FakturaXL — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

FakturaXL pozwala połączyć program z KSeF (Krajowym Systemem e-Faktur). Faktury można wysyłać i pobierać bezpośrednio w programie.¹
Ten poradnik prowadzi przez konfigurację i wymianę dokumentów, a także wyjaśnia różnice między planami. Numer KSeF nadany przyjętej fakturze ma 35 znaków.²

Faktura XL i KSeF: połączenie, fakturowanie i różnice między wersjami

Integracja z KSeF działa zarówno w bezpłatnym planie FakturaXL, jak i w planach płatnych.¹ Plan bezpłatny pozwala wystawić 10 faktur miesięcznie.¹
Przy wyborze planu liczą się więc liczba faktur i koszt abonamentu. Najtańszy plan płatny, Pełny, kosztuje 9,99 zł miesięcznie przy płatności za rok.³

FakturaXL pozwala wysyłać faktury do KSeF ręcznie, automatycznie lub zbiorczo. Sposoby wysyłki zestawia tabela.

Dane w tabeli: 1,4

Cena płatnego planu zależy od wybranego wariantu i długości abonamentu. Zestawienie pokazuje stawki miesięczne przy płatności za rok lub pół roku.

Dane w tabeli: 1,3

Plan warto dobrać do liczby wystawianych faktur i potrzeb firmy. Pełny nie ma miesięcznego limitu liczby faktur.³

Jak połączyć program Faktura XL z KSeF i skonfigurować wymianę faktur?

Połączenie FakturaXL z KSeF można skonfigurować według filmowego poradnika wskazanego przez dostawcę.¹
Najpierw wykonaj czynności pokazane w filmie. Potem sprawdź wysyłanie faktur i osobno ich pobieranie.

• Konfiguracja połączenia z KSeF wymaga wykonania kolejnych czynności pokazanych w filmowym poradniku.
• Sprawdzenie wysyłki faktur przeprowadź na dokumencie przeznaczonym do przekazania do KSeF.
• Sprawdzenie pobierania faktur wykonaj osobno, by upewnić się, że działa również odbiór dokumentów.

Gotowe połączenie sprawdź w 2 kierunkach wymiany faktur. Po wysłaniu dokumentu zwróć uwagę na numer nadany przez KSeF. Sprawdź też UPO, które potwierdza przyjęcie faktury.⁵

Dlaczego Faktura XL nie łączy się z KSeF i jak rozwiązać problemy?

Połączenie FakturaXL z KSeF może się nie udać z powodu błędu uwierzytelnienia, wyboru niewłaściwego środowiska lub przerwy w działaniu usługi. Zacznij od treści komunikatu – pomaga wskazać przyczynę. Odpowiedź HTTP 401 oznacza nieprawidłowe uwierzytelnienie.⁶

• Błąd uwierzytelnienia wymaga ponownej autoryzacji połączenia.
• Niezgodność środowisk oznacza, że podczas autoryzacji i wymiany dokumentów trzeba ustawić to samo środowisko KSeF.
• Niedostępność usługi oznacza konieczność ponowienia połączenia po przywróceniu działania KSeF.

Przy diagnozie kieruj się konkretnym komunikatem błędu. Ponawianie operacji bez zmiany ustawień nie usuwa przyczyny. Odpowiedź HTTP 403 może oznaczać brak uprawnień do zapisu.
To inna sytuacja niż błąd uwierzytelnienia 401.⁶

Jak sprawdzić, czy połączenie z KSeF i wymiana faktur działają?

Samo zapisanie ustawień nie potwierdza, że wymiana dokumentów działa. Trzeba sprawdzić, czy KSeF przyjął wysłaną fakturę i czy pobrane dokumenty widać w FakturaXL.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę online uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF. Obowiązuje przy tym zastrzeżenie dotyczące trybu offline24.⁷

• Wysyłka faktury wymaga sprawdzenia wyniku operacji w FakturaXL po przekazaniu dokumentu do KSeF.
• Przyjęcie faktury potwierdź na podstawie statusu i numeru KSeF przypisanego dokumentowi.
• Odbiór dokumentów zweryfikuj przez porównanie pobranej faktury z dokumentem dostępnym w KSeF.

Weryfikacja połączenia obejmuje przyjęcie wysłanej faktury i poprawność pobranego dokumentu. Dopiero po sprawdzeniu obu czynności wiadomo, że wymiana działa.⁴

Jakie dane dostępowe i uprawnienia przygotować przed połączeniem z KSeF?

Przed połączeniem FakturaXL z KSeF przygotuj identyfikator firmy, metodę uwierzytelnienia i odpowiednie uprawnienia. Potrzebny będzie NIP firmy. Osoba konfigurująca połączenie musi też móc działać w jej imieniu.
Uprawnienia powinny obejmować czynności, które program będzie wykonywał: wystawianie faktur i dostęp do dokumentów otrzymanych.⁸

Uprawnienia w KSeF przypisz właściwej osobie lub podmiotowi przed rozpoczęciem konfiguracji w FakturaXL. Test obu kierunków wymiany wymaga 2 odrębnych uprawnień. Chodzi o wystawianie faktur oraz dostęp do faktur.⁴

Najczęściej zadawane pytania

Ile znaków ma numer KSeF nadany przyjętej fakturze?

Numer KSeF przyjętej faktury ma 35 znaków.

Co potwierdza UPO przy wysłanej fakturze?

UPO potwierdza przyjęcie faktury przez KSeF.

Kiedy faktura online jest uznawana za wystawioną?

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania do KSeF, z zastrzeżeniem trybu offline24.

Co może oznaczać odpowiedź HTTP 403 podczas korzystania z KSeF?

Może oznaczać brak uprawnień do zapisu. To inna sytuacja niż błąd uwierzytelnienia HTTP 401.

O jakich godzinach FakturaXL może automatycznie wysyłać faktury?

Można ustawić wysyłkę na wybrane godziny, na przykład 12:00, 18:00 i 23:00.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.