Integracja programu do faktur z księgowością i sklepem

API do fakturowania łączy program do faktur z księgowością lub sklepem internetowym. Dzięki temu systemy mogą wymieniać dane o zamówieniach i fakturach. Integracja RRUP z Fakturownią pozwala wystawić fakturę bezpośrednio w RRUP.¹
W artykule wyjaśniamy, w którą stronę płyną dane i jak podejść do błędów. Po skonfigurowaniu połączenia RRUP prowadzi przez trzy etapy w menu do dodania faktury. Potem wystarczy uzupełnić dane i kliknąć „Zapisz”.²

Czym jest API do fakturowania i jak łączy systemy?

Przez API system firmy wysyła dane do programu do faktur i odbiera jego odpowiedzi. Do połączenia potrzebne są adres wywołania API oraz sposób uwierzytelnienia.
Kierunek synchronizacji wskazuje, który system tworzy lub zmienia fakturę, a który odczytuje jej dane. Fakturownia udostępnia dla faktur cztery metody HTTP: GET służy do odczytu, POST do tworzenia, PUT do zmiany, a DELETE do usuwania.³

Jak połączyć własny system z API programu do faktur?

Własny system połączysz z API programu do faktur po ustawieniu adresu wywołania i danych dostępowych. Następnie pobierzesz dane potrzebne do wystawienia dokumentu. Integracje SalesCRM i RRUP pokazują, jakie pola trzeba w tym celu przygotować.
W połączeniu SalesCRM z Fakturownią podaje się dwa pola danych dostępowych: subdomenę konta i token API.⁴

• Konfiguracja SalesCRM wymaga konta w Fakturowni oraz podania jego subdomeny i tokenu API.⁴
• Token API Fakturowni znajdziesz w ustawieniach profilu; stamtąd można go skopiować do SalesCRM.⁴
• Konfiguracja RRUP wymaga hosta wywołania API i tokenu API Fakturowni.¹
• Dane sprzedawców w RRUP trzeba pobrać z Fakturowni przed wystawieniem faktur.¹

Poprawnie ustawione połączenie kieruje żądania do właściwego konta. Zapewnia też dostęp do danych sprzedawcy potrzebnych przy wystawianiu faktury.⁵

Czym jest API Fakturowni?

API Fakturowni to interfejs programu do faktur, z którego korzystają połączone aplikacje. Subdomena identyfikuje konto w adresie usługi, a host wywołania API wskazuje adres docelowy żądania. Token API potwierdza uprawnienie do korzystania z połączenia.
Samo połączenie z kontem nie określa jeszcze źródła danych zamówienia i sprzedawcy. Fakturę tworzy żądanie wysłane na ścieżkę `/invoices.json`, dodaną do adresu konta zawierającego jego subdomenę.³

Czym jest API KSeF?

API KSeF służy do komunikacji oprogramowania z Krajowym Systemem e-Faktur. Ten państwowy system obsługuje faktury ustrukturyzowane; jego interfejs nie przenosi zamówień ze sklepu do programu do faktur.
Przepływ danych między sklepem, programem i KSeF trzeba więc ustalić osobno dla każdego połączenia. Przeznaczenie KSeF opisuje art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT. Przepis wymienia m.in. wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.⁶

API programu łączy aplikacje używane w firmie. Państwowy interfejs, czyli API KSeF 2.0, odpowiada za komunikację oprogramowania z systemem e-Faktur. Nie należy utożsamiać go z API komercyjnego programu do faktur.⁷

Jak wybrać API do fakturowania do integracji z księgowością i sklepem?

API do fakturowania dobierz do danych przesyłanych między sklepem, programem do faktur i księgowością. Określ też kierunek wymiany: który system tworzy fakturę, a który odbiera jej dane do rozliczeń.
W API Fakturowni żądanie POST tworzy dokument pod `/invoices.json`. Jego dane odczytuje GET pod `/invoices/{id}.json`.³

• Dane zamówienia przypisz do odpowiednich pól faktury: danych nabywcy, pozycji i kwot.
• Kierunek zmian określ oddzielnie dla zamówienia, faktury i korekty. To pozwoli uniknąć nadpisywania dokumentów przez połączone systemy.
• Obsługa błędów powinna wskazywać nieudane przekazanie faktury i chronić przed ponownym utworzeniem dokumentu.

SalesCRM pokazuje, że zgodność ze strukturą KSeF może być elementem konkretnej integracji. Generowane w nim faktury spełniają wymagania schematu FA(3) XSD KSeF bez zmiany ustawień połączenia. Schemat FA(3) określa strukturę faktury ustrukturyzowanej, a XSD opisuje wymagany format danych.⁴
Schemat FA(3) zaczęto stosować 1 lutego 2026 r. Zastąpił on FA(2).⁸

Integrację z RRUP lub SalesCRM oceniaj przez pryzmat przepływu danych potrzebnego firmie. Sama możliwość wystawienia faktury nie wystarczy. Wybrane API powinno pasować do ustalonego kierunku wymiany danych ze sklepem i księgowością.

Jak rozpoznać i usunąć błędy API do fakturowania?

Błędy integracji WooCommerce, Fakturowni i KSeF zacznij diagnozować od żądań tworzących dokumenty. Sama wysyłka do KSeF nie wyjaśnia, skąd wzięła się dodatkowa faktura. Według odpowiedzi Fakturowni osobna integracja z WooCommerce może tworzyć dokumenty sprzedaży niezależnie od integracji z KSeF.⁹
W opisanym zgłoszeniu przy automatycznej wysyłce do KSeF powstały dwie faktury dla jednego zamówienia.⁹

• Żądania dla zamówienia porównaj z dokumentami, które powstały. Fakturownia wskazuje, że przy takim powieleniu otrzymuje 2 żądania.⁹
• Dokumenty sprzedaży powiąż z zamówieniem, aby sprawdzić, czy powstały z osobnych wywołań. Według Fakturowni wspomniane żądania prowadzą do utworzenia 2 dokumentów.⁹
• Automatyczną wysyłkę do KSeF oddziel od operacji tworzenia dokumentu. Gdy wysyłka jest aktywna, Fakturownia przekazuje do KSeF każdy utworzony dokument sprzedaży.⁹
• Powielone dokumenty zgłoś Fakturowni, podając przykładowe numery zamówień. Dostawca zaleca taki sposób zgłoszenia, by ustalić pochodzenie żądań.⁹

Usunięcie powielania wymaga wskazania integracji, która wysyła dodatkowe żądanie utworzenia dokumentu. Według Fakturowni powstanie dwóch dokumentów dla jednego zamówienia oznacza, że system otrzymał dwa żądania ich utworzenia.⁹

Jak sprawdzić poprawność synchronizacji faktur i obsługi błędów?

Synchronizację zamówienia WooCommerce z fakturą sprawdź, porównując dokumenty powstałe przy ręcznej i automatycznej wysyłce do KSeF. Numer zamówienia pozwoli ustalić, które faktury dotyczą tego samego zakupu.
Osoba zgłaszająca problem zaobserwowała jedną fakturę przy wysyłce ręcznej i dwie przy automatycznej dla jednego zamówienia.⁹

Tabela pokazuje liczbę faktur dla jednego zamówienia WooCommerce w obu sposobach wysyłki do KSeF. W zgłoszeniu wskazano jedną fakturę przy wysyłce ręcznej oraz dwie przy automatycznej.⁹

Dane w tabeli: 9

• Numer zamówienia WooCommerce przypisz do każdej faktury. W ten sposób wychwycisz dokumenty dotyczące tego samego zakupu.
• Żądania utworzenia dokumentu zestaw z numerem zamówienia i czasem wysłania. Pomoże to ustalić, czy integracja ponowiła operację.
• Obsługę błędu sprawdzaj osobno przy tworzeniu faktury i jej wysyłce do KSeF. Status wysyłki sam nie wskazuje źródła dodatkowego dokumentu.

Poprawna synchronizacja wymaga powiązania dokumentu z zamówieniem. Każde ponowione żądanie utworzenia faktury trzeba wyjaśnić.

Jak utworzyć i wysłać fakturę przez API?

Fakturę przez API wystaw po ustaleniu rodzaju dokumentu i zdarzenia, które uruchomi jego utworzenie. W integracji SalesCRM z Fakturownią dla osoby fizycznej można wybrać 3 rodzaje dokumentów: fakturę, paragon albo paragon fiskalny.⁴
Fakturę w API Fakturowni tworzy żądanie `POST /invoices.json`.³

• Automatyczne wystawianie faktur przy płatnościach automatycznych można włączyć w integracji SalesCRM z Fakturownią. Ustawienia pozwalają też opóźnić ich wysyłkę.⁴
• Fakturę proforma można włączyć w integracji SalesCRM z Fakturownią na życzenie klienta.⁴
• Fakturę zaliczkową Fakturownia może wystawić w trybie przedsprzedaży po otrzymaniu wpłaty. Przy wysyłce towaru może ją automatycznie rozliczyć fakturą końcową.⁴

Utworzenie i wysyłka dokumentu to odrębne czynności. Rodzaj faktury wynika ze zdarzenia sprzedażowego, a moment wysyłki z ustawień integracji.
Fakturownia udostępnia dwa tryby wysyłki faktur do KSeF: ręczny i automatyczny.¹⁰

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktura przy płatności automatycznej musi zostać wysłana od razu?

Nie. W integracji SalesCRM z Fakturownią można opóźnić jej wysyłkę.

Czy faktura proforma jest włączana automatycznie?

Można ją włączyć w integracji SalesCRM z Fakturownią na życzenie klienta.

Co dzieje się z fakturą zaliczkową po wysłaniu towaru?

W trybie przedsprzedaży Fakturownia może automatycznie rozliczyć ją fakturą końcową.

Jakie dokumenty można wybrać dla osoby fizycznej w SalesCRM?

Do wyboru są faktura, paragon albo paragon fiskalny.

Czy automatyczna wysyłka do KSeF sama tworzy fakturę?

Nie. Wysyłka do KSeF i utworzenie dokumentu to odrębne czynności; przy włączonej automatycznej wysyłce Fakturownia przekazuje każdy utworzony dokument sprzedaży.