Fakturownia — wystawianie faktur i obsługa

W Fakturowni fakturę wystawisz po uzupełnieniu danych klienta i pozycji sprzedaży, a następnie zapisaniu dokumentu. Poniżej znajdziesz też wskazówki dotyczące poprawiania dokumentu i rozwiązywania typowych problemów.

Jak w Fakturowni zatwierdzić fakturę, pobrać PDF i wysłać ją klientowi?

Przed zapisaniem faktury porównaj dane nabywcy, pozycje sprzedaży, kwoty i daty z ustaleniami dotyczącymi transakcji. Sprawdź też, czy dokument zawiera dane wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT: datę, numer, dane stron, pozycje i kwoty¹.
Gdy wszystko się zgadza, zatwierdź fakturę, a potem pobierz PDF lub wyślij ją klientowi.

Po zapisaniu otwórz podgląd faktury i jeszcze raz sprawdź jej treść. Pobierz plik PDF i otwórz go przed przekazaniem klientowi, aby ocenić czytelność dokumentu.
Art. 106m ust. 1a ustawy o VAT dotyczy czytelności faktur innych niż ustrukturyzowane, a ust. 1 przypisuje ten obowiązek KSeF¹.

Fakturę wyślij z poziomu zapisanego dokumentu. Wskaż adres e-mail odbiorcy i przeczytaj wiadomość przed wysłaniem. Status wysyłki mówi o wysłaniu wiadomości, nie o tym, że klient ją odebrał.

Jak wysłać fakturę do KSeF z Fakturowni?

Fakturę ustrukturyzowaną wyślesz z Fakturowni do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Dokumenty przekazywane do tego państwowego systemu sporządza się według struktury logicznej FA(3), obowiązującej od 1 lutego 2026 r.² Wykonaj kolejno te czynności:

• Połączenie z KSeF skonfiguruj na koncie firmy i zapewnij uprawnienia potrzebne do wysyłki.
• Zapisaną fakturę otwórz, a następnie wybierz jej przekazanie do KSeF.
• Status dokumentu sprawdź po wysyłce. Jeśli system odrzuci fakturę, odczytaj przyczynę, popraw dokument i ponów wysyłkę³.

Nie kończ na samym wysłaniu faktury: sprawdź, czy KSeF ją przyjął. Potwierdzeniem przyjęcia jest numer KSeF nadany fakturze i zwracany w UPO.
Pobranie PDF nie potwierdza wysyłki do tego systemu⁴.

Jak dodać pozycje na fakturze i ustawić ceny oraz stawki VAT?

W Fakturowni dodaj pozycję sprzedaży, wpisz jej ilość i cenę, a potem wybierz właściwą stawkę VAT. Podstawowa stawka wynosi 23%, ale dla sprzedawanego towaru lub usługi zastosuj stawkę wynikającą z zasad opodatkowania tej sprzedaży⁵.

• Nazwę pozycji wpisz tak, by klient rozpoznał towar lub usługę na fakturze.
• Ilość i jednostkę dopasuj do sposobu rozliczenia sprzedaży, a następnie uzupełnij cenę.
• Stawkę VAT przypisz do pozycji zgodnie z zasadami opodatkowania danej sprzedaży.
• Podsumowanie faktury porównaj z ustaloną wartością transakcji przed zapisaniem dokumentu.

Grupowanie pozycji na fakturze wystawianej automatycznie ustawisz w Ustawieniach Sprzedaży. Do wyboru są 3 warianty: standardowy, grupowany i zbiorczy.⁶

Przed zapisaniem sprawdź opis, cenę i stawkę VAT każdej pozycji. Stawkę oceniaj osobno dla każdego towaru lub każdej usługi.
Oprócz podstawowej stawki 23% stosuje się także stawki obniżone 8% i 5%⁵.

Jak w Fakturowni uzupełnić dane stron, numer i daty faktury?

Uzupełnij w Fakturowni dane sprzedawcy i nabywcy, numer dokumentu oraz daty odpowiadające transakcji. Przed zapisaniem zestaw te pola z danymi firmy i ustaleniami z klientem.
Co do zasady, zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, fakturę wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu sprzedaży¹.

• Dane sprzedawcy porównaj z danymi firmy wystawiającej fakturę: nazwą, adresem i NIP.
• Dane nabywcy wpisz zgodnie z danymi klienta. Sprawdź nazwę, adres i NIP, jeśli nabywca posługuje się tym numerem.
• Numer faktury porównaj z numeracją stosowaną w firmie, aby dokument można było jednoznacznie zidentyfikować.
• Datę wystawienia wpisz jako dzień sporządzenia faktury, a datę sprzedaży dopasuj do faktycznego przebiegu transakcji.
• Termin płatności uzupełnij zgodnie z ustaleniami z klientem, jeśli sprzedaż nie została jeszcze opłacona.

Dzięki poprawnym danym stron, numerowi i datom można przypisać fakturę do właściwej transakcji⁷.

Gdzie w Fakturowni zacząć wystawianie faktury?

Sposób rozpoczęcia zależy od źródła sprzedaży. Fakturę na podstawie istniejących proform, dokumentów WZ lub zamówień wystawisz z listy dokumentów w Fakturowni. Jeśli obsługujesz sprzedaż w systemie Sprzedaż, możesz zacząć właśnie tam.

Ręczne wystawianie z systemu Sprzedaż wymaga włączenia tej opcji w Ustawieniach i podłączenia konektora do Fakturowni. Przycisk „Dodaj fakturę” otwiera wtedy Fakturownię z uzupełnionymi danymi.⁶
Jeżeli przejście nie działa, sprawdź ustawienie opcji i połączenie konektora.

Reguła automatyzacji w Sprzedaży może wystawić fakturę w Fakturowni bez klikania, na przykład po akceptacji oferty przez klienta.⁶
W takim przypadku sprawdź gotowy dokument zamiast tworzyć go ręcznie.

Tabela pokazuje, które dokumenty zaznaczyć na liście i jaką fakturę można z nich wystawić.

Dane w tabeli: 8

Duplikat faktury wystawisz z podglądu istniejącego dokumentu przez „Więcej opcji” → „Duplikat”.⁹
Nową fakturę zacznij od źródła sprzedaży lub dokumentów, a duplikat – od podglądu faktury. Art. 106l ust. 1 ustawy o VAT dotyczy ponownego udostępnienia określonemu nabywcy zagubionej faktury z KSeF, nie wystawienia nowego duplikatu¹.

Jak wybrać rodzaj dokumentu: fakturę VAT czy pro formę?

W Fakturowni wybierz rodzaj dokumentu odpowiadający zdarzeniu, które chcesz udokumentować. Art. 106e ustawy o VAT określa dane wymagane na fakturze.
Pro forma nie jest fakturą w rozumieniu tej ustawy i nie zastępuje dokumentu sprzedaży¹⁰.

Tabela zestawia zastosowanie dokumentów i sposób rozpoczęcia faktury zaliczkowej do paragonu.

Dane w tabeli: 11

Podczas edycji faktury zaliczkowej wystawianej do zamówienia opcję „Faktura do paragonu” znajdziesz pod „Przeliczenie na walutę”.¹¹
Opcja „Wstaw numer paragonu do faktury” dotyczy w Fakturowni tylko faktur VAT, nie zaliczkowych ani końcowych.¹¹

Fakturownia nie oferuje typu dokumentu „faktura wewnętrzna”, ale pozwala zmienić nagłówek faktury bez zmiany jej parametrów.¹²
Zmiana nazwy w nagłówku nie zastępuje więc wyboru właściwego rodzaju dokumentu.

Najczęściej zadawane pytania

Co zrobić, gdy reguła automatyzacji utworzyła już fakturę?

Sprawdź gotowy dokument zamiast wystawiać go ręcznie. Reguła może utworzyć fakturę na przykład po akceptacji oferty przez klienta.

Czy status wysyłki e-mail potwierdza, że klient otrzymał fakturę?

Nie. Status informuje o wysłaniu wiadomości, ale nie potwierdza jej odbioru przez klienta.

Czy pobranie PDF potwierdza przyjęcie faktury przez KSeF?

Nie. Potwierdzeniem przyjęcia jest numer KSeF zwrócony w UPO.

Czy duplikat zastępuje ponowne udostępnienie faktury zagubionej w KSeF?

Nie. Art. 106l ust. 1 dotyczy ponownego udostępnienia określonemu nabywcy zagubionej faktury z KSeF, a nie wystawienia nowego duplikatu.

Czy w Fakturowni można wystawić fakturę wewnętrzną?

Fakturownia nie oferuje takiego typu dokumentu. Można zmienić nagłówek faktury, ale nie zmienia to jej parametrów.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.