Faktura proforma — zastosowanie i wzór

Faktura proforma pokazuje warunki planowanej sprzedaży: towar lub usługę, cenę i termin płatności¹.
Czym różni się od faktury i jak przygotować jej wzór? Punktem odniesienia jest art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, który definiuje fakturę. Proforma nie mieści się w tej definicji².

Czym jest faktura proforma i jak wygląda?

Faktura pro forma informuje o transakcji, do której ma dopiero dojść. Może wyglądać jak faktura sprzedaży, lecz opisuje zamiar, a nie dokonaną sprzedaż.
Art. 106i ust. 7 pozwala co do zasady wystawić fakturę do 60 dni przed dostawą lub wykonaniem usługi. Sama data wystawienia nie wystarcza więc do rozpoznania rodzaju dokumentu².

Wzór proformy warto podzielić na dane transakcji, opis towarów lub usług i warunki płatności. Dzięki temu odbiorca łatwiej powiąże dokument z zamówieniem.
Art. 106e ust. 1 pkt 2 wymaga numeru jednoznacznie identyfikującego fakturę. Proformy ten wymóg nie dotyczy².

Jakie elementy pomagają rozpoznać proformę?

Proformę rozpoznaje się przede wszystkim po napisie „faktura proforma”, „proforma” albo „pro forma”¹. Umieszczony w nagłówku, pozwala odbiorcy od razu ustalić, jaki dokument otrzymał.

Jakie dane wpisać we wzorze faktury pro forma?

Wzór faktury pro forma powinien jasno wskazywać planowaną transakcję i jej warunki. Poniższa lista grupuje potrzebne dane według ich zastosowania.
Przy oznaczaniu stron można kierować się art. 106e ust. 1 pkt 3. Przepis wymienia nazwy lub nazwiska oraz adresy sprzedawcy i nabywcy².

• Dane identyfikacyjne proformy to strony transakcji, numer i data wystawienia³.
• Pozycje i warunki płatności wskazują towary lub usługi, ich ceny i termin zapłaty³.
• Informacje o VAT mogą pokazywać wartości netto i brutto, stawkę oraz kwotę podatku. Proforma nie daje jednak podstawy do rozliczenia VAT³.

Proforma opisuje sprzedaż, która jest dopiero planowana. Nie potwierdza jej dokonania.
Z art. 19a ust. 1 wynika, że obowiązek podatkowy powstaje co do zasady przy dostawie towaru lub wykonaniu usługi. Nie powoduje go samo wystawienie proformy².

Czym faktura proforma różni się od innych dokumentów sprzedaży?

Wybór dokumentu zależy od etapu transakcji. Art. 106b ust. 1 pkt 4 przewiduje fakturę dla zapłaty otrzymanej przed sprzedażą, z wyjątkami wskazanymi w ustawie². Poniższa tabela pokazuje, do czego służy każdy dokument.

Czy faktura pro forma jest dokumentem księgowym lub fakturą VAT?

Faktura pro forma wystawiona dla planowanej sprzedaży nie jest dokumentem księgowym ani fakturą VAT. Nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej ani nie rozlicza na jej podstawie VAT¹.
Art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a wiąże podatek naliczony z otrzymanymi fakturami zakupu towarów i usług. Nie dotyczy to proformy².

Tabela porównuje proformę z fakturą właściwą: pokazuje, czy dokument potwierdza sprzedaż i kiedy się go wystawia.
Art. 106i ust. 1 wyznacza ogólny termin wystawienia faktury. Upływa on 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy lub wykonania usługi².

Dane w tabeli: 3

Przekazanie proformy nie zastępuje faktury należnej po zrealizowaniu sprzedaży.
Art. 106b ust. 1 pkt 1 nakazuje dokumentować fakturą określoną sprzedaż na rzecz podatników lub osób prawnych. Proforma nie spełnia tego obowiązku².

Faktura zaliczkowa a proforma: kiedy powstaje każda z nich?

Proforma podaje warunki planowanej płatności. Faktura zaliczkowa dokumentuje z kolei zaliczkę związaną z przyszłą dostawą lub usługą. Można ją wystawić co do zasady nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem płatności¹.
Przygotowanie proformy nie oznacza jeszcze, że sprzedawca otrzymał zaliczkę².

Gdzie proforma pojawia się między zamówieniem a zapłatą?

Sprzedawca przekazuje proformę po ustaleniu warunków zamówienia, gdy kupujący potrzebuje danych do zapłaty. Odbiorca może dzięki niej przypisać płatność do zamówienia. Dokument nie dowodzi jednak, że towar dostarczono lub usługę wykonano.
Art. 19a ust. 8 wiąże z otrzymaniem zaliczki możliwy obowiązek podatkowy w zakresie otrzymanej kwoty. Samo wysłanie proformy go nie wywołuje².

Proforma opisuje etap przed sprzedażą. Faktura właściwa dokumentuje sprzedaż już zrealizowaną.

Na czym polega informacyjny charakter proformy?

Faktura proforma daje odbiorcy informacje potrzebne do oceny zakresu i kosztu planowanej transakcji. Przedstawia ustalenia przed zapłatą, ale nie potwierdza wykonania zamówienia⁴.

Co proforma mówi odbiorcy o planowanej transakcji?

Proforma pokazuje, za jakie towary lub usługi odbiorca ma zapłacić i jakie są szacunkowe koszty zamówienia. Osobne podanie kosztów wysyłki oddziela cenę towarów od kosztu dostawy. Przed wpłatą kupujący może porównać te kwoty z wcześniejszymi ustaleniami.
Art. 29a ust. 6 pkt 2 wlicza do podstawy opodatkowania koszty dodatkowe pobierane przez dostawcę od nabywcy, w tym transport².

Jak przedstawić na proformie warunki sprzedaży i płatności?

Proforma powinna czytelnie przedstawiać zakres sprzedaży i warunki płatności. Odbiorca musi móc przypisać należność do właściwego zamówienia⁴.

• Opis sprzedaży wymienia towary lub usługi objęte planowaną transakcją.
• Zestawienie kosztów podaje cenę zamówienia i osobno koszty wysyłki, jeśli występują.
• Warunki płatności określają kwotę, sposób zapłaty i dane potrzebne do jej wykonania.

Tak przygotowana proforma pozwala ocenić warunki zamówienia jeszcze przed zapłatą.

Od wystawienia dokumentu do rozliczenia wpłaty

Sprzedawca wystawia proformę przed otrzymaniem zapłaty. Po wpłacie dokumentuje transakcję odpowiednią fakturą¹. O jej rodzaju decyduje to, czy pieniądze wpłynęły przed dostawą lub usługą, czy po nich.
Art. 106i ust. 2 określa ogólny termin faktury dokumentującej zaliczkę: do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania zapłaty².

Jak przygotować proformę krok po kroku?

Proforma zapisuje uzgodnione warunki i pozwala odbiorcy przypisać planowaną wpłatę do zamówienia. Sprzedawca przygotowuje ją krok po kroku:

• Sprzedawca podaje dane obu stron i oznacza dokument jako proformę.
• Pozycje zamówienia przedstawiają uzgodnione towary lub usługi wraz z cenami.
• Podsumowanie płatności podaje kwotę do zapłaty, termin i sposób jej przekazania.

Gotowy dokument daje odbiorcy punkt odniesienia do sprawdzenia zamówienia przed wpłatą.

W jakim formacie przygotować wzór faktury proforma?

Wzór faktury proforma można przygotować w pliku edytowalnym, a wersję dla odbiorcy zapisać jako PDF. Poniższa tabela pokazuje zastosowanie obu formatów.

Zmiana formatu pliku nie czyni z proformy faktury właściwej.

Jak wystawić i przekazać fakturę pro forma odbiorcy?

Po uzgodnieniu zakresu zamówienia i warunków zapłaty sprzedawca przekazuje proformę odbiorcy. Wcześniej powinien wykonać następujące czynności:

• Sprzedawca porównuje pozycje i kwotę na proformie z ustaleniami dotyczącymi zamówienia.
• Sprzedawca przesyła odbiorcy czytelną wersję dokumentu uzgodnionym kanałem.
• Sprzedawca zachowuje przesłaną wersję, by później powiązać wpłatę z zamówieniem.

Odbiorca dostaje w ten sposób dane potrzebne do rozpoznania i opłacenia zamówienia.

Jaki dokument wystawić po otrzymaniu wpłaty?

O rodzaju faktury decyduje moment wpłaty w stosunku do dostawy lub wykonania usługi. Tabela przedstawia właściwy dokument i termin jego wystawienia.

Dane w tabeli: 1,3

Moment wpłaty rozstrzyga więc, czy sprzedawca dokumentuje zaliczkę, czy zakończoną sprzedaż².

Kiedy warto wystawić proformę?

Proforma przydaje się przed sprzedażą, gdy kupujący potrzebuje pisemnych warunków zakupu lub danych do wpłaty. Może przedstawiać ofertę handlową i służyć do uzyskania zaliczki albo przedpłaty¹.

Kiedy proforma ułatwia ustalenie warunków sprzedaży?

Proforma pomaga uzgodnić zakres zamówienia, cenę i termin płatności przed zakupem. Jeśli klient zrezygnuje, sprzedawca nie musi korygować faktury właściwej wystawionej zamiast proformy¹.
Kupujący może wcześniej zestawić zapisane warunki z tym, co strony już uzgodniły⁴.

Jakie korzyści daje przekazanie danych do płatności przed sprzedażą?

Dane do płatności na proformie pomagają kupującemu przypisać planowany przelew do zamówienia. Sprzedawca może w jednym dokumencie podać rachunek, kwotę i tytuł płatności. Odbiorca poznaje te warunki przed zapłatą.

Przykład: proforma przed opłaceniem zamówienia

Proforma może poprzedzać zapłatę za zamówienie w transakcji B2B, czyli między przedsiębiorcami. Taka transakcja przebiega następująco:

• Sprzedawca przygotowuje proformę na podstawie uzgodnionego zamówienia.
• Kupujący porównuje zakres i kwotę z ustaleniami, a następnie dokonuje przedpłaty⁵.
• Sprzedawca przypisuje wpłatę do zamówienia i wystawia dokument właściwy dla etapu sprzedaży.

Inne sytuacje, w których przydaje się proforma

Proforma bywa potrzebna także wtedy, gdy kupujący przedstawia warunki planowanego zakupu innej osobie lub instytucji. Może posłużyć do uzyskania zgody na zakup, finansowania albo pozwolenia na import⁶. W każdej z tych sytuacji opisuje transakcję, do której ma dopiero dojść.

Faktura proforma porządkuje warunki zakupu przed zapłatą i realizacją zamówienia.

Dokumenty w handlu krajowym i zagranicznym oraz przy zaliczkach

Proforma pozwala przekazać kontrahentowi warunki planowanej transakcji, także przy eksporcie lub wpłacie zaliczki. Kolejny dokument zależy od etapu sprawy. Strony mogą dopiero uzgadniać cenę albo rozliczać otrzymaną płatność czy dokonaną sprzedaż.

Proforma a faktura handlowa: do czego służy każda z nich?

Proforma i faktura handlowa dotyczą różnych etapów transakcji⁶. Poniższa tabela pokazuje, kiedy kontrahent korzysta z każdego z tych dokumentów.

Proforma a oferta cenowa: co przekazać kontrahentowi?

Dokument należy dobrać do tego, czy kontrahent ocenia propozycję, czy przygotowuje zapłatę. Tabela zestawia zastosowania obu form.

Jak wykorzystuje się proformę w handlu międzynarodowym?

W handlu międzynarodowym proforma może podawać szacunkową wartość przesyłki na potrzeby dokumentacji celnej⁶. Eksporter może przygotować ją w takiej kolejności:

• Opis towarów wiąże proformę z planowaną przesyłką.
• Wycena przesyłki podaje wartość towarów objętych transakcją.
• Dane kontrahentów wskazują strony planowanej sprzedaży.

Proforma eksportowa opisuje planowaną przesyłkę. Nie zastępuje dokumentu służącego do ostatecznego rozliczenia.

Jak powiązać proformę z płatnością zaliczkową?

Proformę można powiązać z zaliczką, zachowując te same dane zamówienia w informacji dla kupującego i późniejszym rozliczeniu wpłaty.

• Proforma wskazuje zamówienie, na które sprzedawca oczekuje wpłaty.
• Płatność zaliczkowa zawiera oznaczenie pozwalające przypisać ją do zamówienia.
• Dokument rozliczający zaliczkę odnosi się do kwoty faktycznie otrzymanej, nie do zapowiedzi wpłaty.

Wspólne dane ułatwiają ustalenie, którego zamówienia dotyczy zaliczka.

Obieg dokumentu w firmie: płatności, kopie i usuwanie

Proforma pomaga zespołowi finansowemu powiązać zamówienie z oczekiwaną wpłatą. Jej kopia może pozostać w dokumentacji transakcji. Przed usunięciem dokumentu warto ustalić, czy nadal pomaga rozpoznać zamówienie lub wyjaśnić płatność.

Jak zespół finansowy może wykorzystać proformę w obsłudze płatności?

Zespół finansowy może na podstawie proformy rozpoznać wpłatę i przekazać jej status osobie obsługującej zamówienie.

• Dane zamówienia na proformie wskazują transakcję, której dotyczy oczekiwana płatność.
• Kwota wpłaty daje się porównać z kwotą podaną kupującemu na proformie.
• Status płatności odróżnia zamówienia czekające na wpłatę od już opłaconych.

Proforma ułatwia obsługę płatności, jeśli zespół przypisuje ją do konkretnego zamówienia.

Jaką rolę może pełnić proforma przy odprawie celnej?

Proforma może podawać wartość planowanej dostawy na potrzeby dokumentacji celnej. W Comarch ERP Enterprise służy do sporządzenia wartościowego opisu takiej dostawy⁷. Organy celne otrzymują opis przesyłki, a nie potwierdzenie ostatecznego rozliczenia sprzedaży.

Jak przygotować kopię proformy do druku?

Kopię proformy należy sporządzić z wersji przekazanej odbiorcy. Comarch ERP Enterprise pozwala wydrukować taką kopię⁷.

• Wybrana proforma powinna dotyczyć zamówienia, dla którego drukuje się kopię.
• Podgląd wydruku pozwala sprawdzić czytelność pozycji, kwot i danych stron.
• Wydrukowana kopia może trafić do dokumentacji zamówienia.

Kiedy można usunąć wystawioną proformę?

Proformę można wycofać z obiegu roboczego, gdy transakcja nie dojdzie do skutku. Warunkiem jest to, by dokument nie był już potrzebny do wyjaśnienia zamówienia lub wpłaty. Comarch ERP Enterprise umożliwia usunięcie proformy⁷.
Wcześniej trzeba ustalić, czy jej kopii potrzebują osoby obsługujące płatność lub kontakt z kupującym.

Status prawny dokumentu: księgowanie, zobowiązania i odprawa celna

Faktura proforma nie zastępuje faktury podatkowej. Sama też nie przesądza o obowiązku zapłaty. Jej znaczenie wynika z treści dokumentu, etapu sprzedaży i ustaleń między stronami.

Jaki jest status prawny faktury proforma?

Proformy nie przesyła się do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur, bo nie jest fakturą podatkową⁸. Sam nagłówek nie rozstrzyga jednak o skutkach wystawienia dokumentu. Liczą się również jego treść oraz okoliczności przekazania kontrahentowi.

Czy proforma może być podstawą zapisu księgowego?

Proforma dotycząca planowanej sprzedaży nie potwierdza wykonania usługi. Inaczej może być w szczególnej sytuacji opisanej przez źródło. Dokument wystawiony po wykonaniu usługi może stanowić podstawę rozliczenia należnego VAT, jeśli zawiera elementy prawidłowej faktury³.

O ocenie VAT decydują wtedy treść dokumentu i moment wykonania usługi, nie sam napis „proforma”. Zasady dotyczącej dokumentu sprzed sprzedaży nie można więc bezpośrednio odnieść do proformy sporządzonej po wykonaniu usługi.

Czy wystawienie proformy tworzy obowiązek zapłaty?

Samo wystawienie proformy nie zobowiązuje klienta do zakupu¹. Podpisana przez kontrahenta proforma może natomiast zostać potraktowana jak umowa¹.
Znaczenie podpisu zależy od treści uzgodnionych warunków. Nie każda proforma jest wezwaniem do zapłaty.

Czy proforma jest wymagana przy odprawie celnej?

Proforma nie jest wymagana przy każdej odprawie celnej. Potrzebne dokumenty zależą od transakcji i przesyłki. Proforma może opisywać planowaną dostawę, lecz nie zastępuje automatycznie dokumentu potwierdzającego jej ostateczne rozliczenie.

O statusie proformy rozstrzygają jej treść i zastosowanie, nie tylko nazwa.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.