SaldeoSMART — wystawianie faktur i obsługa

Wystawiona faktura zawiera błąd? W SaldeoSMART dane, pozycje i kwoty poprawia się przez wystawienie faktury korygującej do dokumentu pierwotnego. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak określić zakres i przyczynę zmiany, zapisać korektę oraz przekazać ją odbiorcy¹.

Wystawianie i wysyłanie faktur korygujących w SaldeoSMART

SaldeoSMART pozwala przygotować fakturę korygującą, gdy wystawiony dokument wymaga zmiany. Samo przygotowanie korekty nie oznacza jeszcze, że klient ją otrzymał – gotowy dokument trzeba przekazać właściwym kanałem.
Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę otrzymaną przez KSeF uznaje się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF².

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służy do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Od tego, czy korekta podlega wystawieniu w KSeF, zależy sposób jej przekazania. Obie sytuacje opisuje tabela.

Tabela przedstawia znaczenie sposobu przekazania korekty.

Dane w tabeli: 2

Przygotowanie dokumentu w SaldeoSMART nie zamyka sprawy korekty. Trzeba jeszcze zadbać o jej wystawienie i doręczenie.
Faktura korygująca musi mieć własny numer kolejny i datę wystawienia, zgodnie z art. 106j ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT².

Jak poprawić pozycje, kwoty i dane faktury oraz wskazać przyczynę korekty w SaldeoSMART?

Pozycje, kwoty i dane wystawionej faktury poprawia się w SaldeoSMART na fakturze korygującej. W dokumencie należy wskazać zakres zmiany.
Korekta powinna też odwoływać się do faktury pierwotnej, aby odbiorca i księgowy wiedzieli, czego dotyczy³.

Rodzaj błędu decyduje o tym, jakie informacje trzeba uzupełnić. Przy pozycjach istotny jest prawidłowy zapis, a przy kwotach – porównanie wartości. Dane stron transakcji wymagają z kolei sprawdzenia, której strony dotyczy zmiana.

Tabela pokazuje, co wpisać lub sprawdzić przy każdym zakresie korekty.

Art. 106j ust. 2 pkt 5 wymaga wykazania kwoty korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego. Podział powinien uwzględniać stawki i sprzedaż zwolnioną².

Przyczyna korekty może wskazywać konkretny błąd lub zdarzenie, na przykład błędną cenę, ilość albo dane nabywcy. Samo określenie „korekta faktury” nie wyjaśnia, dlaczego dokument się zmienił.
Podanie przyczyny nie jest jednak obowiązkowe: art. 106j ust. 2 pkt 4 uchylono, a ust. 2a pkt 2 dopuszcza jej wpisanie².

Jak skorygować datę sprzedaży na fakturze w SaldeoSMART?

W SaldeoSMART nie można obecnie skorygować daty sprzedaży, czyli dostawy. Zmiana przez edycję faktury jest możliwa tylko wtedy, gdy nie wysłano jej do KSeF i opcja edycji pozostaje aktywna.
Data sprzedaży oznacza dzień dostawy towaru lub wykonania usługi, a nie dzień wystawienia faktury⁴. Art. 106e ust. 1 pkt 6 wymaga jej podania, jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia².

• Fakturę z błędną datą sprzedaży odszukaj i odczytaj datę wpisaną na dokumencie.
• Prawidłową datę sprzedaży ustal na podstawie dokumentów dotyczących transakcji.
• Błędną datę porównaj z prawidłową przed edycją faktury, jeśli edycja jest dostępna.
• Powód zmiany zapisz jako błędną datę sprzedaży.

Faktura korygująca w SaldeoSMART nie pozwala obecnie zmienić daty sprzedaży. Nie należy więc przedstawiać tej daty jako ustalonej po wystawieniu takiej korekty⁴.

Zapisywanie, zatwierdzanie i przekazywanie korekty faktury w SaldeoSMART

Korektę w SaldeoSMART należy zapisać po uzupełnieniu danych. Przed jej przekazaniem trzeba sprawdzić pola wymagane na danym etapie obiegu dokumentów. Obieg obejmuje kolejne czynności związane z dokumentem, między innymi weryfikację i zatwierdzenie.

• Korektę faktury zapisz po sprawdzeniu jej treści i danych odbiorcy.
• Wymagane pola w pakiecie SaldeoSMART Ekspert skonfiguruj jako administrator osobno dla każdego etapu obiegu.⁵
• Korektę faktury zatwierdź po uzupełnieniu pól wymaganych na jej etapie obiegu.
• Dane do Wapro WF-FaKir przekaż przez 1 plik wymiany obejmujący faktury zwykłe i korygujące. Plik wskazuje, czy dany dokument jest korektą.⁶

Kontrola pól w obiegu to inny etap niż przekazanie danych korekty do programu księgowego. Obie czynności dotyczą tego samego dokumentu, ale mają różne cele.
Według producenta SaldeoSMART integruje się z ponad 40 programami księgowymi⁷.

Jak utworzyć korektę w SaldeoSMART i powiązać ją z fakturą pierwotną?

Korektę w SaldeoSMART należy przygotować na podstawie właściwej faktury pierwotnej. W opisie trzeba podać dane, które pozwolą powiązać oba dokumenty.
Pole „Korekta” jest domyślnie dostępne w obiegu dokumentów o modelu „Faktura”⁵. Art. 106j ust. 2 pkt 2a wymaga podania numeru KSeF faktury pierwotnej, jeśli został jej nadany².

• Fakturę pierwotną odszukaj i odczytaj jej numer oraz datę wystawienia.
• Fakturę korygującą przygotuj do odszukanego dokumentu, zamiast zmieniać treść wystawionej faktury pierwotnej.
• Fakturę pierwotną wskaż w treści korekty, podając jej numer i datę wystawienia.
• Dokument oznacz jako korektę w odpowiednim polu obiegu i sprawdź zgodność jego opisu z treścią faktury korygującej.

Numer i data faktury pierwotnej wskazują, którego dokumentu dotyczy korekta. Dzięki nim odbiorca może powiązać oba dokumenty.
Art. 106j ust. 2 pkt 3 lit. a wymaga zamieszczenia na korekcie danych faktury pierwotnej, w tym jej daty wystawienia i numeru².

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktura korygująca musi mieć własny numer i datę wystawienia?

Tak. Musi mieć własny numer kolejny i datę wystawienia.

Kiedy faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną i otrzymaną?

Za wystawioną uznaje się ją w dniu przesłania do KSeF, a za otrzymaną — w dniu nadania jej numeru KSeF.

Jak wykazać kwotę korekty przy różnych stawkach VAT?

Kwotę korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego należy podzielić z uwzględnieniem stawek VAT i sprzedaży zwolnionej.

Czy pole „Korekta” trzeba ręcznie dodawać do obiegu dokumentów?

Pole jest domyślnie dostępne w obiegu dokumentów o modelu „Faktura”.

Kto ustawia wymagane pola w obiegu SaldeoSMART Ekspert?

Ustawia je administrator osobno dla każdego etapu obiegu.