ELISOFT — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

W ELISOFT przygotowujesz fakturę, a potem wysyłasz ją do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przez autoryzowane połączenie. Obowiązek korzystania z KSeF rozpoczyna się w 2026 roku¹.
Poniżej znajdziesz wskazówki dotyczące konfiguracji, wysyłki, odbioru dokumentów i wyboru wersji programu.

Jak wystawić fakturę w ELISOFT i wysłać ją do KSeF?

ELISOFT służy do przygotowania faktury przed wysłaniem jej do KSeF. Uzupełnij dane sprzedawcy i kontrahenta oraz wybierz konto bankowe. Art. 106e ust. 1 pkt 3–5 ustawy o VAT wymaga podania nazw, adresów i właściwych numerów podatkowych obu stron².

• Dane firmy wprowadź w menu „Ustawienia | Dane firmy”, zanim zaczniesz wystawiać faktury³.
• Konto bankowe dodaj w menu „Ustawienia | Konta bankowe”. Wybrane konto możesz ustawić jako domyślne dla nowych faktur³.
• Dane kontrahenta pobierz z GUS – Głównego Urzędu Statystycznego. Wpisz jego NIP, czyli numer identyfikacji podatkowej, i użyj przycisku wyszukiwania³.
• Kontrahenta wybierz z listy podczas tworzenia faktury. ELISOFT przeniesie jego dane do dokumentu³.

Gotową fakturę wyślij do KSeF przez połączenie programu z systemem.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną wystawianą online uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF².

Jak skonfigurować połączenie ELISOFT z KSeF i autoryzację?

Połącz ELISOFT z KSeF metodą autoryzacji obsługiwaną przez zainstalowaną wersję programu. Autoryzacja potwierdza prawo do działania w imieniu firmy; samo wpisanie danych sprzedawcy nie zapewnia dostępu. KSeF 2.0 przewiduje pięć metod uwierzytelniania, w tym token dostępny do końca 2026 r. Wybór metody zależy od wersji ELISOFT⁴.

Uprawnienia w KSeF muszą odpowiadać czynnościom użytkownika, takim jak wystawianie albo odbiór faktur. Przed połączeniem ustal, czy autoryzujesz właściciela firmy, czy osobę z nadanymi uprawnieniami. § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF traktuje wystawianie faktur i dostęp do nich jako odrębne czynności⁵.

Jak powiązać ELISOFT z KSeF?

ELISOFT powiąż z KSeF 2.0, gdy właściwa firma ma już przygotowany dostęp do systemu. KSeF 2.0 uruchomiono 1 lutego 2026 r.; od tego dnia jest jedyną obowiązującą wersją systemu⁶.

• Uprawnienia w KSeF przypisz osobie, która będzie wysyłać lub odbierać faktury w imieniu firmy.
• Metodę autoryzacji wybierz spośród opcji dostępnych w używanej wersji ELISOFT.
• Połączenie z KSeF autoryzuj danymi właściwej firmy, a nie jej kontrahenta.
• Dostęp do dokumentów zweryfikuj przed rozpoczęciem wysyłki faktur.

Powiązanie ELISOFT z KSeF wymaga zgodności danych firmy, metody autoryzacji i nadanych uprawnień.
Sprawdź też NIP firmy: ten identyfikator ma 10 cyfr i musi należeć do właściwego podmiotu⁷.

Co zrobić, gdy ELISOFT nie może wysłać faktury do KSeF lub faktura zostaje odrzucona?

Blokada wystawienia faktury w ELISOFT i odrzucenie jej przez KSeF to dwa różne problemy. Program nie pozwoli wystawić faktury kontrahentowi oznaczonemu jako zablokowany; dokument nie trafi wtedy do KSeF³.
Kod statusu faktury 430 oznacza błąd weryfikacji pliku już po przekazaniu dokumentu do systemu⁸.

• Blokada przy wystawianiu faktury oznacza, że trzeba sprawdzić status kontrahenta w ELISOFT.
• Błąd wysyłki wymaga sprawdzenia komunikatu programu i autoryzacji połączenia z KSeF.
• Odrzucenie faktury przez KSeF wymaga odczytania przyczyny oraz poprawienia wskazanych danych przed ponowną wysyłką⁹.

Status kontrahenta odnosi się do wystawiania faktury w programie. Komunikat KSeF dotyczy z kolei dokumentu przekazanego do systemu. Znaczenie kodów statusu faktury przedstawia tabela.

Dane w tabeli: 8

ELISOFT Faktury: pobranie darmowego programu

Przed pobraniem ELISOFT Faktury oceń konkretną wersję programu, nie tylko oznaczenie „darmowy”. Wybór zależy od zakresu rozliczeń firmy, zgodności z KSeF i JPK – Jednolitym Plikiem Kontrolnym – oraz regularnych aktualizacji związanych ze zmianami przepisów¹.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązują struktury JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), uwzględniające numer KSeF¹⁰.

• Wersja ELISOFT Faktury powinna pasować do sposobu pracy firmy. Sama nazwa produktu nie mówi, co potrafi konkretna wersja.
• Obsługa dokumentów powinna odpowiadać temu, czy firma tylko wystawia faktury, czy także je odbiera.
• Aktualizacje programu uwzględnij przy wyborze wersji do bieżących rozliczeń.

ELISOFT Faktury wybierz według potrzeb firmy i możliwości konkretnej wersji programu.

Limit bezpłatnego wystawiania dokumentów w obu wersjach przedstawia tabela.

Dane w tabeli: 11

Jak sprawdzić w ELISOFT, czy KSeF przyjął fakturę i nadał jej numer?

ELISOFT pozwala przygotować i wysłać fakturę, lecz samo zakończenie wysyłki nie oznacza jej przyjęcia. Rozstrzygają o tym status w KSeF i numer nadany przez system.
Numer KSeF w obecnym formacie ma 35 znaków, łącznie z myślnikami¹².

• Wysłaną fakturę odszukaj w ELISOFT i zanotuj dane pozwalające zidentyfikować dokument.
• Status dokumentu odczytaj w obsłudze połączenia z KSeF. Potwierdzenie wysyłki odróżnij od potwierdzenia przyjęcia.
• Numer KSeF porównaj z dokumentem przyjętym w systemie. Nie jest on numerem faktury wpisanym przez sprzedawcę.
• Potwierdzenie przyjęcia zachowaj z dokumentacją faktury. Jeśli system odrzucił dokument, odczytaj komunikat przed ponowną wysyłką.

Faktura przyjęta przez KSeF ma potwierdzony status i numer nadany przez system. Art. 106nd ust. 2 pkt 10 lit. a ustawy o VAT przewiduje powiadomienie o numerze KSeF i czasie jego nadania. Dane te zawiera UPO².