Faktura zaliczkowa i końcowa — rozliczenie

Faktura zaliczkowa dokumentuje zapłatę otrzymaną przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Może dotyczyć całej należności albo jej części, w tym zadatku lub przedpłaty.¹
Zaliczkę trzeba później powiązać z rozliczeniem sprzedaży i ustalić kwotę pozostałą do zapłaty. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady w chwili otrzymania wpłaty i obejmuje otrzymaną kwotę.²

Czym jest faktura zaliczkowa i czym różni się od innych dokumentów?

Dokumenty związane z zamówieniem mają różne zadania. Art. 106f ust. 3 ustawy o VAT nakazuje na fakturze końcowej pomniejszyć wartość sprzedaży o zaliczki. Od podatku odejmuje się z kolei VAT wykazany na fakturach zaliczkowych.²

Co dokumentuje faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa wskazuje dostawę towaru lub usługę, na poczet której nabywca wpłacił pieniądze. Proforma nie dokumentuje otrzymania zaliczki, więc nie wywołuje skutków podatkowych właściwych fakturze zaliczkowej.³
Na podstawie art. 19a ust. 8 ustawy o VAT podatek rozlicza się co do zasady po otrzymaniu wpłaty, a nie po wystawieniu proformy.²

Czym różni się faktura zaliczkowa od końcowej?

Faktura zaliczkowa dotyczy pieniędzy wpłaconych przed zakończeniem transakcji. Faktura końcowa rozlicza natomiast sprzedaż po uwzględnieniu tych wpłat. W inFakt.pl kwota pozostała do zapłaty przelicza się automatycznie podczas wystawiania faktury zaliczkowej.⁴
Saldo ustala się przez odjęcie sumy otrzymanych zaliczek od wartości całego zamówienia.⁵

Kto wystawia fakturę zaliczkową i w jakim celu?

Sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową, żeby przypisać otrzymaną wpłatę do zamówienia nabywcy. SzybkaFaktura.pl pozwala przygotować taki dokument, automatycznie obliczyć podatek i wysłać fakturę do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur.³
Po przyjęciu dokumentu KSeF nadaje mu unikalny numer identyfikujący.⁶

Obowiązek wystawienia faktury dokumentującej wpłatę przed sprzedażą wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Proforma nie zastępuje takiego dokumentu.²

Kiedy wystawić fakturę zaliczkową, a kiedy jej nie wystawiać?

Wpłata przed zakończeniem sprzedaży może wymagać faktury zaliczkowej. To, czy potrzebny jest osobny dokument, zależy jednak od rodzaju transakcji i nabywcy. Osobno trzeba ocenić termin wystawienia oraz przypadki, w których sprzedaż dokumentuje się inaczej. Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT fakturę zaliczkową wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca po otrzymaniu wpłaty.²

Jaki jest termin wystawienia faktury zaliczkowej?

Fakturę zaliczkową wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania wpłaty.¹
Można ją przygotować wcześniej, lecz nie wcześniej niż 60 dni przed otrzymaniem zapłaty.⁷ Data wystawienia i data wpływu pieniędzy nie muszą być więc jednakowe.⁸

Kiedy faktura zaliczkowa nie jest obowiązkowa?

Przedpłata nie zawsze oznacza obowiązek wystawienia osobnej faktury zaliczkowej. W przypadkach określonych w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT nabywca może zażądać faktury w ciągu trzech miesięcy od końca miesiąca otrzymania wpłaty.²

Tabela pokazuje, kiedy sposób dokumentowania zależy od rodzaju sprzedaży lub żądania nabywcy. Zaliczka na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów nie wymaga faktury zaliczkowej na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o VAT.²

Dane w tabeli: 1,3

O potrzebie wystawienia osobnej faktury decyduje rodzaj transakcji, nie sam fakt otrzymania pieniędzy. Art. 106b ust. 1 pkt 4 lit. b wyłącza ten obowiązek dla czynności z art. 19a ust. 5 pkt 4, takich jak najem.²

Jak przygotować fakturę zaliczkową: dane, wzór i system?

Przygotowanie faktury zaliczkowej zacznij od połączenia danych zamówienia z otrzymaną kwotą. Ustal, czego dotyczy zapłata i czy pokrywa całą należność, czy tylko jej część. Następnie zapisz dokument w wybranym systemie. Art. 106f ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT podaje wzór: kwota VAT = kwota otrzymanej zapłaty × stawka VAT ÷ (100 + stawka VAT).²

Jakie dane przygotować przed wystawieniem faktury zaliczkowej?

Przed wystawieniem dokumentu zbierz dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi oraz wartość zamówienia i zaliczki. Zapisz też datę wpływu pieniędzy. Powiązanie wpłaty z właściwym zamówieniem pozwoli uniknąć przypisania jej do innej transakcji. Art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT wymaga podania daty otrzymania zapłaty, jeśli jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.²

Jak ułożyć wzór faktury zaliczkowej?

Z faktury zaliczkowej powinno jasno wynikać, kto wpłacił pieniądze i którego zamówienia dotyczy wpłata. Dokument powinien też pozwalać ustalić należność pozostałą do rozliczenia. Zgodnie z art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT musi zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy.²

• Dane transakcji identyfikują sprzedawcę, nabywcę oraz zamówiony towar lub usługę.
• Dane wpłaty wskazują datę i kwotę otrzymanej zaliczki.
• Rozliczenie zamówienia zestawia wartość sprzedaży z wpłatą i pozostałą należnością.

Taki układ ułatwia powiązanie zaliczki z późniejszym rozliczeniem sprzedaży. Art. 106f ust. 3 wymaga podania na fakturze końcowej numerów KSeF wcześniejszych faktur zaliczkowych. W przypadku faktur innych niż ustrukturyzowane podaje się ich zwykłe numery.²

Jak wystawić fakturę zaliczkową w systemie wFirma.pl?

W wFirma.pl przed wystawieniem faktury zaliczkowej trzeba wprowadzić fakturę pro forma lub ofertę.⁹ System pozwala następnie wystawić dokument zaliczkowy na 100% wartości zamówienia utworzonego jako pro forma lub oferta.⁹

• Dokument zamówienia wprowadź do wFirma.pl jako pro formę albo ofertę.
• Zaliczkę przypisz do tego dokumentu i uzupełnij dane wpłaty.
• Fakturę zaliczkową wystaw na podstawie powiązanego zamówienia.

Od 4 listopada 2024 r. wFirma.pl pozwala również wystawiać faktury zaliczkowe z terminem płatności.⁹ Bezpłatne testowanie wFirma.pl przy wystawianiu takich dokumentów trwa 30 dni.⁹
inFakt.pl oferuje 30 dni bezpłatnego testowania, a testowany Program do Fakturowania ma limit 3 faktury miesięcznie.⁴

Wymogi ustawy o VAT dla faktury zaliczkowej i końcowej

Faktura zaliczkowa musi wskazywać transakcję i otrzymaną wpłatę. Dzięki temu późniejsza faktura końcowa może uwzględnić wcześniejsze rozliczenie. Wymogi dokumentowania zaliczki określa art. 106f ustawy o VAT.

Jak opisać transakcję na fakturze zaliczkowej?

Opis na fakturze zaliczkowej powinien wskazywać zamówienie lub umowę, której dotyczy wpłata. Zaliczki na różne zamówienia dokumentuje się oddzielnie.¹ Konkretny opis pozwala powiązać pieniądze z właściwą dostawą towaru albo usługą.

Jakie dane stron powinny znaleźć się na fakturze zaliczkowej?

Faktura zaliczkowa zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, dzięki którym można rozpoznać strony transakcji. Podaje się na niej także datę wystawienia i numer dokumentu. Potrzebne są również kwota otrzymanej zapłaty, obliczony od niej VAT oraz dane zamówienia lub umowy.¹

Jak wykazać kwoty i VAT na fakturze zaliczkowej?

Na fakturze zaliczkowej wykaż faktycznie otrzymaną kwotę. Podatek oblicz od tej wpłaty, zamiast traktować całe zamówienie jako opłacone. Jeśli data otrzymania pieniędzy różni się od daty wystawienia faktury, podaj ją na dokumencie.¹ Oddzielenie wartości zamówienia od wpłaty ułatwi późniejsze rozliczenie końcowe.

Kiedy otrzymanie zaliczki rodzi obowiązek podatkowy?

Obowiązek podatkowy w VAT powstaje w chwili otrzymania zaliczki, nie wystawienia faktury zaliczkowej.⁴ O rozliczeniu podatku decyduje więc wpływ zapłaty, nawet jeśli dokument powstał wcześniej.
Faktura potwierdza wpłatę, ale jej data wystawienia sama nie zmienia momentu powstania obowiązku podatkowego.

Jak rozliczyć VAT od zaliczki na fakturze końcowej?

Faktura końcowa rozlicza VAT od należności nieobjętej wcześniejszymi zaliczkami. Wartość sprzedaży pomniejsza się o otrzymane wpłaty. Od podatku odejmuje się zaś VAT wykazany na fakturach zaliczkowych.¹⁰

Jak ująć zaliczkę w rejestrze VAT i księdze podatkowej?

Zaliczkę ujmij w rejestrze sprzedaży VAT i uwzględnij w JPK_V7, który łączy ewidencję z deklaracją VAT. Otrzymana wpłata nie jest jeszcze przychodem w podatku dochodowym. Zaliczka wpłacona przez nabywcę nie stanowi też jego kosztu.¹
W KPiR, czyli podatkowej księdze przychodów i rozchodów, nie zapisuj więc samej wpłaty jako przychodu ani kosztu.

Jak obliczyć VAT od zaliczki na przykładzie?

VAT od zaliczki oblicz od kwoty brutto wpłaty: kwota VAT = kwota brutto × stawka VAT ÷ (100 + stawka VAT).¹ Przy zaliczce 2 460 zł brutto i stawce 23% podatek wynosi 460 zł, a kwota netto 2 000 zł.³
Wyliczony podatek przypisz do faktury zaliczkowej.¹¹

Jak odjąć wpłaconą zaliczkę na fakturze końcowej?

Na fakturze końcowej pokaż wartość całej sprzedaży i wskaż wcześniejsze faktury zaliczkowe. Odejmij udokumentowane wpłaty oraz VAT już wykazany na tych dokumentach. Kwota do zapłaty ma odpowiadać części należności, której zaliczki nie pokryły.

Jak wygląda faktura końcowa z kwotą do zapłaty 0 zł?

Faktura końcowa z kwotą do zapłaty 0 zł pokazuje sprzedaż w całości pokrytą zaliczkami. Wskaż na niej powiązane dokumenty i pomniejszenie wcześniej rozliczonego VAT. Nie wykazuj ponownie otrzymanej wpłaty jako należności do zapłaty.¹¹

Błędy i zwrot zaliczki: jak skorygować dokumenty?

Sprzedawca wystawia fakturę korygującą, gdy zwraca zaliczkę lub znajduje błąd na fakturze zaliczkowej.³
Powiąż korektę z pierwotnym dokumentem. Dzięki temu będzie jasne, jak zmieniło się rozliczenie wpłaty i sprzedaży.

Kiedy wystawić korektę faktury zaliczkowej?

Przed wystawieniem korekty ustal, które dane faktury są błędne albo jaka część zaliczki została zwrócona. Jeśli zmieniły się warunki zamówienia, porównaj treść faktury z jego aktualnym rozliczeniem. Dopiero na tej podstawie określ zakres poprawki.

Jak poprawić błędne dane lub kwoty na fakturze zaliczkowej?

Faktura korygująca powinna wskazywać dokument pierwotny oraz zakres poprawki.¹¹

• Błędne dane porównaj z danymi właściwej transakcji i wpisz poprawną treść do korekty.¹¹
• Błędną kwotę zaliczki zestaw z otrzymaną wpłatą, a następnie wykaż zmianę kwoty i odpowiadającego jej VAT.
• Powiązanie dokumentów zachowaj przez wskazanie faktury zaliczkowej, której dotyczy poprawka.⁶

Jak udokumentować zwrot zaliczki?

Zwrot zaliczki udokumentuj korektą powiązaną z fakturą zaliczkową. Podaj zwróconą kwotę i wynikającą z niej zmianę podatku. Dowód zwrotu zachowaj razem z dokumentami transakcji. Korekta pokaże, jaka część wcześniejszej wpłaty nie podlega już rozliczeniu z nabywcą.

Zaliczka i rozliczenie końcowe w KSeF: jak powiązać faktury?

Faktury zaliczkowe i końcową w KSeF powiąż przez wskazanie wcześniejszych dokumentów na fakturze końcowej. Początek obowiązku wystawiania faktur w systemie zależy od grupy podatników:

• Obowiązek od 1 lutego 2026 r. dotyczy podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.^3,12
• Obowiązek od 1 kwietnia 2026 r. dotyczy pozostałych wskazanych podatników.^3,13
• Obowiązek od 1 stycznia 2027 r. dotyczy wskazanych najmniejszych podatników wykluczonych cyfrowo.^3,13

Jak powiązać dokumentowanie zaliczki z obiegiem faktur w KSeF?

Obieg faktur w KSeF powiąż z zamówieniem. Przypisz do niego dokumenty zaliczkowe, a przy rozliczaniu sprzedaży użyj ich identyfikatorów. Do końca 2026 r. przewidziano wystawianie części faktur poza KSeF w ramach limitu 10 000 zł brutto miesięcznie na podatnika.³
System archiwizuje przechowywane w nim faktury przez 10 lat.^3,11

Jak wskazać numery KSeF faktur zaliczkowych na fakturze końcowej?

Faktura końcowa wystawiona w KSeF musi wskazywać wszystkie wcześniejsze faktury zaliczkowe. Podaj ich numery KSeF. W przypadku dokumentów wystawionych poza systemem wpisz zwykłe numery faktur.¹
Powiązanie powinno objąć każdą zaliczkę rozliczaną na dokumencie końcowym.

Czy po rozliczeniu całej zaliczki trzeba wystawić fakturę końcową?

Faktura końcowa nie jest obowiązkowa, jeśli faktury zaliczkowe pokrywają całą należność za zamówienie.¹⁰ Przy częściowej zapłacie dokument końcowy rozlicza pozostałą kwotę po dostawie towaru lub wykonaniu usługi.

Jak rozliczyć zaliczkę i sprzedaż w powiązanych dokumentach?

Rozliczanie zaliczek zacznij od przypisania każdej wpłaty do odpowiedniego zamówienia. Porównaj sumę otrzymanych pieniędzy z wartością sprzedaży. W ten sposób ustalisz, czy nabywca ma jeszcze coś do zapłaty. Zachowaj też powiązanie dokumentów zaliczkowych z dokumentem zamykającym rozliczenie.

Co zmienia faktura zaliczkowa na 100% wartości zamówienia?

Faktura zaliczkowa na 100% wartości zamówienia potwierdza zapłatę całej należności przed zakończeniem sprzedaży.¹⁰
Po dostawie towaru lub wykonaniu usługi sprzedawca nie ma już kolejnej kwoty do pobrania od nabywcy.¹¹

Czy po zaliczce obejmującej 100% wartości wystawia się fakturę końcową?

Pełna i częściowa zaliczka inaczej wpływają na należność pozostałą do rozliczenia. Różnią się także potrzebą wystawienia faktury końcowej i sposobem powiązania dokumentów:

Dane w tabeli: 10

O wystawieniu faktury końcowej rozstrzyga to, czy po uwzględnieniu zaliczek została należność do rozliczenia.

Jak wystawić fakturę zaliczkową przed wpływem wpłaty?

Fakturę zaliczkową wystawianą przed otrzymaniem pieniędzy powiąż z zamówieniem. Wskaż na niej planowaną kwotę zapłaty i zachowaj termin opisany wcześniej. Gdy wpłata wpłynie, porównaj ją z kwotą na dokumencie. Jeśli wartości się różnią, skoryguj fakturę.

Zaliczki 30% i 70%: przykład rozliczenia w dwóch wpłatach

Zaliczki częściowe wynoszące 30% i 70% wartości tego samego zamówienia można udokumentować wspólną fakturą albo osobnymi dokumentami. Jedna faktura może objąć kilka wpłat dotyczących tej transakcji. Trzeba przy tym zachować termin wystawienia i wskazać łączną otrzymaną kwotę.^3,11

Rozliczenie zamówienia musi uwzględniać obie wpłaty. Przy osobnych fakturach każdy dokument pozostaje przypisany do tego samego zamówienia. Przy wspólnej fakturze wykazana łączna kwota obejmuje całe otrzymane pieniądze.

Co oznaczają ZAL i ROZ w polu RodzajFaktury?

ZAL oznacza fakturę zaliczkową, a ROZ fakturę końcową w polu RodzajFaktury struktury FA(3). To schemat danych faktury ustrukturyzowanej.¹ Pole odróżnia dokument dotyczący zaliczki od faktury rozliczającej sprzedaż. Przy wysyłce do KSeF dobierz oznaczenie do funkcji dokumentu; nadal trzeba podać dane łączące faktury.

Wzór faktury zaliczkowej w XLSX: co ująć w arkuszu?

Wzór faktury zaliczkowej w XLSX powinien mieć pola przypisujące wpłatę do nabywcy i zamówienia. Potrzebne są też pola pozwalające obliczyć należność pozostałą do rozliczenia. Oddziel dane dokumentu, stron, zamówienia i wpłaty od kwot netto, VAT i brutto. Formuły mogą obliczyć podatek oraz saldo, ale przed wystawieniem faktury porównaj wyniki z rzeczywistą wpłatą. Numer dokumentu zachowaj w zestawieniu zamówienia, aby później powiązać fakturę z rozliczeniem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym?

Tak, dokumentuje otrzymaną wpłatę i pozwala ująć ją w rejestrze VAT. Sama zaliczka nie jest jednak przychodem sprzedawcy ani kosztem nabywcy w podatku dochodowym.

Czy faktura zaliczkowa potwierdza dostawę towaru lub wykonanie usługi?

Nie. Potwierdza otrzymanie wpłaty przed dostawą lub wykonaniem usługi, a sprzedaż rozlicza się później.

Czy faktura zaliczkowa potwierdza otrzymanie pieniędzy?

Tak. Dokumentuje wpłatę otrzymaną od nabywcy na poczet określonej transakcji.

Czy na fakturze zaliczkowej wykazuje się całą wartość zamówienia?

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną kwotę, a VAT oblicza się od tej wpłaty. Wartość całej sprzedaży uwzględnia się przy jej rozliczeniu.

Czy zaliczka stanowi przychód sprzedawcy w podatku dochodowym?

Nie. Otrzymanej zaliczki nie ujmuje się jako przychodu w KPiR.

Czy zaliczka jest kosztem podatkowym nabywcy?

Nie. Sama wpłata zaliczki nie stanowi kosztu nabywcy.

Czy faktura zaliczkowa może dotyczyć zadatku?

Tak. Może dokumentować wpłatę na poczet transakcji, w tym zadatek lub przedpłatę.

Czy faktura zaliczkowa wystawiona na podstawie pro formy potwierdza samą pro formę jako wpłatę?

Nie. Pro forma nie potwierdza otrzymania pieniędzy; faktura zaliczkowa dokumentuje wpłatę, która faktycznie wpłynęła.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.