Comarch Optima — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

Konfiguracja KSeF w Comarch ERP Optima zaczyna się od parametru „Aktywuj wymianę danych z KSeF”. Jego włączenie pozwala ustawić integrację oraz importować i eksportować dokumenty.¹
Ten poradnik prowadzi przez połączenie z systemem, wysyłkę i odbiór faktur oraz różnice między wersjami programu. Parametr pojawił się w wersji 2024.0.1 programu².

Autoryzacja, wysyłka faktur i weryfikacja dokumentów w KSeF

Przed wysłaniem lub pobraniem faktur operator musi uwierzytelnić się w KSeF z poziomu Comarch ERP Optima.³ Według opisu programu certyfikaty KSeF dla środowiska produkcyjnego obowiązują od 1.02.2026 r.³
Jeśli w środowisku demo działa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, zalecaną metodą uwierzytelniania jest token.³ To zalecenie dotyczy pracy serwisu w demo; w środowisku produkcyjnym operator może wybrać również certyfikat lub podpis kwalifikowany³.

Domyślną formę płatności wykazywaną w KSeF program pobiera z menu Start → Konfiguracja → Firma → Kasa/Bank → Formy płatności.⁴ Gdy nowa forma nie ma przypisanej płatności KSeF, na wysłanej fakturze pojawi się „Płatność inna” i nazwa wpisana przez użytkownika.⁴
Pole „Płatność KSeF” oferuje sześć opcji mapowania. Struktura FA(3) przewiduje z kolei siedem kodów form płatności⁵.

Na fakturze można zmienić parametr „Nie wysyłaj dokumentu do KSeF”. Jego zaznaczenie blokuje wysyłkę.⁴ Program zaznacza go automatycznie m.in. dla kontrahentów o statusie „Osoba fizyczna” i wskazanych zamówień B2C importowanych z Comarch E-sklep/E-sale.⁴
Faktura z zaznaczonym trybem awaryjnym również nie zostanie wysłana do KSeF.⁴ Status „Poza systemem” wskazuje dokument wysłany do KSeF poza Comarch ERP Optima.⁴ Art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4 ustawy o VAT wyłącza faktury dla konsumentów z obowiązkowego KSeF, ale pozwala wystawić je w systemie dobrowolnie⁶.

Jak skonfigurować autoryzację i wysłać fakturę sprzedaży z Comarch ERP Optima do KSeF?

Metodę autoryzacji operator wybiera przez „Zmień sposób uwierzytelniania KSeF” w menu KSeF lub na liście faktur sprzedaży.³ W otwartym oknie dostępne są certyfikat KSeF, podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna oraz token.³ Operator ma więc do wyboru trzy metody uwierzytelniania⁷.

Poniższa tabela zestawia dane potrzebne do skonfigurowania każdej metody w Comarch ERP Optima. Certyfikat KSeF wymaga dwóch plików i hasła. Przy podpisie lub pieczęci wybiera się certyfikat i podaje PIN, a przy tokenie wkleja jeden ciąg znaków⁷.

Dane w tabeli: 3

• Hasło certyfikatu KSeF operator podaje przy każdym uwierzytelnieniu, chyba że wybierze zapamiętanie go w profilu Windows.³
• Token KSeF można utworzyć także przez „Generuj token”. Program korzysta wtedy z NIP z pieczątki firmy, a operator wybiera certyfikat z tym samym NIP.¹
• Zakładka „KSeF” na fakturze pokazuje środowisko wybrane w konfiguracji firmy.⁴
• Fakturę sprzedaży wyślij do KSeF po uwierzytelnieniu operatora. Najpierw sprawdź, czy dokument nie ma zaznaczonej blokady wysyłki.
• UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru, pobierz po wysłaniu faktury. Program automatycznie uzupełni wtedy na zakładce „KSeF” m.in. numer dokumentu, link weryfikacyjny i datę przyjęcia.⁴

Wysyłka z Comarch ERP Optima wymaga autoryzacji operatora. Pobrane UPO pozwala następnie sprawdzić przyjęcie faktury na jej zakładce „KSeF”.
Po przyjęciu dokumentu można odczytać nadany mu numer KSeF. Ma on 35 znaków⁸.

Konfiguracja KSeF w Comarch ERP Optima: funkcje i pierwsze ustawienia

Ustawienia integracji z KSeF znajdują się w menu Start → Konfiguracja → Firma → Dane firmy → KSeF.¹ To tutaj przygotowuje się wymianę dokumentów dla wybranej firmy.
Ścieżkę tę opisuje już dokumentacja wersji 2024.0.1 programu Comarch ERP Optima².

Jakie funkcje KSeF oferuje Comarch ERP Optima?

Comarch ERP Optima pozwala skonfigurować integrację i wymieniać dokumenty z KSeF. Użytkownik przygotowuje faktury do wysyłki oraz odbiera dokumenty w programie. Do odnalezienia menu konfiguracji połączenia nie trzeba ustawiać Comarch OCR ani struktury FA(2).
Od 1 lutego 2026 r. środowisko produkcyjne działa w KSeF 2.0 i korzysta z formatu FA(3). Wcześniej używało formatu FA(2)⁹.

Jak uruchomić obsługę KSeF w Comarch ERP Optima krok po kroku?

Konfigurację w Comarch ERP Optima rozpocznij w ustawieniach właściwej firmy. Przed zmianą parametrów sprawdź jej NIP. Prawidłowy numer składa się z 10 cyfr¹⁰.

• Firma w Comarch ERP Optima musi odpowiadać firmie, dla której przygotowujesz wymianę dokumentów. Wybierz ją przed zmianą ustawień.
• Ustawienia KSeF znajdziesz we wskazanym menu konfiguracji firmy. Otwórz je dla wybranego podmiotu.
• Wymianę danych z KSeF włącz parametrem opisanym na początku poradnika. Następnie ustaw środowisko i uwierzytelnij operatora.

Obsługa KSeF w Comarch ERP Optima zaczyna się od ustawień firmy. Do późniejszej wymiany dokumentów trzeba też przygotować połączenie i operatora.
Operator potrzebuje odrębnych uprawnień do wysyłania e-faktur i do ich odbierania¹¹.

Comarch ERP Optima: różnice między wersjami w obsłudze KSeF

Możliwości Comarch ERP Optima w zakresie KSeF zależą od używanej wersji programu, nie od samej nazwy produktu. Osobno należy traktować warunki komunikacji z KSeF: bezpłatny okres próbny zakończył się 31.10.2025 r.¹²
Obsługa KSeF 2.0 i faktur w strukturze FA(3) pojawiła się najpierw w wersji 2026.0.1. Początkowo była dostępna dla środowiska demonstracyjnego¹³.

Wersja programu określa dostępne ustawienia i sposób pracy. Okres próbny dotyczył natomiast warunków korzystania z komunikacji.
Porównując instalacje, trzeba więc uwzględnić zarówno zakres obsługi KSeF, jak i podstawę korzystania z wymiany dokumentów¹⁴.

Jak ustawić dane firmy i środowisko KSeF w Comarch ERP Optima?

Dla firmy można wybrać środowisko pracy z KSeF: demo albo produkcyjne.¹ Przed wyborem porównaj dane firmy z danymi podmiotu, którego faktury będą wymieniane.
Sprawdź też identyfikujący go NIP. Numer składa się z 10 cyfr¹⁰.

Poniższa tabela pokazuje ustawienie początkowe środowisk i skutek wysłania faktury. Dokument przesłany do demo nie trafia do rzeczywistego obiegu. Skuteczna wysyłka w środowisku produkcyjnym oznacza wystawienie pełnoprawnej faktury¹⁵.

Dane w tabeli: 1

• Dane firmy porównaj z danymi podmiotu, dla którego konfigurujesz wymianę faktur.
• Środowisko pracy z KSeF dobierz do celu. Demo służy do przygotowania konfiguracji, a środowisko produkcyjne do obiegu faktur.
• Zmianę środowiska KSeF wykonaj w konfiguracji firmy. Program zapamiętuje datę pierwszego uruchomienia trybu produkcyjnego.¹
• Import dokumentów z KSeF nie podlega ograniczeniu związanemu z datą uruchomienia trybu produkcyjnego.¹

Środowisko KSeF rozstrzyga, czy wysyłana faktura trafi do obiegu handlowego. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF. Zasada ta nie dotyczy wysyłki testowej⁶.

Jak sprawdzić połączenie z KSeF i rozpoznać błędy konfiguracji?

Przy problemach z wymianą faktur w Comarch ERP Optima sprawdź datę aktywacji, metodę uwierzytelniania i stan bazy firmowej. Każdy z tych elementów może wpływać na połączenie. Po uwierzytelnieniu program korzysta z zapisanego połączenia z KSeF aż do jego wygaśnięcia.³

• Data aktywacji wymiany danych wyznacza, które dokumenty program może przesłać do KSeF. Sprawdź datę wystawienia faktury: dokumentów wystawionych przed aktywacją Comarch ERP Optima nie wysyła.¹
• Pole „Token” wpływa na wybór metody uwierzytelniania, gdy jest wypełnione. Sprawdź jego zawartość: program użyje tokenu, nawet jeśli skonfigurowano również certyfikat.¹
• Baza firmowa odtworzona z kopii bezpieczeństwa wymaga ponownej konfiguracji wymiany z KSeF. Przy odtwarzaniu program wyłącza parametr „Aktywuj wymianę danych z KSeF” i usuwa dane autoryzacyjne operatorów.³

Kontrolę połączenia z KSeF zacznij od daty dokumentu. Następnie sprawdź aktywną metodę uwierzytelniania. Jeśli baza była odtwarzana, wróć także do jej ustawień.

Najczęściej zadawane pytania

Co pojawi się na fakturze, jeśli forma płatności nie ma przypisania KSeF?

Program wykaże „Płatność inna” oraz nazwę formy płatności wpisaną przez użytkownika.

Ile opcji mapowania płatności udostępnia Comarch ERP Optima?

Pole „Płatność KSeF” ma sześć opcji, a struktura FA(3) przewiduje siedem kodów form płatności.

Czy faktura dla konsumenta zawsze jest blokowana przed wysyłką do KSeF?

Program może automatycznie zaznaczyć dla niej parametr „Nie wysyłaj dokumentu do KSeF”. Parametr można zmienić, a fakturę konsumencką wolno wystawić w KSeF dobrowolnie.

Czy zamówienie B2C z Comarch E-sklep lub E-sale może mieć blokadę wysyłki do KSeF?

Tak. Program automatycznie zaznacza blokadę m.in. dla wskazanych zamówień B2C importowanych z tych systemów.

Czy faktura z włączonym trybem awaryjnym zostanie wysłana do KSeF?

Nie. Faktura z zaznaczonym trybem awaryjnym nie zostanie wysłana do KSeF.