PEF a KSeF — różnice

PEF i KSeF to dwa odrębne systemy. PEF służy do wymiany dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi, a KSeF obsługuje faktury ustrukturyzowane przedsiębiorców.
Przy planowaniu obiegu dokumentów trzeba rozróżnić ich zakres i drogę przekazania faktury^1,2.

Czym są PEF i KSeF i do czego służą?

PEF i KSeF mają współdziałać przy fakturach dotyczących zamówień publicznych. Przed terminem obowiązkowego korzystania z KSeF planuje się dopuścić przesyłanie takich faktur z punktów dostępu sieci Peppol, w tym PEF.
Peppol jest siecią elektronicznej wymiany dokumentów między jej uczestnikami. Planowane połączenie wyznacza drogę przesłania faktury, ale nie tworzy jednej platformy. Dla pierwszej grupy podatników obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczął się 1 lutego 2026 r.^1,3

Jak przebiega obieg faktury między PEF a KSeF?

Przekazanie faktury z PEF do KSeF wymaga nadania uprawnienia dostawcy usług Peppol, sprawdzenia pliku i przetworzenia faktury. Za te czynności odpowiadają kolejno podatnik, dostawca i KSeF.
Plik XML przesyłany w sesji interaktywnej może mieć maksymalnie 1 MB⁴.

• Podatnik nadaje dostawcy usług Peppol uprawnienie do elektronicznego wystawiania faktur w KSeF. Nie składa przy tym zawiadomienia ZAW-FA, czyli formularza służącego do zgłaszania uprawnień w KSeF.⁵
• Dostawca usług Peppol przed wysłaniem faktury sprawdza, czy plik XML z danymi dokumentu odpowiada wzorowi struktury logicznej obowiązującemu w PEF.⁵
• KSeF porównuje NIP sprzedawcy, czyli jego numer identyfikacji podatkowej, z NIP podmiotu, który nadał dostawcy uprawnienie.⁵
• Dostawca usług Peppol po przetworzeniu faktury w KSeF może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Dokument ten potwierdza odbiór faktury przez system.⁵

Czy można połączyć PEF z KSeF?

Integracja PEF–KSeF przewiduje przekazywanie faktur przez dostawcę usług Peppol w określonym rodzaju sesji. Sesja interaktywna służy do wysyłania faktur w pojedynczych operacjach, a sesja wsadowa – do wysyłania ich partiami.
Jedna operacja w sesji interaktywnej obejmuje jedną fakturę; cała sesja może obejmować ich więcej⁴.

Tabela pokazuje oba rodzaje sesji. Wskazuje też, którym z nich można przesyłać faktury PEF do KSeF⁶.

Dane w tabeli: 5

Faktury PEF trzeba więc przekazywać w sesji interaktywnej. Tryb wsadowy nie jest drugą drogą tej integracji.
Liczba faktur PEF możliwych do przekazania w sesji wsadowej wynosi zero⁶.

Czy KSeF jest częścią PEF?

KSeF nie jest częścią PEF. Dostawca usług Peppol może pośredniczyć w przekazaniu faktury, ale oba systemy zachowują odrębne zadania. PEF służy wymianie dokumentów zamówienia publicznego, a KSeF obsłudze faktur ustrukturyzowanych.
Połączenie pozwala przekazać fakturę, nie zastępuje jednak żadnego z systemów. Art. 106nd ust. 1 ustawy o VAT stanowi, że KSeF prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej⁷.

PEF a KSeF: najważniejsze różnice

PEF obejmuje dokumenty związane z zamówieniem publicznym, a KSeF obsługuje faktury ustrukturyzowane. To rozróżnienie pomaga ustalić właściwą drogę dokumentu.
Art. 1 ustawy z 9 listopada 2018 r. określa zasady przesyłania przez platformę faktur i innych dokumentów związanych z zamówieniami publicznymi⁸.

PEF i KSeF – dwa systemy o różnych zadaniach

PEF wspiera komunikację w relacji B2G, czyli między przedsiębiorcą a podmiotem publicznym. KSeF obsługuje fakturę ustrukturyzowaną także w relacji B2B, czyli między przedsiębiorcami.
Różnią się zatem uczestnicy obiegu i rodzaje przekazywanych dokumentów⁹.

Tabela zestawia cel, użytkowników i dokumenty obsługiwane przez oba systemy. PEF obejmuje sześć rodzajów dokumentów: zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, fakturę, fakturę korygującą i notę księgową¹⁰.

Czym różnią się użytkownicy, funkcje i obieg faktur w PEF oraz KSeF?

PEF organizuje wymianę dokumentów między uczestnikami zamówienia publicznego. KSeF służy z kolei do wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Przedsiębiorca realizujący zamówienie musi uwzględnić oba te obiegi.
Numer nadawany przyjętej fakturze w KSeF ma 35 znaków¹¹.

Jak działa Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)?

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) umożliwia elektroniczną wymianę dokumentów podczas realizacji zamówienia publicznego. Wykonawca przekazuje dokument zamawiającemu, który następnie go odbiera.
Model wymiany Peppol ma cztery „narożniki”: nadawcę, odbiorcę oraz punkt dostępu każdego z nich¹².

Do czego służy Platforma Elektronicznego Fakturowania?

PEF służy do przekazywania faktur i innych dokumentów związanych z zamówieniem publicznym. Należą do nich potwierdzenia odbioru i noty księgowe.
Platforma obejmuje więc także dokumenty towarzyszące rozliczeniu zamówienia^2,5.

Jak przebiega komunikacja w PEF?

PEF pozwala wykonawcy przekazać dokument zamawiającemu w ramach obsługi zamówienia publicznego. Tą drogą można przesłać nie tylko fakturę.
Platforma obsługuje sześć rodzajów dokumentów, w tym faktury i awiza dostawy¹⁰.

• Wykonawca przygotowuje dokument związany z zamówieniem publicznym.
• Wykonawca przesyła dokument przez PEF, jeśli wybiera tę drogę wymiany.
• Zamawiający odbiera dokument przekazany przez PEF.

Wykonawca zamówienia publicznego nie ma ustawowego obowiązku wysyłania faktur przez PEF. Zamawiający musi natomiast odbierać faktury przesłane tą drogą. Art. 4 ust. 1–2 ustawy określa obowiązek odbioru po stronie zamawiającego, nie nakładając na wykonawcę obowiązku takiej wysyłki^8,13,14.

Na czym polega działanie KSeF?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Są to faktury elektroniczne zapisane według określonej struktury danych. Harmonogram obowiązku korzystania z systemu uwzględnia wartość sprzedaży przedsiębiorcy.
Termin 1 lutego 2026 r. dotyczył podatników, których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł³.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmuje podmioty, których sprzedaż wraz z podatkiem w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ma objąć pozostałych przedsiębiorców, z zastrzeżeniem podmiotów nim nieobjętych.^1,3,14,15

KSeF obsługuje faktury ustrukturyzowane. Przypisany przedsiębiorcy etap harmonogramu określa, kiedy obowiązek korzystania z systemu zaczyna go dotyczyć³.

Czy faktury przesłane przez PEF trafiają do KSeF lub są w nim uznawane?

PEF i KSeF mają różne role w obiegu faktury. Samo przesłanie dokumentu przez PEF nie oznacza jeszcze, że KSeF uznał go za fakturę ustrukturyzowaną.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF⁷.

Tabela przedstawia warunek uznania faktury PEF lub Peppol w KSeF, dostęp do dokumentu i okres jego przechowywania.
Art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT przewiduje przechowywanie faktur w KSeF przez 10 lat od końca roku ich wystawienia⁷.

Dane w tabeli: 5,9

Faktura za zamówienie publiczne nie wymaga osobnej wysyłki do KSeF przez wystawcę, jeśli trafi tam przez integrację PEF–KSeF. O jej uznaniu w KSeF decyduje numer nadany przez ten system. Samo wysłanie dokumentu przez PEF nie wystarcza.

Najczęściej zadawane pytania

Czy nadanie dostawcy Peppol uprawnienia wymaga złożenia formularza ZAW-FA?

Nie. Podatnik nadaje uprawnienie dostawcy bez składania ZAW-FA.

Jakie potwierdzenie może pobrać dostawca po przetworzeniu faktury w KSeF?

Może pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które potwierdza odbiór faktury przez system.

Czy plik XML wysyłany w sesji interaktywnej może przekraczać 1 MB?

Nie. Maksymalny rozmiar takiego pliku wynosi 1 MB.

Kto prowadzi KSeF?

KSeF prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

Ile znaków ma numer nadawany fakturze przyjętej w KSeF?

Numer nadawany przyjętej fakturze ma 35 znaków.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.