawo do odczytu od widoczności samych faktur zakupowych, czyli dokumentów otrzymanych od dostawców. Nadanie uprawnienia do przeglądania nie oznacza, że księgowość zobaczy wyłącznie zakupy. KSeFGPT oferuje 1 zakres przeglądania faktur, obejmujący zakupy i sprzedaż; żaden zakres odczytu nie ogranicza widoczności do faktur zakupowych⁵.

Tabela rozdziela dozwoloną czynność od zakresu dokumentów widocznych dla księgowości.

Udostępnienie tylko faktur zakupowych wymagałoby ograniczenia zakresu widocznych dokumentów. Opisany dostęp do odczytu w KSeFGPT nie daje takiej możliwości. Jeśli księgowość nie ma widzieć sprzedaży, ten sposób udostępnienia nie spełni wymagania.

Pozostałe poradniki o KSeF i e-fakturach

Poradniki o KSeF i e-fakturach pomagają oddzielić konfigurację programu od zasad obsługi dokumentów w systemie ministerialnym. Instrukcja iFirmy dotyczy pracy w programie; uprawnienia, przyjęcie faktury i jej udostępnianie dotyczą także samego KSeF. Próg wynosił 200 mln zł sprzedaży brutto w 2024 r. Jego przekroczenie oznaczało obowiązek KSeF od 1 lutego 2026 r.¹³

Przy obsłudze faktury ustrukturyzowanej odróżnij wysłanie dokumentu od jego przyjęcia przez KSeF. Osobną sprawą są faktury zakupowe. Ich odbiór i udostępnienie księgowości nie są wystawieniem faktury sprzedaży. Wybierz więc instrukcję dotyczącą czynności, którą firma chce wykonać.

ORLEN i KSeF: dokument przy kasie a właściwa faktura

Dokument otrzymany przy kasie na stacji ORLEN nie musi być fakturą dostępną w KSeF. Potwierdzenie płatności dokumentuje zapłatę. Paragon i faktura pełnią z kolei różne funkcje. O rodzaju dokumentu decyduje jego treść, nie miejsce wydruku.

Faktura za zakup na stacji jest dla firmy fakturą zakupową. Nie jest fakturą sprzedaży wystawianą w iFirmie. Przy rozliczaniu zakupu odróżnij dokument wydany przy kasie od właściwej faktury i ustal, czy udostępniono ją w KSeF. Sam dokument kasowy nie potwierdza obecności faktury w systemie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę wystawiać faktury do KSeF w aplikacji mobilnej IFIRMA?

Tak. Aplikacja IFIRMA obsługuje wystawianie faktur do KSeF na Androidzie i iOS.

Jaką strukturę ma faktura ustrukturyzowana wystawiana w IFIRMA?

Obowiązującą strukturą logiczną jest FA(3).

Czy wysłanie faktury klientowi e-mailem przed nadaniem numeru KSeF oznacza, że została ona odebrana w KSeF?

Nie. E-mail nie potwierdza przyjęcia faktury przez KSeF; za otrzymaną uznaje się ją w dniu nadania numeru KSeF.

Czy wtyczka iFirma WooCommerce wysyła fakturę bezpośrednio do KSeF?

Nie. Wtyczka przekazuje zlecenie wysyłki do API iFirmy, a nie wysyła faktury samodzielnie.

Od której wersji wtyczki iFirma WooCommerce dostępna jest automatyczna wysyłka do KSeF?

Opcja jest dostępna od wersji 3.6.0.

Co trzeba zrobić w WooCommerce, aby włączyć automatyczną wysyłkę faktur do KSeF?

Najpierw skonfiguruj KSeF w panelu iFirmy, a następnie zaznacz opcję „Automatycznie wysyłaj faktury do KSeF” w sekcji „Wystawianie faktur”.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.