Faktura elektroniczna a PDF i faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana jest dokumentem elektronicznym zapisanym w XML, zgodnie z określoną strukturą logiczną. Obsługuje ją Krajowy System e-Faktur (KSeF).¹ System centralnie przechowuje takie faktury.¹
W artykule porównujemy 2 formaty – PDF i XML – oraz ich zastosowanie. Zgodnie z art. 112aa ustawy o VAT KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat od końca roku ich wystawienia.²

Czym jest faktura ustrukturyzowana i po co wprowadzono ją w KSeF?

Faktura ustrukturyzowana jest fakturą elektroniczną, której pola mają układ przeznaczony do przetwarzania w KSeF. Dzięki temu system rozpoznaje dane bez analizowania wyglądu dokumentu. Definicję faktury wystawionej w KSeF i opatrzonej nadanym tam numerem zawiera art. 2 pkt 32a ustawy o VAT.²

Struktura logiczna wskazuje, gdzie zapisać informacje o transakcji i jej stronach. Przedsiębiorca musi więc odróżnić dane faktury od sposobu ich wyświetlenia. Art. 106e ust. 1 pkt 3–5 ustawy o VAT wskazuje dane i adresy stron oraz właściwe numery identyfikacji podatkowej.²

Po co wprowadzono fakturę ustrukturyzowaną?

Fakturę ustrukturyzowaną wprowadzono, aby dane faktur miały jednolity układ czytelny dla systemów. Pozwala to automatycznie odczytywać informacje i przekazywać je między systemami księgowymi, bez ręcznego przepisywania.³
Jednolity jest zapis danych, nie wygląd faktury na ekranie. Art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT zalicza do funkcji KSeF wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur oraz zapewnianie dostępu do nich.²

Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej: co określa FA(3)?

FA(3) wyznacza układ pól, w których zapisuje się dane faktury ustrukturyzowanej. Opis struktury wyróżnia 5 sekcji faktury.⁴ Taki podział pomaga oddzielić informacje o stronach transakcji od danych o sprzedaży. Struktura logiczna FA(3) jest obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej od 1 lutego 2026 r.⁵

Lista obejmuje rodzaje informacji zapisywanych na fakturze, nie nazwy sekcji schemy FA(3).

• Dane sprzedawcy wskazują podmiot wystawiający fakturę.
• Dane nabywcy wskazują drugą stronę transakcji.
• Oznaczenia faktury obejmują jej numer oraz daty.
• Dane sprzedaży opisują pozycje i kwoty transakcji.
• Informacje dodatkowe uzupełniają fakturę, jeśli dotyczą danej transakcji.

Dlaczego warto przygotować elektroniczny obieg faktur?

Elektroniczny obieg faktur porządkuje przekazywanie dokumentów między sprzedażą a księgowością. Gdy wiadomo, kto wystawia i odbiera fakturę oraz dokąd trafiają jej dane, rzadziej trzeba przepisywać informacje. KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat od końca roku ich wystawienia.¹
Firmowy obieg dokumentów powinien uwzględniać korzystanie z faktur przez ten okres.⁶

Kiedy fakturę można wystawić w innej formie?

Fakturę w innej formie można wystawić, jeśli przepisy nie wymagają dla niej postaci ustrukturyzowanej w KSeF. Decydują zasady dotyczące transakcji, nie wybór PDF zamiast XML. Sam wygląd dokumentu również nie rozstrzyga o obowiązku wystawienia go w systemie. Wyłączenia, w tym faktury dla konsumentów, wymienia art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.²

Faktura ustrukturyzowana przekazuje dane w jednolitym układzie. Możliwość zastosowania innej formy zależy zaś od zakresu obowiązku KSeF. Do końca 2026 r. można wystawiać faktury poza systemem, jeśli miesięczna wartość sprzedaży na tych fakturach nie przekracza 10 tys. zł brutto.²

Czym jest faktura elektroniczna w PDF, a czym faktura ustrukturyzowana w XML?

Faktura elektroniczna w PDF ma postać czytelną dla człowieka. Faktura ustrukturyzowana w XML zapisuje natomiast dane w polach przetwarzanych przez system. Różnica dotyczy postaci danych, a nie możliwości wyświetlenia dokumentu. Art. 2 pkt 1 dyrektywy 2014/55/UE definiuje fakturę elektroniczną w zamówieniach publicznych przez ustrukturyzowany format umożliwiający automatyczne przetwarzanie.⁷

Plik PDF może pokazywać treść faktury ustrukturyzowanej, ale nie jest jej właściwą postacią w KSeF.¹
Tabela zestawia sposób przedstawienia danych w PDF i XML oraz rolę obu plików w systemie. Art. 106na ust. 1 wiąże datę wystawienia z przesłaniem faktury do KSeF. Ust. 3 wiąże datę otrzymania z nadaniem numeru identyfikującego.²

Jednorazowy dostęp do artykułu GOFIN o tych formach faktur kosztuje 3,49 zł netto plus 23% VAT. Łączna cena wynosi 4,29 zł brutto, a dostęp trwa 48 godzin.⁸ To opłata za artykuł, nie za wystawienie faktury.

Jakie dane zawiera faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana zawiera dane stron transakcji i informacje o sprzedaży. Jej pola obejmują między innymi numer, daty, pozycje sprzedaży oraz kwoty. Znaczenie tych pól nie zależy od wyglądu dokumentu na ekranie. Zakres wymaganych danych określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.²

Faktura ustrukturyzowana a e-faktura: co oznaczają te pojęcia?

E-faktura to ogólna nazwa faktury w postaci elektronicznej. Faktura ustrukturyzowana ma natomiast ustalony układ danych. Samo określenie „faktura elektroniczna” nie mówi, czy chodzi o PDF, czy XML; liczy się format danych. Art. 2 pkt 32 ustawy o VAT definiuje ją jako fakturę wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.²

PDF pozwala odczytać treść faktury, a XML zapisuje dane faktury ustrukturyzowanej.

Od kiedy obowiązują faktury ustrukturyzowane i kogo dotyczą?

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF obejmuje przedsiębiorców etapami. Od 1 lutego 2026 r. dotyczy firm z obrotem powyżej 200 mln zł.¹ Termin zależy od grupy przedsiębiorcy, nie od tego, czy wcześniej wystawiał faktury elektroniczne w PDF.⁹

Co zmienia obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych?

Przy transakcji objętej obowiązkiem sprzedawca wystawia fakturę w KSeF. Samo wysłanie pliku PDF nie wystarczy. W obowiązkowym KSeF odbiorca nie musi wyrażać zgody na otrzymanie faktury przez system.¹⁰
Czytelny widok przekazany odbiorcy trzeba odróżnić od wystawienia dokumentu. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek objął podatników, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.⁹

Jakie korzyści może przynieść elektroniczny obieg faktur?

Elektroniczny obieg łączy wystawienie faktury z jej odbiorem i dalszą obsługą księgową.

Kto jest objęty obowiązkiem korzystania z KSeF?

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmuje także większość przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.¹ Sama forma prowadzenia firmy nie oznacza więc pozostania poza systemem.⁹

Kiedy trzeba wystawiać faktury ustrukturyzowane?

Termin rozpoczęcia wystawiania faktur ustrukturyzowanych zależy od grupy przedsiębiorców i zasad przejściowych. Od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. możliwe jest korzystanie z faktur papierowych lub faktur z kas rejestrujących. Okres ten kończy się 1 stycznia 2027 r.¹¹ Etap dotyczący najmniejszych firm wskazano na 2027 r.^1,9

Termin wystawiania faktur w KSeF zależy też od zasad dotyczących konkretnej transakcji. Dla pozostałych podatników obowiązek rozpoczął się 1 kwietnia 2026 r., z uwzględnieniem przejściowego limitu miesięcznej sprzedaży.⁹

Obsługa faktur w KSeF: od zakresu systemu po szczególne potrzeby JST

KSeF obsługuje faktury ustrukturyzowane, ale nie każda faktura musi do niego trafić. Decyduje zakres obowiązku dotyczącego transakcji. Przygotowanie dokumentu w programie księgowym nie oznacza jeszcze jego udostępnienia w systemie. W przypadku JST, czyli jednostek samorządu terytorialnego, trzeba też prawidłowo wskazać nabywcę.¹² Przygotowanie dokumentu w programie księgowym można powiązać z obsługą KSeF w Comarch ERP Optima, której konfiguracja obejmuje wymianę danych z systemem.

Jakie faktury trafiają do KSeF, a jakie pozostają poza systemem?

O obowiązku wystawienia faktury w KSeF decydują zasady dotyczące transakcji, w tym wyłączenia z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. Format używany w firmie do podglądu nie zastępuje oceny tego obowiązku. Tabela pokazuje różnicę między transakcją objętą obowiązkiem a przypadkiem wyłączonym.

Jaką rolę pełni faktura ustrukturyzowana w KSeF?

KSeF udostępnia odbiorcy fakturę ustrukturyzowaną bez potrzeby wysyłania jej e-mailem.¹ Przy fakturach dla JST ważne jest przypisanie danych nabywcy do właściwej jednostki. Ma to szczególne znaczenie, gdy dokument zawiera informacje dodatkowe.

Struktura FA(3) przewiduje znacznik JST w danych nabywcy oraz możliwość ujęcia załącznika.⁴ W obiegu faktur JST należy rozróżnić następujące elementy:

• Wystawianie faktury dla JST wymaga poprawnego wskazania nabywcy w dokumencie.
• Odbiór faktury przez JST następuje w KSeF, gdy system udostępni w nim dokument.
• Załącznik do faktury jest osobnym elementem danych, nie zamiennikiem faktury.

Szkolenie INFORLEX o fakturze ustrukturyzowanej dla JST trwa 1 godz. 26 min 12 s. Abonament dający dostęp do szkolenia można testować bezpłatnie przez 5 dni.⁴ Czasy te dotyczą materiału i testowania abonamentu, nie obsługi faktury w KSeF.¹³

KSeF udostępnia fakturę odbiorcy, a struktura dokumentu pozwala zapisać dane potrzebne JST.

Jak przygotować dane i wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Przygotowanie faktury ustrukturyzowanej zaczyna się od zebrania danych sprzedaży. Następnie trzeba zapisać je w wymaganych polach i przesłać dokument do KSeF. Przed wysyłką firma powinna ustalić, kto ma uprawnienia do wystawiania faktur i z jakiego programu skorzysta. Dane trafiają do pól struktury FA(3).

DoFaktur.pl opisuje wystawianie faktur z automatycznym przygotowaniem XML i wysyłką do KSeF jednym kliknięciem.¹ Taka wysyłka nie zwalnia ze sprawdzenia danych sprzedawcy, nabywcy i transakcji.

Jakie są kolejne etapy wystawienia faktury ustrukturyzowanej?

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej wymaga przygotowania uprawnień i wprowadzenia danych. Kolejne czynności to utworzenie dokumentu w strukturze FA(3) oraz przekazanie go do KSeF. Uprawniona osoba może użyć wybranego programu, także Aplikacji Podatnika KSeF. Profil Zaufany i podpis kwalifikowany służą identyfikacji; nie są elementami treści faktury.

Jakie dane trzeba uwzględnić w fakturze ustrukturyzowanej?

Faktura ustrukturyzowana musi zawierać dane wymagane dla transakcji przez ustawę o VAT. Informacje trzeba umieścić we właściwych polach struktury. Podmiot1 oznacza sprzedawcę, a Podmiot2 nabywcę; dane identyfikacyjne, w tym NIP, muszą trafić do właściwej strony. Opis pól wyróżnia 3 typy, więc pola pełnią różne funkcje przy uzupełnianiu dokumentu.¹⁰

Jak przebiega proces od przygotowania faktury do jej wystawienia?

Wystawianie faktury ustrukturyzowanej zaczyna się od ustalenia dostępu do KSeF. Kończy je przyjęcie dokumentu przesłanego w strukturze FA(3). Lista obejmuje działania wystawcy i wynik po stronie systemu:

• Uprawnienia do KSeF otrzymuje osoba wystawiająca faktury w imieniu firmy.
• Oprogramowanie do faktur trzeba przygotować do tworzenia dokumentów zgodnych ze strukturą XML.
• Tryb offline warto uwzględnić w firmowej procedurze wystawiania faktur bez bieżącego połączenia z systemem.
• Dane faktury trafiają do pól sprzedawcy, nabywcy i sprzedaży.
• Dokument XML należy przesłać do KSeF, a następnie sprawdzić wynik przyjęcia.

KSeF sprawdza strukturę przesłanej faktury. Po jej przyjęciu nadaje dokumentowi unikalny numer identyfikacyjny.¹⁴ Numer potwierdza przyjęcie faktury przez system.

Błędy faktury ustrukturyzowanej: przyczyny, poprawki i weryfikacja

Dalsze postępowanie zależy od tego, czy KSeF odrzucił fakturę, czy przyjął ją z błędnymi danymi. Odrzucony dokument trzeba poprawić i wysłać ponownie. Przyjętej faktury nie poprawia się przez edycję pliku.¹⁵

Dlaczego faktura ustrukturyzowana może zostać odrzucona?

KSeF może odrzucić fakturę, jeśli dokument nie spełnia wymagań struktury FA(3). Odrzucenie oznacza, że faktura nie została formalnie wystawiona.¹ Wystawca musi usunąć przyczynę odrzucenia i ponownie przesłać dokument.¹⁵

Jak postąpić, gdy faktura zawiera błędne dane?

Po wykryciu błędu w danych trzeba najpierw ustalić, czy KSeF przyjął fakturę. System sprawdza strukturę FA(3), ale nie zawsze wychwytuje błędne dane kontrahenta, na przykład NIP.¹

• Odrzucona faktura wymaga poprawienia danych źródłowych i ponownego przesłania do KSeF.¹⁵
• Przyjętej faktury nie można edytować; błąd wymaga wystawienia faktury korygującej.¹

Faktura korygująca odnosi się do dokumentu przyjętego przez KSeF, nie do odrzuconej próby wysyłki.

Jak sprawdzić poprawność faktury i jej przyjęcie w KSeF?

Przyjęcie faktury w KSeF potwierdza UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. Widoczny w nim numer KSeF ma 4 elementy: NIP sprzedawcy, datę przesłania, część techniczną i sumę kontrolną.⁴ Numer potwierdza przyjęcie dokumentu, ale dane kontrahenta i sprzedaży nadal trzeba sprawdzić.

Status w KSeF wskazuje, czy dokument wysłać ponownie, czy wystawić fakturę korygującą.¹⁵

Zakres obowiązku fakturowania: faktury objęte i wyłączenia

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy dokumentów objętych przepisami o fakturowaniu ustrukturyzowanym. Wyłączenia wskazuje art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. Wyłączenie z obowiązku nie jest tym samym co przekazanie nabywcy faktury poza systemem. Sposób wystawienia zależy od rodzaju transakcji, a sposób przekazania – od zasad dotyczących odbiorcy.

Które faktury są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF?

W KSeF wystawia się faktury, dla których przepisy wymagają postaci ustrukturyzowanej. Przypadki wyłączone wskazuje art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. Wysłanie nabywcy czytelnego pliku nie zastępuje wystawienia faktury objętej obowiązkiem. Udostępnienie dokumentu i jego wystawienie to odrębne czynności.

Które faktury są wyłączone całkowicie lub częściowo?

Wyłączenie z KSeF pozwala wystawić fakturę poza systemem zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. Poza KSeF można jednak przekazać nabywcy także fakturę ustrukturyzowaną. W określonych przypadkach taki dokument wymaga kodu weryfikującego QR.⁴ Kod pomaga zweryfikować fakturę, lecz nie rozstrzyga o obowiązku jej wystawienia w systemie.

Zakres obowiązku KSeF określa sposób wystawienia faktury. Przekazanie jej nabywcy poza systemem pozostaje osobną kwestią.¹⁶

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.