SaldeoSMART — opinie, aplikacja i wdrożenie

Czym jest SaldeoSMART i dla kogo powstał?

SaldeoSMART firmy BrainSHARE IT służy do pracy z fakturami w biurach rachunkowych, u ich klientów oraz w firmowych działach księgowości.¹ Przy wyborze liczy się więc nie tylko wystawianie dokumentów. Znaczenie ma również to, czy fakturami zajmuje się sama firma, czy współpracujące z nią biuro. Według producenta program integruje się z ponad 40 programami księgowymi².

Opis aplikacji podaje skalę 200 tys. faktur/mies. w przypadku generowanych faktur sprzedażowych.³ Nie jest to liczba faktur zakupowych obsługiwanych przez biuro. Producent przewiduje dwa modele pracy: obsługę klientów przez biuro rachunkowe i samodzielną księgowość w firmie.
Jeśli przedsiębiorca wystawia faktury sporadycznie, powinien oceniać SaldeoSMART według własnego sposobu pracy, a nie skali z opisu aplikacji.

Pakiet Ekspert firmy obejmuje 10 użytkowników obiegowych; kolejnych można dokupić⁴. Ten limit ma znaczenie dla organizacji, które nie poprzestają na wystawianiu faktur. Wspólna praca na dokumentach wymaga bowiem dostępu dla odpowiednich użytkowników.

Funkcje SaldeoSMART

SaldeoSMART łączy fakturowanie z obsługą dokumentów, rozliczeniami i organizacją pracy biura rachunkowego.^1,5 Przy fakturach wymieniono 3 funkcje: automatyczne generowanie, monitoring płatności i wyszukiwanie wystawionych dokumentów.⁶ Pozostały zakres obejmuje także księgowość, kadry oraz obieg dokumentów.

• Dokumenty i rozrachunki. E-archiwum przechowuje dokumenty kosztowe i sprzedażowe. Program pozwala też kontrolować należności i zobowiązania oraz przygotowywać raporty analityczne.¹
• Rozliczenia bankowe. Opis pakietu SaldeoSMART Specjalista wymienia automaty do rozliczania transakcji bankowych. Funkcję przypisano właśnie do tego pakietu.⁵
• Analizatory księgowe. W opisie automatyzacji wskazano 3 rodzaje analizatorów: ZUS DRA, KEDU i JPK. Wspierają pracę księgową, a nie samo wystawianie faktur.⁷
• Kadry. Moduł SaldeoSMART Kadry obejmuje e-teczki pracownicze i rozliczanie zaliczek. Są to zadania odrębne od fakturowania sprzedaży.¹
• Organizacja pracy. Lista funkcji obejmuje własne obiegi dokumentów, zadania pracowników biura, komunikację z klientami i statystyki pracy. Służą one koordynowaniu obsługi dokumentów.⁵

Firma potrzebująca automatycznego rozliczania transakcji bankowych powinna uwzględnić zakres pakietu SaldeoSMART Specjalista.^1,5 Nie należy przypisywać tej funkcji każdej wersji programu. Dla biura znaczenie mają również 3 wskazane rodzaje analizatorów księgowych.

Ile kosztuje SaldeoSMART?

Cena SaldeoSMART zależy od pakietu oraz liczby użytkowników lub dokumentów.^8,9 Część konfiguracji wymaga wyceny na zapytanie. Cennik dla biur podaje natomiast kwoty przy konkretnych pulach kredytów. W pakiecie Asystent księgowego dla małego biura 500 kredytów kosztuje 289 zł netto miesięcznie¹⁰.

Plany i abonamenty

SaldeoSMART dla biur – Małe Biuro obejmuje w cenie 10 klientów, a SaldeoSMART dla biur – Standardowe Biuro – 100 klientów.¹¹ Poniższe kwoty pochodzą z tabeli cennika; kredyty oznaczają podaną w niej wielkość pakietu.¹¹ Przy 500 kredytach Asystent księgowego kosztuje 289 zł netto miesięcznie dla małego biura i 319 zł netto dla standardowego¹⁰.

Dane w tabeli: 1,10,11,12,13

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Integracja SaldeoSMART z KSeF obejmuje wysyłkę faktur sprzedaży i pobieranie faktur; w ramach pakietu kosztuje 0 zł.¹⁴ Całkowita cena zależy natomiast od pakietu i liczby użytkowników lub dokumentów. Dla Małego Biura przy puli przekraczającej 5 000 kredytów obowiązuje wycena indywidualna.^8,9,11
Kwoty w tabeli dotyczą wskazanych wariantów, a nie stawek po okresie promocyjnym.

Wersje, limity i sposób udostępniania SaldeoSMART

SaldeoSMART oferuje pakiety dla firm i biur rachunkowych. Różnią się one limitami użytkowników, zasadami wykorzystania kredytów i okresem archiwizacji.^1,5,11 Model „Firma – Podmiot” obejmuje Asystenta e-Faktur, Asystenta Firmy, Specjalistę Firmy i Eksperta Firmy.¹ Cennik dla biur osobno określa parametry pakietów Małe Biuro i Standardowe Biuro.¹¹ W pakiecie Asystent firmy dokumenty pozostają przechowywane przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku¹⁵.

Dane w tabeli: 5,11,13,16

Odrębny cennik oznaczony „od 09.2022” podaje 1 miesiąc ważności kredytów albo ważność bezterminową.¹⁷ W przytoczonym zestawieniu nie przypisano tych zasad jednoznacznie do poszczególnych pakietów. Przy porównaniu pul liczy się więc nie tylko liczba kredytów, lecz także reguła ich ważności w wybranym cenniku.

Opisy dostępu przed zakupem nie są zgodne. Porównywarka podaje 14-dniowy okres próbny, a partner handlowy informuje, że SaldeoSMART nie ma wersji DEMO.^8,9 Okres próbny nie musi oznaczać wersji demonstracyjnej na zasadach opisanych przez partnera.

Integracje SaldeoSMART

SaldeoSMART współpracuje z programami księgowymi; partner podaje integracje z ponad 40 programami.⁵ Sama liczba połączeń nie mówi jednak, jakie dane można przekazywać. Dla firmy lub biura eksport faktur i integracja dwukierunkowa oznaczają różny zakres wymiany².

• Eksport faktur. Wśród programów, do których SaldeoSMART pozwala eksportować faktury, są Comarch Optima, Insert, RAKS, Varico KPiR, Sage Symfonia FK i ASECO Wapro Kaper.¹⁸
• Kolejne programy księgowe. Lista przykładów integracji obejmuje także KSP i enova365.⁵
• Import odczytanych danych. W opisie tej funkcji wymieniono Rewizora nexo, Rachmistrza nexo oraz systemy ERP.¹⁹
• Integracja dwukierunkowa. Zewnętrzny opis przypisuje ją połączeniu SaldeoSMART z Comarch Optima.²⁰

Partner mówi o integracji z ponad 40 programami.⁵ Dwukierunkową wymianę wskazano jednak wprost tylko dla Comarch Optima, nie dla całej listy.²⁰ Przy wyborze warto oddzielić eksport faktur od importu odczytanych danych i połączenia dwukierunkowego.

Wdrożenie i wsparcie SaldeoSMART

SaldeoSMART pobiera dane nowej firmy z GUS na podstawie numeru NIP.⁸ Użytkownik wpisuje identyfikator zamiast przepisywać informacje dostępne w rejestrze. Przydaje się to na początku pracy, ale nie zastępuje konfiguracji programu ani usługi wdrożeniowej.

Przy planowaniu pracy z dokumentami liczy się też czas ich przechowywania. W pakiecie Asystent firmy wynosi 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Pobieranie danych z GUS i archiwizacja pełnią różne funkcje.

Co SaldeoSMART robi inaczej niż konkurencja?

Partner przedstawia SaldeoSMART również przez pryzmat kosztów przetwarzania dokumentów. Deklaruje ich redukcję do 50% po wdrożeniu programu.¹⁹ Jest to deklarowany górny poziom oszczędności, a nie wynik gwarantowany każdej firmie²¹.

Wartość 50% odnosi się do kosztów przetwarzania dokumentów. Nie określa ceny abonamentu ani kosztu samego wystawiania faktur. Bez obliczeń wykonanych na tych samych zasadach nie dowodzi też większych oszczędności niż w konkurencyjnych produktach.

Plusy i minusy SaldeoSMART

SaldeoSMART ma określoną stawkę za integrację z KSeF w ramach pakietu.¹⁴ Nie jest ona ceną zakupu całego programu.⁹ Standardowa integracja z KSeF kosztuje 0 zł w ramach posiadanego pakietu²².

SaldeoSMART a droga faktury przez KSeF: wysyłka, pobieranie i przygotowanie do księgowania

SaldeoSMART wysyła faktury sprzedażowe do KSeF i pobiera z niego faktury w 2 trybach: ręcznym i automatycznym.^1,23 Przy fakturach zakupowych zakres pracy nie kończy się na pobraniu pliku. Obejmuje także przegląd dokumentów i przygotowanie ich do księgowania.^14,23

Ręczne i automatyczne pobieranie oraz status wysłanej faktury

SaldeoSMART pozwala wysłać fakturę sprzedaży do KSeF i sprawdzić jej status.^1,23 Program tworzy e-faktury KSeF oraz automatycznie weryfikuje ich poprawność.¹⁴ Weryfikacja dokumentu to inna czynność niż sprawdzenie jego statusu po wysyłce. Faktury można pobierać w 2 trybach:

• Pobieranie ręczne. Użytkownik sam pobiera faktury z KSeF.²³
• Pobieranie automatyczne. Ogranicza ręczną pracę, ale trzeba je włączyć. Tryb ręczny nie wymaga włączenia tej opcji.²³

Miniobieg faktur zakupowych i „Uzupełnij z AI”

SaldeoSMART obsługuje miniobieg faktur zakupowych z KSeF, czyli pracę z dokumentami przed ich księgowaniem.²³ Opis wymienia 4 wskazane elementy: pobranie dokumentów, ich weryfikację i nadanie statusów, przekazanie do księgowości oraz eksport do programu księgowego²⁴.

• Przegląd dokumentu: wizualizacja faktury pobranej z KSeF.²³
• Dane uzupełniające: załączniki do pobranych faktur i odczyt pozycji towarowych.²³
• Przygotowanie do księgowania: funkcja „Uzupełnij z AI” przygotowuje pobraną fakturę do zaksięgowania.¹⁴

Automatyczny import pozwala pozyskać fakturę, a „Uzupełnij z AI” służy dalszej pracy z jej danymi.^14,23 Te czynności mają różne zasady wykorzystania kredytów. Uzupełnienie danych faktury z KSeF za pomocą AI zużywa 1 kredyt za fakturę; samo pobranie nie zużywa kredytów²⁵.

SaldeoSMART podczas niedostępności KSeF: uprawnienia, certyfikaty i tryb offline

SaldeoSMART obsługuje certyfikaty KSeF typu I i II, tokeny KSeF 2.0 oraz tryby niedostępności KSeF.²³ Według producenta obsługa tych trybów pomaga utrzymać ciągłość pracy podczas awarii.²³ Nie określa to jednak, które czynności można wykonać bez połączenia z KSeF. Fakturę wystawioną w trybie offline24 trzeba przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu²⁶.

Certyfikaty typu I i II oraz tokeny KSeF 2.0

SaldeoSMART uwzględnia 2 typy certyfikatów KSeF – I i II – oraz tokeny KSeF 2.0.²³ Środki dostępu do KSeF nie są tym samym co obsługa trybów niedostępności. Te ostatnie mają podtrzymać ciągłość pracy podczas awarii, ale KSeF nie przyjmie faktury, gdy pozostaje niedostępny.²³ Certyfikat KSeF zachowuje ważność nie dłużej niż 2 lata od wytworzenia lub wskazanej daty początku obowiązywania²⁷.

Zarządzanie uprawnieniami użytkowników z jednego miejsca

Administrator SaldeoSMART dodaje certyfikat i nadaje użytkownikom uprawnienia do KSeF z jednego miejsca.²³ Robi to w programie, bez konieczności codziennej pracy w systemie Ministerstwa Finansów.^14,23 Dla biura z kilkoma użytkownikami oznacza to wspólny punkt zarządzania dostępem. Nadawanie uprawnień nie jest jednak wystawianiem faktury w trybie niedostępności; obsługa certyfikatów obejmuje 2 typy: I i II.

SaldeoSMART we współpracy biura z klientem: kto wystawia faktury, a kto księguje?

SaldeoSMART pozwala klientowi biura wystawiać faktury i przekazywać dokumenty, a biuru – pracować zbiorczo na dokumentach klientów.¹ W opisanym modelu biuro lub konto główne firmy kategoryzuje odczytane dokumenty i eksportuje je do programu księgowego. Odpowiada też za automatyzację rozliczeń bankowych.¹ Asystent księgowego w wariancie Standardowe Biuro obejmuje w cenie obsługę do 100 klientów¹⁰.

Dostęp klienta do własnej firmy, dokumentów i płatności

Klient biura widzi w SaldeoSMART tylko własną firmę. Może korzystać z e-archiwum i kontrolować płatności.¹ Dokumenty przekazuje elektronicznie na 3 wskazane sposoby: przez skan, aplikację mobilną albo e-mail.⁷ Biuro udostępnia mu przygotowane raporty wyników finansowych, podatków i ZUS.¹ Taki dostęp nie obejmuje czynności księgowych przypisanych biuru.

Praca zbiorcza biura oraz zakres udostępniany 3 klientom w pakiecie Asystent księgowego

Pakiet SaldeoSMART – Asystent księgowego udostępnia program do fakturowania oraz przesyłanie wyników finansowych, podatków i ZUS dla 3 klientów.⁵ Liczba ta dotyczy konkretnego zakresu udostępniania, a nie ogólnego limitu dokumentów obsługiwanych przez biuro. Klient wystawia własne faktury i przekazuje dokumenty. Biuro wykonuje natomiast przypisane mu czynności związane z przygotowaniem danych do księgowania.¹

SaldeoSMART od skanu do księgowania: odczyt, korekta danych i eksport

SaldeoSMART odczytuje dane ze skanów i dokumentów elektronicznych, które można sprawdzić oraz poprawić przed zatwierdzeniem.^9,19 Biuro lub konto główne firmy ma też dostęp do czynności przygotowujących dokumenty do księgowania.¹ OCR oznacza rozpoznawanie danych z dokumentu; w tym programie opis obejmuje faktury i wyciągi bankowe.^9,19 Dla pakietu Asystent biura wskazano limit 20 kredytów przy OCR i pobieraniu faktur klienta z KSeF.

Weryfikacja danych odczytanych z faktur i wyciągów bankowych

Przed zatwierdzeniem dokumentu można sprawdzić i poprawić odczytane dane.^9,19 Partner deklaruje skuteczność odczytu bliską 100% dla wyciągów bankowych i potwierdzeń przelewów.⁷ Ta deklaracja nie dotyczy skuteczności odczytu faktur ani nie zastępuje kontroli danych.

Po odczycie SaldeoSMART pozwala biuru lub kontu głównemu firmy kategoryzować dokumenty i eksportować je do programu księgowego.¹ Udostępnia tej stronie również działania księgowe i automatyzację rozliczeń bankowych. Deklarowana skuteczność odczytu bliska 100% dla dokumentów bankowych nie oznacza, że dane zostały już zatwierdzone i wyeksportowane.

Pakiet Asystent biura: 20 kredytów na OCR i pobieranie faktur klienta z KSeF

W pakiecie SaldeoSMART – Asystent biura OCR i pobieranie faktur klienta z KSeF wiążą się z limitem 20 kredytów.⁵ Nie jest to liczba faktur, których odczytanie lub pobranie program gwarantuje. Biuro powinno odnieść ten limit do planowanej pracy ze skanami i dokumentami z KSeF, nie do deklarowanej skuteczności odczytu dokumentów bankowych.

SaldeoSMART na telefonie: dokumenty kosztowe i korekty wysyłane do KSeF

Aplikacja mobilna SaldeoSMART daje dostęp do dokumentów kosztowych i faktur. Pozwala też wystawiać faktury korygujące oraz wysyłać je do KSeF i kontrahentów.³ Opis aplikacji podaje skalę korzystania z całego narzędzia: 170 000 firm i 5 mln stron dokumentów przetwarzanych miesięcznie.³ Nie są to osobne statystyki korzystania z aplikacji mobilnej.

Wystawianie i wysyłanie faktur korygujących

W aplikacji mobilnej SaldeoSMART można wystawić fakturę korygującą i wysłać ją do KSeF oraz kontrahenta.³ Telefon daje też dostęp do dokumentów kosztowych i faktur, lecz opis mobilnej wysyłki wymienia wprost korekty.³ Na iPhonie aplikacja wymaga systemu iOS 15.1 lub nowszego.

Aplikacja na iPhone’a: wymagany iOS 15.1 lub nowszy

Aplikacja SaldeoSMART na iPhone’a wymaga systemu iOS 15.1 lub nowszego.³ Starsza wersja iOS nie spełnia tego wymagania. Osoba planująca wystawianie i wysyłanie korekt z telefonu powinna więc uwzględnić zarówno wersję systemu, jak i zakres funkcji mobilnych.

Opinie klientów o SaldeoSMART

Dla kogo jest SaldeoSMART, a dla kogo nie?

SaldeoSMART jest przeznaczony dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów oraz firm przetwarzających duże wolumeny dokumentów.⁹ Wariant Małe Biuro obejmuje w cenie 10 klientów, a Standardowe Biuro – 100 klientów. Dopasowanie zależy od skali pracy z dokumentami i potrzebnego zakresu współpracy.

Sprawdzi się, jeśli

• Biuro obsługuje wielu klientów. To profil odbiorcy wymieniony w opisie rozwiązania.⁹ Wariant Standardowe Biuro obejmuje w cenie 100 klientów.
• Firma przetwarza duży wolumen dokumentów. Taka praca odpowiada opisanemu przeznaczeniu SaldeoSMART.⁹ Opis aplikacji podaje skalę 200 tys. faktur sprzedażowych miesięcznie.

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Potrzebujesz wyłącznie narzędzia do sporadycznego fakturowania. Porównaj koszt z zakresem funkcji, z których faktycznie skorzystasz, zamiast kierować się ofertą dla biur obsługujących wielu klientów.⁹ Dla odniesienia: Małe Biuro – Asystent księgowego z pulą 500 kredytów kosztuje 289 zł netto miesięcznie.

Alternatywy dla SaldeoSMART

SaldeoSMART warto zestawiać z produktami odpowiadającymi na tę samą potrzebę. Integracja z KSeF kosztuje w jego pakiecie 0 zł, lecz ta kwota nie określa kosztu całego rozwiązania. Małe Biuro – Asystent księgowego z pulą 500 kredytów kosztuje 289 zł netto miesięcznie.

Cenę 289 zł netto miesięcznie za 500 kredytów należy odnosić przede wszystkim do ofert rozwiązujących ten sam problem. Dla jednych firm będzie nim wystawianie faktur, dla innych obsługa dokumentów kosztowych. Biuro rachunkowe powinno z kolei uwzględnić także współpracę z klientami.

Najczęstsze pytania o SaldeoSMART

Czy saldeo jest zintegrowane z KSeF?

Tak. SaldeoSMART integruje się z KSeF przy wysyłaniu i pobieraniu faktur.¹⁴ Obsługa tych czynności w programie nie wymaga logowania do systemu Ministerstwa Finansów. Integracja kosztuje 0 zł w ramach pakietu.

Czy Saldeo pobiera faktury z KSeF?

Tak, integracja SaldeoSMART z KSeF obejmuje pobieranie faktur.¹⁴ Program ma 2 tryby pobierania: ręczny i automatyczny. Samo pobranie nie zużywa kredytów, ale uzupełnienie danych za pomocą AI zużywa 1 kredyt za fakturę.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.