JPK_FA i eksport faktur z programu

Faktura XML zapisuje dane w uporządkowanych polach, zamiast przedstawiać dokument jako obraz. Po wystawieniu faktury w KSeF oryginałem jest plik XML, a pobrany PDF stanowi jego wizualizację¹.
Przykład poniżej pokazuje układ pól i pomaga odróżnić formaty dokumentów. Art. 2 pkt 32a ustawy o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako wystawioną w KSeF i posiadającą nadany w nim numer identyfikujący².

Jak odróżnić XML pojedynczej faktury od pliku JPK_FA?

XML pojedynczej faktury i JPK_FA różnią się strukturą oraz przeznaczeniem, nie tylko nazwą pliku z rozszerzeniem „.xml”. Plik FA(3) zapisuje jedną fakturę, a JPK_FA może zawierać dane wielu faktur sprzedaży³. W porównaniu uwzględniono też JPK_V7, który łączy ewidencję VAT z deklaracją.

Otwórz plik i zacznij od jego początku. Sprawdź nazwę struktury oraz przestrzeń nazw. Dopiero potem ustal, do czego służy dany eksport:

Dane w tabeli: 4

W kolejnym kroku porównaj XML pojedynczej faktury ze schematem XSD, który opisuje dopuszczalną budowę pliku. Schemat FA(3) określa elementy, typy danych, wymagane pola i zależności między nimi⁵.
Struktura FA(3) zastąpiła FA(2) 1 lutego 2026 r.^6,7.

Na koniec ustal cel eksportu: wystawienie pojedynczej faktury albo przekazanie danych faktur sprzedaży do kontroli. To rozróżnienie ma znaczenie prawne. Art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej pozwala organowi żądać danych JPK_FA, lecz § 1a wyłącza faktury przesłane do KSeF⁸.

Jak zapisać pozycje faktury, stawki VAT i kwoty podsumowania w XML?

FaWiersz przechowuje pozycje faktury w XML. Każda pozycja trafia do osobnego elementu, natomiast kwoty podsumowania zapisuje się w polach faktury. Struktura FA(3) wymaga co najmniej 1 pozycji⁵. Dopuszcza maksymalnie 10 000 wystąpień elementu FaWiersz⁴.

Każda pozycja faktury musi zawierać NrWierszaFa, czyli numer wiersza, oraz P_7, czyli nazwę towaru lub usługi⁵. Podczas eksportu z programu przypisz oba pola do właściwej pozycji. Sprawdź też, czy opis odpowiada wystawianej fakturze. W strukturze FA(3) nazwa w polu P_7 może mieć maksymalnie 512 znaków⁴.

Podsumowanie VAT powinno odpowiadać stawkom użytym na fakturze. Tabela wskazuje wartości, które należy zestawić z pozycjami dla poszczególnych stawek w strukturze FA(3). Przy sprzedaży objętej stawką 23% pole P_13_1 zawiera sumę netto. Odpowiadającą jej kwotę VAT zapisuje pole P_14_1⁴.

Dane w tabeli: 5,7

Pole P_15 zawiera całkowitą kwotę brutto faktury w strukturze FA(3)⁵. Po wygenerowaniu pliku zestaw ją z należnością na fakturze. Skontroluj przy tym zgodność pozycji z podsumowaniem.
Przy sprzedaży za 100 zł netto i stawce VAT 23% kontrolna kwota należności ogółem w P_15 wynosi 123 zł⁴.

Gdzie w XML faktury zapisać dane sprzedawcy i nabywcy?

Dane sprzedawcy należą do elementu Podmiot1, a dane nabywcy do elementu Podmiot2 faktury XML. Ten podział oddziela strony transakcji. Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga podania na fakturze imion i nazwisk lub nazw podatnika i nabywcy oraz ich adresów⁹.

Podmiot1 zawiera dane identyfikacyjne i adresowe wystawcy, a Podmiot2 – nabywcy. Eksportując fakturę z programu, przypisz nazwę, identyfikator podatkowy i adres do właściwej strony. Nie kieruj się samą kolejnością pól w formularzu. Art. 106e ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy o VAT wskazuje numery identyfikacyjne podatnika oraz nabywcy, pod którymi dokonano transakcji⁹.

Przy kontroli stron faktury porównaj obie sekcje z danymi wystawianego dokumentu. Upewnij się, że dane sprzedawcy nie trafiły do sekcji nabywcy.
Sprawdź również długość polskiego NIP: numer składa się z 10 cyfr¹⁰.

Faktura XML – przykład uproszczonego fragmentu kodu

Przykładowy fragment faktury XML pokazuje, jak znaczniki oddzielają pozycję towarową od kwoty podsumowania. To pomoc w odczytaniu układu pól, nie gotowy dokument. Fragment zawiera wartości zastępcze i nie nadaje się do wysłania do KSeF. Pełna faktura FA(3) zawiera cztery obowiązkowe sekcje główne: Naglowek, Podmiot1, Podmiot2 i Fa⁴.

Uproszczony fragment: <Fa> <P_15>[kwota brutto]</P_15> <FaWiersz> <NrWierszaFa>[numer pozycji]</NrWierszaFa> <P_7>[nazwa towaru]</P_7> </FaWiersz> </Fa>. Znaczniki FaWiersz obejmują tutaj dane pozycji. W pełnym pliku uwzględnij też trzy obowiązkowe sekcje pominięte we fragmencie: Naglowek, Podmiot1 i Podmiot2⁴.

Symfonia udostępnia w materiałach pomocy przykładowy plik faktury w strukturze FA(3) o rozmiarze 3 KB⁶. Plik FA(3) pobrany z KSeF można wczytać do programu Symfonia Handel⁶.
Struktura FA(3) obowiązuje dla faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 lutego 2026 r.².

TGSoft opisuje fakturę sprzedaży towaru opłaconego w całości przed wystawieniem. Pokazuje też utworzenie struktury FA.XML (3) z użyciem kodu C# i danych JSON¹¹. Według TGSoft Ministerstwo Finansów opublikowało 25 przykładowych plików XML¹¹. Fragment znaczników ułatwia rozpoznanie pól, a pełny plik pozwala prześledzić ich układ w całej fakturze.
Limit pojedynczego pliku XML wynosi 1 MB bez załącznika albo 3 MB, gdy faktura zawiera załącznik¹².

Krok 3: wyślij XML do KSeF i wystaw fakturę ustrukturyzowaną

KSeF przyjmuje plik XML faktury ustrukturyzowanej. Samo wygenerowanie go w programie nie jest jeszcze wysyłką. System Najszybsza tworzy XML zgodny z KSeF, ale nie przesyła go automatycznie¹.

• Eksport z systemu Najszybsza zapisuje plik XML faktury. Przed wysłaniem plik nie ma numeru KSeF ID¹.
• Wczytanie w Aplikacji Podatnika KSeF pozwala obejrzeć wizualizację faktury przed jej wystawieniem¹.
• Wystawienie w Aplikacji Podatnika KSeF następuje po wczytaniu i sprawdzeniu faktury¹.

Plik XML przed wysłaniem jest przygotowanym dokumentem, nie fakturą wystawioną już w KSeF. Eksport, kontrola wizualizacji i wystawienie to odrębne czynności. Zapisanie pliku nie kończy wysyłki.

Najczęściej zadawane pytania

Czy PDF pobrany z KSeF jest oryginałem faktury?

Nie. Oryginałem jest plik XML, a PDF stanowi jego wizualizację.

Jaki limit rozmiaru ma plik XML faktury?

Maksymalnie 1 MB bez załącznika albo 3 MB, gdy faktura zawiera załącznik.

Co opisuje schemat XSD dla FA(3)?

Określa dopuszczalną budowę pliku, w tym elementy, typy danych, wymagane pola i zależności między nimi.

Od kiedy struktura FA(3) zastąpiła FA(2)?

FA(3) zastąpiła FA(2) 1 lutego 2026 r.

Czy plik FA(3) pobrany z KSeF można wczytać do Symfonia Handel?

Tak, plik FA(3) pobrany z KSeF można wczytać do programu Symfonia Handel.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.