Comarch Optima — wystawianie faktur i obsługa

W Comarch ERP Optima fakturę wystawia się z listy Faktury Sprzedaży. Błąd w zapisanym dokumencie poprawia się przez korektę.
Ten poradnik pokazuje, jak przygotować fakturę, rozliczyć płatność i wprowadzić korektę. Wyjaśnia też, dlaczego wydruk nie zawsze pokazuje późniejszą zapłatę¹.

Comarch Optima – instrukcja wystawiania faktury sprzedaży

Fakturę sprzedaży przygotujesz po uzupełnieniu danych kontrahenta, pozycji dokumentu i sposobu zapłaty. Przed zapisem sprawdź rachunek bankowy widoczny na fakturze oraz schemat numeracji Faktur Sprzedaży. To on określa sposób nadawania numerów.
Art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wymaga kolejnego numeru w ramach jednej lub więcej serii. Numer musi jednoznacznie identyfikować fakturę².

Faktura cykliczna powstaje na podstawie wzorca. Tego samego kontrahenta można dodać do wzorca wielokrotnie, przypisując mu różne okresy obowiązywania, ceny i ilości. Można też wskazać odbiorcę innego niż nabywca, na przykład poszczególne sklepy sieci handlowej³.
Wzorzec pozwala ustawić generowanie faktur co 1 miesiąc⁴.

Pozycja faktury cyklicznej może korzystać z jednostki dodatkowej przypisanej do karty towaru lub usługi. Magazyn jest domyślnie pobierany z nagłówka faktury.
Na faktury trafiają też atrybuty z karty kontrahenta oznaczone do przenoszenia na transakcje, chyba że wyłączysz to we wzorcu. Dane indywidualne towarów i podmiotów zapisane we wzorcu można wyeksportować do arkusza MS Excel³.
Jednostka pomocnicza OPAK może odpowiadać 10 jednostkom podstawowym SZT. Wtedy na karcie towaru zapisuje się przelicznik 10/1⁵.

Jak wystawić fakturę sprzedaży krok po kroku w Optimie?

Przed zapisaniem faktury w Optimie sprawdź kontrahenta, pozycje sprzedaży, numerację i dane do zapłaty. Taka kontrola pozwala wychwycić pomyłkę jeszcze przed przekazaniem dokumentu odbiorcy.
Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga podania imion i nazwisk lub nazw sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresów².

• Kontrahenta wybierz do dokumentu sprzedaży albo uzupełnij jego dane przed wystawieniem faktury.
• Numer rachunku bankowego ustaw w danych używanych do fakturowania. Sprawdź też, czy właściwy rachunek pojawia się na podglądzie dokumentu.
• Fakturę Sprzedaży dodaj na liście dokumentów sprzedaży, a następnie wskaż nabywcę.
• Pozycje sprzedaży uzupełnij o towar lub usługę, ilość, cenę i właściwe dane podatkowe.
• Schemat numeracji Faktur Sprzedaży sprawdź przed zapisem, aby numer odpowiadał stosowanej serii.
• Podgląd faktury wykorzystaj do kontroli danych kontrahenta, wartości, rachunku bankowego i sposobu zapłaty. Zrób to przed przekazaniem dokumentu odbiorcy.

Duplikat Faktury Sprzedaży wydrukujesz po otwarciu faktury na liście Faktur Sprzedaży i wybraniu wydruku „Duplikat”⁶.
Jeśli wydruk nie pokazuje późniejszej zapłaty, porównaj go ze stanem rozliczenia w programie. Treść faktury i informacja o jej opłaceniu służą różnym celom. Podstawą ponownego wystawienia zaginionej lub zniszczonej faktury papierowej jest art. 106l ust. 3 ustawy o VAT. Ust. 1 dotyczy ponownego udostępnienia faktury z KSeF².

Czy można wydrukować fakturę z KSeF w Optimie?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, dotyczy faktury ustrukturyzowanej. Wydruk dokumentu nie jest tym samym co potwierdzenie jego obsługi w tym systemie.
Comarch OCR służy do czegoś innego: wczytuje faktury zakupu ze skanów i zdjęć do rejestru VAT. Dokumenty można wskazać także na liście Faktur Zakupu w menu Handel⁷.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF².

Tabela zestawia cel obsługi dokumentu sprzedaży i skanu zakupu z zakresem kontroli przed dalszą czynnością.

Dane w tabeli: 8

Comarch OCR rozpoznaje faktury w walutach PLN, EUR, GBP i USD oraz dokumenty po polsku i angielsku.
Skan lub zdjęcie powinny być czytelne, ustawione pionowo i obejmować informacje przy marginesach. Przy wczytywaniu faktury zakupu program sprawdza NIP nabywcy względem aktualnej pieczątki firmy. Kontroluje też duplikaty niezależnie od ustawienia kontroli duplikacji zapisów⁷.
Dokumentacja potwierdza 4 waluty i 3 języki faktur. Oprócz polskiego i angielskiego OCR obsługuje także niemiecki⁸.

Tabela podaje limity pliku i pojedynczej strony oraz liczbę miejsc przechowywania skanów w Comarch OCR. Pojedynczy plik przesyłany do usługi może mieć maksymalnie 20 MB⁸.

Dane w tabeli: 8

Limity plików i ustawienia przechowywania dotyczą Comarch OCR, nie wydruku faktury sprzedaży z KSeF⁷.
Konfiguracja OCR przewiduje 3 miejsca przechowywania skanów: bazę firmową, IBARD oraz dysk⁸.

Fakturę sprzedaży w Optimie przygotuj z poprawnymi danymi nabywcy i pozycji. Wydruk, rozliczenie płatności i odczyt skanu traktuj jako odrębne czynności⁹.

Jak oznaczyć i rozliczyć płatność za fakturę w Comarch ERP Optima?

Comarch ERP Optima pozwala rozliczyć fakturę przez powiązanie jej płatności z otrzymaną wpłatą. Termin płatności wskazuje, kiedy należy uregulować należność, ale nie potwierdza wpływu pieniędzy.
Płatności podlegające rozliczeniu mają 3 statusy: nierozliczona (N), rozliczona częściowo (C) i rozliczona całkowicie (R)¹⁰.

• Płatność za fakturę sprzedaży sprawdź pod kątem kwoty, terminu i sposobu zapłaty zapisanych na dokumencie.
• Wpłatę od kontrahenta porównaj z należnością z faktury. Zwróć uwagę na kontrahenta i kwotę.
• Rozliczenie należności wykonaj przez powiązanie wpłaty z płatnością faktury, a następnie sprawdź stan rozrachunku. Przy wpłacie częściowej skontroluj kwotę pozostałą do zapłaty.

Duplikat Faktury Sprzedaży odzwierciedla dokument z chwili jego trwałego zapisu. Później rozliczona zapłata nie pojawi się na nim jako opłacona. Stan płatności sprawdzaj więc w rozrachunkach, nie na wydruku duplikatu⁶.
Nawet po opłaceniu faktury w 100% po zatwierdzeniu standardowy duplikat pokazuje stan płatności z chwili zapisu oryginału¹¹.

Comarch OCR wczytuje termin płatności ze skanowanej faktury zakupu, jeśli rozpozna go na dokumencie⁷.
Po wczytaniu porównaj termin z obrazem faktury, zanim przejdziesz do obsługi płatności. Comarch OCR odczytuje odrębnie 2 pola datowe istotne przy płatności: datę wystawienia faktury i termin płatności⁸.

Rozliczenie w Optimie potwierdza powiązanie wpłaty z należnością. Nie potwierdza go sam termin na fakturze ani późniejszy wydruk duplikatu.

Comarch Optima – instrukcja wystawiania korekty faktury

Comarch ERP Optima pozwala poprawić wystawioną fakturę sprzedaży przez przygotowanie dokumentu korygującego powiązanego z fakturą pierwotną.
Najpierw ustal, czy błąd dotyczy wartości sprzedaży, pozycji dokumentu czy danych kontrahenta. Od tego zależy zakres korekty¹².

• Fakturę pierwotną odszukaj na liście dokumentów sprzedaży. Porównaj jej numer i dane kontrahenta z dokumentem wymagającym poprawy¹.
• Operację korekty uruchom dla właściwej faktury, zamiast przygotowywać niezależną fakturę sprzedaży.
• Zakres zmiany określ na podstawie błędu. Wskaż pozycję i wartość wymagającą poprawy albo dane dokumentu, których dotyczy korekta¹³.
• Przyczynę korekty wpisz tak, aby odbiorca mógł ustalić, dlaczego zmieniła się treść faktury.
• Podgląd korekty porównaj z fakturą pierwotną. Sprawdź dane kontrahenta, wartości przed zmianą i po zmianie oraz wynikającą z nich kwotę do rozliczenia.

Tabela wskazuje, co skontrolować w zależności od zakresu korekty.

Dane w tabeli: 14

Najczęściej zadawane pytania

Czy w Comarch Optima można przygotować faktury cykliczne?

Tak. Faktury cykliczne tworzy się na podstawie wzorca, który może generować dokumenty co miesiąc.

Czy ten sam kontrahent może pojawić się kilka razy we wzorcu faktury cyklicznej?

Tak. Można dodać go wielokrotnie, przypisując różne okresy obowiązywania, ceny i ilości.

Czy odbiorca faktury cyklicznej może być inny niż nabywca?

Tak. We wzorcu można wskazać innego odbiorcę, na przykład sklep należący do sieci handlowej.

Jak przygotować skan faktury do odczytu w Comarch OCR?

Po wczytaniu warto sprawdzić poprawność rozpoznanych danych.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.