FakturaXL — opinie, funkcje

Czym jest FakturaXL i dla kogo powstał?

FakturaXL to program do fakturowania dla jednoosobowych działalności oraz małych i średnich firm.¹ Może służyć zarówno działalności prowadzonej przez 1 osobę, jak i większej firmie. Zgodnie z zaleceniem Komisji 2003/361/WE do MŚP należą przedsiębiorstwa zatrudniające mniej niż 250 osób, jeśli spełniają również kryterium finansowe².

Przy sprzedaży poza Polską liczą się faktury zagraniczne oraz obsługa języków i walut.³ Firma sprzedająca wyłącznie w kraju może z kolei skupić się na dopasowaniu programu do swojej działalności.

Wybór FakturaXL warto zacząć od 3 grup odbiorców oraz ustalenia, kto wystawia dokumenty i czy firma sprzedaje za granicę.

Funkcje FakturaXL

FakturaXL wystawia faktury VAT, bez VAT, proforma, korygujące, zaliczkowe, końcowe, marża, zagraniczne i RR. Obsługuje też paragony, rachunki, noty, wezwania do zapłaty, oferty oraz zamówienia.¹ Nie każda funkcja jest dostępna w każdym planie.
Faktury cykliczne, wystawiane według harmonogramu, nie są dostępne w planie Bezpłatnym.^1,4,5

• Obliczenia i numeracja. Program sam wylicza kwoty netto i brutto, VAT, rabaty oraz sumy. Pozwala też kontynuować numerację dokumentów.¹
• Baza kontrahentów i produktów. Podczas wystawiania dokumentów FakturaXL tworzy bazę klientów i produktów, a później podpowiada zapisane dane.¹
• Przekazywanie dokumentów. Faktury można personalizować, drukować i zapisywać jako PDF pojedynczo lub zbiorczo. Do klientów można je wysyłać 2 kanałami: e-mailem i SMS-em.¹
• Raportowanie. Raporty sprzedaży pokazują przychody i koszty z wybranego zakresu dat.¹
• Dokumenty zakupowe. Do programu można wprowadzać faktury kosztowe dotyczące zakupów firmy, a następnie udostępniać dokumenty księgowemu lub je eksportować.¹
• Weryfikacja kontrahenta. FakturaXL sprawdza status podatnika VAT i pobiera dane firmy z GUS na podstawie 2 identyfikatorów: NIP albo REGON.⁶

Jeśli firma wystawia dokumenty regularnie, musi uwzględnić różnicę między planami: faktur cyklicznych nie ma w planie Bezpłatnym.

Ile kosztuje FakturaXL?

Plan Bezpłatny w FakturaXL kosztuje 0 zł. Za plan Pełny płaci się 9,99 zł/mies. netto przy rozliczeniu rocznym albo 12 zł/mies. przy półrocznym.^4,7 Producent podaje dostępność planów na okresy miesięczne lub roczne.⁴

Plany i abonamenty

Plan Bezpłatny kosztuje 0 zł i nie ma limitu czasu. Przy płatności rocznej plan Pełny daje dokumenty bez limitu oraz dostęp dla 3 użytkowników.^4,7 Stawka półroczna wynosi 12 zł/mies.; przytoczone źródło nie wskazuje, czy to kwota netto.⁴

Dane w tabeli: 4,7,8,9

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Później obowiązuje punkt odniesienia w postaci stawki bez rabatu.⁴ Źródła podają różne ceny, liczby języków i limity użytkowników. Starszych oraz orientacyjnych stawek nie należy więc traktować jak nowszego cennika.^4,7,8,9,10

Wersje, limity i sposób udostępniania FakturaXL

FakturaXL działa w przeglądarce na urządzeniu z internetem, również pod Linuxem i macOS.⁷ W planie FakturaXL Bezpłatny sprzedaż i koszty mają wspólny limit 10 dokumentów/mies. Plan FakturaXL Pełny daje dostęp 3 użytkownikom.⁷ Przy wyborze liczą się zatem dokumenty sprzedażowe, zakupowe i liczba osób pracujących w programie.

Dane w tabeli: 7

Według recenzji przez pierwsze 90 dni plan FakturaXL Bezpłatny działa jak Pełny.

Integracje FakturaXL

FakturaXL łączy fakturowanie z płatnościami, sprzedażą internetową, danymi bankowymi i eksportem księgowym. Wymieniono 3 operatorów płatności na fakturze, 4 platformy e-commerce oraz API do własnych połączeń.⁴ API umożliwia wymianę danych między systemami. Według recenzji ma je plan FakturaXL Pełny, lecz nie Bezpłatny.⁴

• Płatności na fakturze. Wskazano PayU, Przelewy24 i PayPal – 3 usługi istotne przy wyborze sposobu przyjmowania wpłat.⁴
• E-commerce. Lista obejmuje 4 rozwiązania: PrestaShop, WooCommerce, Allegro i Apilo.⁴
• Bank. Program pobiera dane o płatnościach z banku i łączy wpłaty z fakturami. Dzięki temu łatwiej przypisać otrzymane środki do dokumentów.⁴
• Eksport księgowy. Dane można eksportować do Comarch Optima, InsERT Rachmistrz, Rewizor GT i Nexo. Na liście są też Sage Symfonia, Streamsoft PCBiznes, Lefthand FK oraz Mała Księgowość RP.⁶
• Drukarki fiskalne. Wskazano marki Elzab, Novitus i Posnet; inne źródło dodaje Thermal.^4,10

Własne połączenie przez API wymaga planu Pełnego, bo w Bezpłatnym API nie ma. Gotowe integracje i eksport należy zestawić z systemami sklepu oraz księgowego.^4,6

Wdrożenie i wsparcie FakturaXL

FakturaXL deklaruje dostępność konsultantów przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.¹ Pomoc działa więc również poza zwykłymi godzinami pracy biura. Może to mieć znaczenie przy uruchamianiu fakturowania lub problemach z dokumentami⁷.

Recenzent oraz cytowani przez niego klienci chwalą szybkie odpowiedzi pomocy technicznej.^1,11 To relacje o wsparciu, a nie gwarancja czasu odpowiedzi. Deklaracja 24/7 dotyczy dostępności konsultantów, nie terminu rozwiązania zgłoszenia.¹ Producent udostępnia co najmniej dwa kanały kontaktu: telefon i formularz internetowy. Sama ich dostępność również nie oznacza gwarantowanego czasu odpowiedzi¹².

Co FakturaXL robi inaczej niż konkurencja?

FakturaXL automatyzuje 2 czynności przy fakturowaniu: pobiera dane firmy z GUS i oblicza kwoty. Dzięki temu trzeba przepisać mniej danych, zwłaszcza przy dokumentach dla nowych kontrahentów.^1,3 W porównaniu ze wskazaną konkurencją program obsługuje jednak mniej języków faktur. Przy sprzedaży zagranicznej warto uwzględnić tę różnicę.^4,5

Plusy i minusy FakturaXL

FakturaXL działa w przeglądarce i ma plan bezpłatny. Według recenzji część funkcji rozliczeniowych i automatyzacji wymaga jednak opłacenia planu.^4,7,11 Inne potrzeby ma firma wystawiająca tylko faktury, a inne przedsiębiorca prowadzący w programie rozliczenia. Według cennika producenta plan FakturaXL Pełny kosztuje 9,99 zł miesięcznie⁷.

Plusy

Pozytywne opinie dotyczą głównie codziennego wystawiania dokumentów. Użytkownicy zwracają też uwagę na możliwość zachowania dostępu do konta bez abonamentu.^1,3,7,11

• Obsługa faktur. Recenzje i cytowane opinie klientów mówią o łatwej obsłudze, czytelnym interfejsie i szybkim wystawianiu faktur. Nie są to wyniki własnego testu.^1,3,11
• Ciągłość dostępu. Plan FakturaXL Bezpłatny nie wygasa. Po zakończeniu planu płatnego konto nadal działa w wariancie bezpłatnym.⁷
• E-fakturowanie. Dostęp do KSeF nie wymaga planu płatnego.⁴
• Współpraca z księgowym. Eksport do programów używanych przez biura rachunkowe pozwala przekazać dane do dalszej obsługi księgowej.⁶
• Sposób dostępu. Program działa przez przeglądarkę, bez instalacji na komputerze.¹¹

Minusy

Możliwość zachowania konta bez abonamentu nie oznacza pełnego zakresu funkcji.^4,7 W planie FakturaXL Bezpłatny można wystawić do 10 dokumentów miesięcznie. Do limitu wliczają się również dokumenty kosztowe⁷.

• Funkcje poza planem bezpłatnym. Według recenzji brakuje w nim 5 grup funkcji: JPK, deklaracji VAT/ZUS, faktur cyklicznych, API oraz modułu KPiR i ryczałtu. Jeśli firma potrzebuje tych rozliczeń lub automatyzacji, sam plan Bezpłatny jej nie wystarczy.^4,7

KSeF w FakturaXL: wysyłka, pobieranie faktur i dostęp w planie Bezpłatnym za 0 zł

FakturaXL wysyła faktury do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i pobiera je stamtąd także w planie Bezpłatnym. Za samą integrację nie ma dodatkowej opłaty.⁴ Dostęp do KSeF nie usuwa jednak limitu dokumentów w tym planie.^4,7 Przy korzystaniu z KSeF obowiązuje limit 10 wystawianych faktur i dokumentów miesięcznie¹³.

Wysyłka ręczna, automatyczna i zbiorcza oraz import faktur zakupowych

Faktury do KSeF można wysyłać z FakturaXL na 3 sposoby: ręcznie, automatycznie lub zbiorczo. Integracja pozwala też importować faktury zakupowe z KSeF.⁴ Firma może więc obsługiwać w jednym programie sprzedaż i zakupy. Każdy z tych kierunków nie dostaje jednak osobnej puli dokumentów.^4,7

Tryb offline i KSeF przy limicie 10 dokumentów miesięcznie

Opis integracji FakturaXL z KSeF obejmuje również tryb offline.⁴ W planie Bezpłatnym limit to 10 dokumentów miesięcznie łącznie dla sprzedaży i kosztów, a nie po 10 dla każdego rodzaju.⁷ Firma wysyłająca faktury sprzedażowe i importująca zakupowe powinna liczyć je razem. Bezpłatna integracja z KSeF i limit planu to dwa odrębne warunki.^4,7

Rozliczenia w FakturaXL: KPiR, ryczałt, JPK_V7M i JPK_V7K

FakturaXL obsługuje KPiR, czyli księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów dla ryczałtu oraz ewidencje sprzedaży i zakupów VAT i OSS.¹ Z programu można też generować i wysyłać 3 rodzajów plików: JPK_V7M, JPK_V7K i JPK_FA.¹ Dostępność rozliczeń zależy od planu. Według recenzji KPiR, ryczałt, JPK i deklaracje VAT/ZUS nie są dostępne w FakturaXL Bezpłatnym.⁴

Ewidencje VAT i OSS oraz deklaracje VAT-7, VAT-UE i ZUS-DRA

Opisy funkcji FakturaXL wymieniają deklaracje podatkowe i ubezpieczeniowe. Ewidencja zawiera zapisy, a deklaracja służy do rozliczenia. To, które deklaracje można przygotować, zależy od planu z funkcjami rozliczeniowymi.

• VAT i ZUS. Wskazano VAT-7, VAT-UE, VAT-UEK oraz ZUS-DRA. Osobne zestawienie funkcji wymienia również VAT-9M.¹⁰
• Rozliczenie dochodu. W opisie modułu księgowego planu FakturaXL Pełny znalazły się zaliczki PIT i rejestr środków trwałych.⁴

Które rozliczenia wymagają planu Pełnego?

Według recenzji plan FakturaXL Bezpłatny nie obejmuje JPK, deklaracji VAT/ZUS ani modułu KPiR i ryczałtu. Firma potrzebująca tych rozliczeń musi więc wybrać plan płatny.⁴ Cennik przypisuje planowi Pełnemu również JPK_EWP i JPK_PKPIR, a planowi Pełny + Magazyn – JPK_MAG.⁷ Pełny obejmuje pięć formatów JPK: JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA, JPK_EWP i JPK_PKPIR. JPK_MAG należy do wariantu z magazynem⁷.

Magazyn w FakturaXL: dokumenty WZ, PZ, PW, RW i MM

Obsługa magazynu jest dostępna w planie FakturaXL Pełny + Magazyn. Kosztuje on 19,99 zł/mies. netto przy rozliczeniu rocznym. Plan daje dokumenty bez limitu i dostęp dla 3 użytkowników.⁴ Jest przeznaczony dla firmy, która obok faktur ewidencjonuje ruchy i stany towarów⁷.

Powiązanie dokumentów magazynowych ze sprzedażą i kontrola stanów

Plan FakturaXL Pełny + Magazyn automatycznie tworzy dokumenty magazynowe oraz pozwala kontrolować stany i prowadzić inwentaryzację. W opisie wymieniono WZ, PZ, PW, RW i MM, a także FIFO i LIFO – metody ustalania kolejności rozchodu zapasów.^7,10 Firma sprzedająca towary może dzięki temu prowadzić dokumentację magazynową obok sprzedażowej. Plan kosztuje 19,99 zł miesięcznie, czyli o 10 zł więcej niż Pełny⁷.

• Dokumenty: 5 typów – WZ, PZ, PW, RW i MM.^7,10
• Ewidencja zapasów: kontrola stanów, inwentaryzacja i 2 metody rozchodu: FIFO oraz LIFO.^7,10

Plan Pełny + Magazyn za 19,99 zł/mies. netto przy rozliczeniu rocznym i 1 miesiąc próby za 0 zł

Magazyn w FakturaXL można wypróbować przez 1 miesiąc za 0 zł.⁷ Potem plan FakturaXL Pełny + Magazyn kosztuje 19,99 zł/mies. netto przy rozliczeniu rocznym. Obejmuje dokumenty bez limitu i 3 użytkowników.⁴ O wyborze tego wariantu przesądza potrzeba ewidencji towarów, nie tylko liczba faktur.

FakturaXL OCR na Androidzie i iOS: zakres aplikacji a funkcje w przeglądarce

FakturaXL OCR na Androidzie i iOS pozwala skanować faktury kosztowe, wystawiać podstawowe dokumenty oraz śledzić płatności.⁴ Według recenzji zaawansowane funkcje magazynu, księgowości i integracji działają w przeglądarce, nie w aplikacji mobilnej.⁴ Katalog andro.io podaje, że instalacja FakturaXL OCR wymaga Androida w wersji 8.0 lub nowszej¹⁴.

Skanowanie faktur kosztowych, podstawowe dokumenty i płatności na 2 platformach

FakturaXL OCR jest dostępna na 2 platformach: Androidzie i iOS.⁴ W aplikacji można wykonać następujące czynności:

• Faktury kosztowe: skanować dokumenty zakupowe.⁴
• Dokumenty sprzedażowe: wystawiać podstawowe dokumenty.⁴
• Należności: śledzić płatności.⁴

Recenzja przytacza ocenę aplikacji w Google Play: 3,2/5. To ocena użytkowników, a nie redakcyjna ocena produktu.⁴

Magazyn, księgowość i integracje dostępne w przeglądarce

Zaawansowaną obsługę magazynu, księgowości i integracji FakturaXL udostępnia w przeglądarce. Recenzja nie przypisuje tych funkcji aplikacji FakturaXL OCR.⁴ Telefon wystarczy do opisanych czynności mobilnych: skanowania kosztów i śledzenia płatności. Firma planująca pracę z magazynem lub księgowością powinna uwzględnić ten podział.

FakturaXL dla biur rachunkowych: warianty na 3, 10 i 100 firm

FakturaXL ma dla biur rachunkowych warianty na 3, 10 albo 100 firm.⁶ Różnią się one liczbą pracowników biura z dostępem do programu i planami udostępnianymi klientom. Pakiet do obsługi 10 firm przewiduje konta dla trzech użytkowników lub pracowników biura⁶.

Liczba pracowników i plan Pełny dla klientów biura

Wariant na 3 firmy obejmuje 1 pracownika i bezpłatny plan fakturowania dla klientów. Przy 10 firm dostęp otrzymuje 3 pracowników, a 10 klientów może korzystać z planu FakturaXL Pełny. Wariant na 100 firm zapewnia plan FakturaXL Pełny 100 klientom.⁶

Dane w tabeli: 6

Producent określa pakiet FakturaXL Pełny dla klientów biura jako bezpłatny. Daje im dokumenty, produkty i koszty bez limitu.⁶ Ten warunek dotyczy dostępu klienta, a nie abonamentu płaconego przez biuro. Pakiet dla biura obsługującego do trzech firm kosztuje 0 zł miesięcznie⁶.

Rozszerzenie o kolejne 10 firm za 40 zł

Rozszerzenie FakturaXL dla biur rachunkowych kosztuje 40 zł za każde kolejne 10 firm. Opis oferty nie wskazuje okresu naliczania tej opłaty.⁶ Publiczny fragment oferty podaje również cenę podstawowego pakietu na 10 firm: 40 zł/mies. Koszt samego rozszerzenia nie jest więc całym kosztem obsługi biura.⁶

Opinie klientów o FakturaXL

Dla kogo jest FakturaXL, a dla kogo nie?

FakturaXL może służyć firmom prowadzącym uproszczoną księgowość. Nie jest natomiast programem do pełnej księgowości handlowej.⁹ Przy wyborze planu liczy się potrzeba rozliczeń podatkowych oraz kontroli stanów towarów.¹¹

Sprawdzi się, jeśli

FakturaXL pasuje do działalności, która chce połączyć fakturowanie z uproszczonymi rozliczeniami lub ewidencją towarów.^9,11 O wyborze między Pełnym a Pełnym + Magazyn decyduje potrzeba kontroli zapasów.

• Firma prowadzi uproszczoną księgowość. Plan FakturaXL Pełny jest opisywany jako wybór przy większej liczbie dokumentów oraz potrzebie obsługi KPiR, ryczałtu i JPK.¹¹
• Firma handlowa lub e-commerce kontroluje zapasy. Do tego służy plan FakturaXL Pełny + Magazyn z kontrolą stanów towarów.¹¹

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

FakturaXL nie zastąpi systemu do pełnej księgowości handlowej ani rozbudowanego ERP.^3,9 Według recenzji nie ma też modułu HR i płac ani konsultacji z księgowym.⁴

• Duża struktura potrzebuje jednego systemu. Według recenzji program jest mniej odpowiedni, gdy firma chce połączyć zaawansowany ERP, pełną księgowość oraz kadry i płace.⁹
• Użytkownik oczekuje prowadzenia przez księgowego. Moduł księgowy wymaga podstawowej wiedzy księgowej. Nie zastępuje pomocy księgowego.⁴

Alternatywy dla FakturaXL

FakturaXL można zestawić z Fakturownią, wFirmą i inFaktem według potrzeb firmy. Najtańszy płatny plan Fakturowni zaczyna się od 12,49 zł/mies., a dedykowany księgowy w inFakcie kosztuje od 179 zł/mies.⁴ Według recenzji FakturaXL nie ma bezpośrednich integracji z Shoper i Shopify. Dla sklepów na tych platformach to istotna różnica.⁴

Dane w tabeli: 4,15

• Fakturownia: warto ją porównać przy sprzedaży przez Shoper lub Shopify oraz przy fakturowaniu w wielu językach.⁴
• wFirma: nadaje się do porównania, jeśli firma potrzebuje również HR i płac.⁴
• inFakt: jest punktem odniesienia, gdy potrzebna jest usługa dedykowanego księgowego.⁴

Wśród innych rozwiązań wymieniono Streamsoft Firmino, Systim, iFirmę, Faktura.pl, Firmao, Comarch ERP XT, Fakturowo, aFaktury i OnlineFakturowanie.¹⁶ ABCfaktury pojawia się tylko jako program, którego wcześniej używał klient cytowany przez producenta. Nie przedstawiono go jako porównanej oferty.¹

Najczęstsze pytania o FakturaXL

Po zakończeniu planu Pełnego konto FakturaXL nie wygasa. Zmienia się natomiast jego wariant.⁷

Co dzieje się z kontem po zakończeniu planu FakturaXL Pełny?

Konto automatycznie przechodzi na plan FakturaXL Bezpłatny i pozostaje dostępne. Koniec płatnego planu oznacza więc zmianę zakresu konta, a nie jego zamknięcie.⁷

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.