Fakturowo — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

Fakturowo łącz z KSeF według instrukcji dotyczącej tego programu. Opis konfiguracji tokenu odnosi się do flexcms, a informacje o automatycznej wysyłce faktur dotyczą Fakturowni.^1,2
Poniżej te produkty są wyraźnie rozdzielone. Kroki pokazują też, jak ocenić połączenie oraz wysyłkę i odbiór dokumentów w KSeF.

Fakturowo i KSeF: konfiguracja połączenia krok po kroku

Fakturowo konfiguruj w ustawieniach używanej wersji programu. Nie przenoś do niego instrukcji przygotowanych dla innych produktów. Najpierw rozróżnij dostęp do KSeF i wysyłkę faktury: zapisanie danych autoryzacyjnych nie oznacza, że dokument dotarł do systemu.
Przyjęcie konkretnej faktury potwierdza nadany jej numer KSeF, nie zapisane ustawienia połączenia.³

Konfiguracja połączenia wymaga wskazania firmy wystawiającej faktury i osoby uprawnionej do działania w jej imieniu w KSeF. Dane firmy w programie muszą odpowiadać podmiotowi, dla którego nadano uprawnienie. Obsługujesz kilka firm? Przypisz każde połączenie do właściwego podmiotu.
Uprawnienia sprawdzaj dla firmy identyfikowanej 10-cyfrowym numerem NIP.⁴

Integrację Fakturowo z KSeF oceniaj przez pryzmat funkcji używanej wersji: ustawień dostępu, przekazania faktury i odczytu wyniku wysyłki. Samo wystawienie dokumentu w programie nie dowodzi, że KSeF go przyjął.
Wynik zweryfikujesz na podstawie UPO. System zwraca w nim numer przyjętej faktury.³

Jak wysłać fakturę z Fakturowo do KSeF po konfiguracji?

Fakturowo może posłużyć do wysłania faktury do KSeF, jeśli używana wersja udostępnia tę operację. Po skonfigurowaniu dostępu przejdź przez kolejne czynności w obiegu dokumentu. Każdy etap sprawdzaj osobno.

• Faktura w Fakturowo powinna zawierać poprawne dane sprzedawcy i nabywcy. Otwórz dokument przeznaczony do wysyłki i sprawdź jego treść.
• Wysyłka do KSeF wymaga wybrania operacji przekazania dokumentu, o ile używana wersja Fakturowo ją udostępnia. Uruchom ją dla sprawdzonej faktury.
• Status faktury pokazuje wynik przetwarzania dokumentu, jeśli program udostępnia taki odczyt. Sprawdź go, bo samo uruchomienie wysyłki nie potwierdza przyjęcia.
• Potwierdzenie w KSeF pozwala ustalić, czy system przyjął fakturę. Zachowaj identyfikator nadany dokumentowi oraz informację o wyniku wysyłki.

Wysłanie faktury z Fakturowo wymaga sprawdzenia, czy KSeF ją przyjął. Zapisanie dokumentu w programie nie wystarcza.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę online uznaje się za wystawioną w dniu przesłania do KSeF, a nie zapisania w programie.⁵

Fakturownia i ifirma z KSeF: kiedy rozważyć alternatywy dla Fakturowo?

Fakturownia i ifirma to alternatywy dla firm potrzebujących określonego obiegu faktur w KSeF. Porównuj produkty i ich wersje, a nie tylko nazwy dostawców.
Liczą się sposób przekazania faktury, dostęp do dokumentów zakupowych oraz uprawnienia osób obsługujących firmę.⁶

Wysyłka do KSeF i odbiór z KSeF odpowiadają na różne potrzeby. Program do wystawiania faktur nie musi zastępować narzędzia, w którym księgowość obsługuje dokumenty od dostawców. Ustal więc, czy potrzebujesz również przekazywania dokumentów do rozliczenia.
Przy wyborze programu i uprawnień oddziel wystawianie faktur od dostępu do faktur otrzymanych.⁷

Dla jakiej firmy Fakturownia z KSeF może być odpowiednia?

Fakturownia z KSeF może pasować firmie, która chce wystawiać faktury i przekazywać je do systemu podczas pracy w programie do fakturowania. O przydatności decydują używana wersja oraz potrzeba odbioru faktur zakupowych.
Jeśli firma szuka pełnej obsługi księgowej, sama obsługa sprzedaży nie wystarczy do podjęcia decyzji.⁶

Jakie funkcje KSeF w ifirma potwierdza producent?

ifirma umożliwia wysyłanie faktur do KSeF i pobieranie faktur zakupowych. Te funkcje trzeba jednak odnosić do konkretnego produktu i jego wersji. Nie wynika z nich automatyczna wysyłka ani określona metoda autoryzacji.
Dla firmy korzystającej z księgowości liczy się droga dokumentu od wystawienia lub pobrania aż do rozliczenia. Jeśli potrzebny jest wyłącznie program do faktur, zakres usług księgowych nie rozstrzyga wyboru.⁸

Tabela zestawia możliwości produktów w podstawowym obiegu KSeF.

Wybór między Fakturowo, Fakturownią i IFIRMA zależy od potrzebnego obiegu faktur, nie od podobieństwa nazw.
Każdy z tych produktów pozwala wysyłać faktury do KSeF i pobierać stamtąd faktury zakupowe.⁹

Jak sprawdzić, czy Fakturowo jest połączone z KSeF?

Fakturowo jest połączone z KSeF, gdy używana wersja pozwala na autoryzowaną komunikację dla właściwej firmy. Skuteczną wysyłkę trzeba sprawdzić osobno. Poprawna autoryzacja nie dowodzi, że dokument został dostarczony.
Przyjęcie konkretnej faktury potwierdza nadany jej numer KSeF.¹⁰

• Wersja Fakturowo określa dostępne operacje. Zanim ocenisz połączenie, ustal, czy używany program udostępnia obsługę KSeF.
• Podmiot w KSeF musi odpowiadać firmie, której dokumenty obsługujesz. Porównaj dane firmy wybranej w programie z danymi podmiotu objętego uprawnieniem.
• Wynik komunikacji z KSeF pomaga ocenić dostęp, jeśli program go wyświetla. Odczytaj komunikat o powodzeniu lub błędzie; nie poprzestawaj na zapisanych ustawieniach.
• Status wysłanej faktury dotyczy konkretnego dokumentu, a nie całego połączenia. Sprawdź, czy KSeF przyjął fakturę, czy odrzucił jej przesłanie.

Połączenie Fakturowo z KSeF oceniaj na podstawie wyniku komunikacji dla właściwej firmy. Przyjęcie faktury sprawdzaj osobno, według statusu dokumentu.

Środowisko KSeF w Fakturowo: jak je wybrać i skonfigurować?

Środowisko KSeF dobierz do celu pracy, jeśli używana wersja Fakturowo pozwala je wybrać. KSeF 2.0 ma trzy środowiska: testowe, przedprodukcyjne Demo i produkcyjne.
Tabela pokazuje ich zastosowanie. Ustal, które środowiska udostępnia używana wersja programu.¹¹

• Cel pracy w KSeF wyznacza środowisko. Do próbnego obiegu wybierz testowe, a do rzeczywistego fakturowania firmy – produkcyjne.
• Ustawienia używanej wersji Fakturowo określają sposób wyboru środowiska. Odszukaj ustawienie KSeF i wskaż środowisko zgodne z celem pracy, jeśli program daje taką możliwość.
• Konfiguracja firmy musi dotyczyć podmiotu, którego faktury chcesz obsługiwać. Przypisz wybrane środowisko do właściwej firmy w programie.
• Kontrola przed wysyłką pomaga uniknąć skierowania rzeczywistej faktury do środowiska próbnego. Przed przekazaniem dokumentu odczytaj środowisko wskazane w ustawieniach.

Wybór środowiska KSeF oddziela próby od rzeczywistego obiegu faktur. Nie potwierdza jednak przyjęcia dokumentu.
Dokumenty przesłane wyłącznie do środowiska testowego nie wywołują skutków prawnych. Nie są też fakturami wystawionymi w obrocie produkcyjnym.¹²

Jakie uprawnienia i dane autoryzacyjne są potrzebne do połączenia Fakturowo z KSeF?

Fakturowo wymaga uprawnienia do działania w KSeF w imieniu właściwej firmy. Potrzebna jest też metoda uwierzytelnienia obsługiwana przez używaną wersję programu. Nie wpisuj tokenu do Fakturowo tylko dlatego, że wymaga go instrukcja innego produktu. NIP wiąże dane autoryzacyjne z podmiotem.
Osobno sprawdź uprawnienie do wystawiania faktur InvoiceWrite oraz uprawnienie do dostępu i pobierania faktur InvoiceRead.⁷

• Uzyskanie tokenu KSeF w instrukcji flexcms polega na wygenerowaniu go w Aplikacji Podatnika KSeF z uprawnieniem do wystawiania faktur. To wymóg integracji flexcms, nie potwierdzona metoda konfiguracji Fakturowo.¹
• Błąd uwierzytelnienia w instrukcji flexcms może wynikać z użycia tokenu z innego środowiska, bez właściwego uprawnienia lub przypisanego do innego NIP. Gdy uwierzytelnienie zostanie odrzucone, porównaj te cechy tokenu z firmą i środowiskiem, dla których konfigurujesz dostęp.¹

Dane autoryzacyjne KSeF muszą odpowiadać firmie, uprawnieniom i środowisku. Sposób ich wprowadzenia zależy od wersji Fakturowo.
Jeśli używasz w tym programie własnego certyfikatu KSeF, sprawdź jego ważność: nie dłużej niż 2 lata od początku obowiązywania.¹³

Najczęściej zadawane pytania

Czy Fakturowo, Fakturownia i flexcms to ten sam program?

Nie. To odrębne produkty, dlatego instrukcji konfiguracji jednego z nich nie należy automatycznie stosować w pozostałych.

Czy faktura zapisana w Fakturowo jest już uznawana za wystawioną online?

Nie. Fakturę online uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, a nie zapisania w programie.

Czy faktura wysłana do środowiska testowego jest fakturą z obrotu produkcyjnego?

Nie. Dokumenty przesłane wyłącznie do środowiska testowego nie wywołują skutków prawnych i nie są fakturami wystawionymi w obrocie produkcyjnym.

Czy uprawnienie do wystawiania faktur obejmuje też dostęp do faktur zakupowych?

To odrębne uprawnienia: InvoiceWrite dotyczy wystawiania, a InvoiceRead dostępu i pobierania faktur.

Czy instrukcja uzyskania tokenu dla flexcms potwierdza, że tak samo skonfiguruję Fakturowo?

Nie. Opis tokenu dotyczy integracji flexcms i nie potwierdza metody konfiguracji Fakturowo.