Duplikat faktury — kiedy potrzebny?

Duplikat faktury to ponownie wystawiona faktura VAT. Jest potrzebny, gdy pierwotny dokument zaginął lub został zniszczony. W zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego ma taką samą moc prawną jak oryginał.¹
Poniżej wyjaśniamy, kiedy wystąpić o duplikat, jak go sprawdzić i czym różni się od ponownie udostępnionej e-faktury.

Prawo do odliczenia nie wynika z samego posiadania duplikatu. Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT przysługuje ono w zakresie zakupów wykorzystywanych do czynności opodatkowanych. Dotyczy to również odliczenia na podstawie duplikatu.²

Czym jest duplikat faktury i kiedy należy go wystawić?

Duplikat odtwarza dane faktury pierwotnej, ale zawiera datę ponownego wystawienia. Można umieścić na nim słowo „duplikat”.³
Art. 106l ust. 5 wymaga podania daty wystawienia ponownej faktury. Oznaczenie „DUPLIKAT” pozostaje fakultatywne.²

Duplikat faktury papierowej sporządza się w 2 egzemplarzach.¹ Ponownie wystawić można również fakturę korygującą. Taki dokument zmienia dane faktury wystawionej wcześniej.³

Obecnie art. 106gc ust. 5 wymaga co najmniej dwóch egzemplarzy faktury papierowej. Wymóg dotyczy także faktury wystawionej ponownie. Ustawa przewiduje od tej zasady wyjątek.²

Następca prawny sprzedawcy ma obowiązek wystawić duplikat faktury swojego poprzednika. Na dokumencie zachowuje dane sprzedawcy z faktury pierwotnej.⁴ Podstawą przejęcia obowiązków podatkowych przy łączeniu spółek jest art. 93 Ordynacji podatkowej. Przy przekształceniach zastosowanie może mieć art. 93a.⁵

Kiedy utrata lub zniszczenie faktury wymaga wystawienia duplikatu?

Sprzedawca wystawia duplikat na wniosek nabywcy, jeśli faktura pierwotna zaginęła lub została zniszczona.³ Nabywca może zwrócić się o dokument na różne sposoby. Dopuszczalne formy wniosku wymieniono poniżej.

Wniosek nabywcy dotyczący faktury papierowej przewiduje art. 106l ust. 3 pkt 1. W przypadku faktury elektronicznej zastosowanie ma ust. 2 pkt 1. Przepis nie określa formy wniosku.²

• Wniosek pisemny jest dopuszczalnym sposobem zwrócenia się o duplikat faktury.³
• Wniosek elektroniczny pozwala poprosić o duplikat bez wysyłania pisma na papierze.³
• Wniosek telefoniczny także jest dopuszczalną formą prośby o duplikat faktury.³

Po otrzymaniu wniosku sprzedawca nie może odmówić nabywcy wystawienia duplikatu.³ Obowiązek ponownego wystawienia utraconej faktury papierowej wynika obecnie z art. 106l ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT. Warunkiem jest wniosek nabywcy.²

Weryfikacja duplikatu faktury i skutki utraty dokumentu w księgowości

Duplikat odtwarza wcześniejszą sprzedaż, więc nie przesuwa momentu powstania obowiązku podatkowego. Nie zmienia również ustalonej kwoty zakupu ani terminu płatności.³
Dla nabywcy znaczenie ma coś innego: czy otrzymał fakturę pierwotną i czy rozliczył już zakup.

Zasadniczo art. 19a ust. 1 wiąże powstanie obowiązku podatkowego z dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Data wystawienia duplikatu nie wyznacza tego momentu.²

Duplikaty przechowuje się według okresów rozliczeniowych. Trzeba ułożyć je tak, by można je było łatwo odszukać. Dokumenty pozostają w tej ewidencji do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.¹

Według ALEO.com sprzedawca, który sam utracił fakturę, nie musi wystawiać duplikatu. Utratę dokumentuje notą wyjaśniającą.³ Art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Bieg tego terminu może zostać zawieszony lub przerwany.⁵

Jak sprawdzić poprawność otrzymanego duplikatu faktury?

Przy sprawdzaniu duplikatu najpierw porównaj jego dane z fakturą pierwotną. Potem ustal, czy dokument wcześniej dotarł do nabywcy. Znaczenie ma też to, czy zakup został już rozliczony.

• Dane duplikatu powinny być tożsame z danymi faktury pierwotnej, z wyjątkiem daty wystawienia duplikatu i ewentualnego dopisku „duplikat”.^3,6
• Faktura już rozliczona oznacza, że duplikat tylko uzupełnia dokumentację nabywcy. Nie można ponownie wykazać zakupu w rejestrze VAT.⁷
• Faktura pierwotna nieotrzymana przez nabywcę oznacza, że otrzymany duplikat może stanowić podstawę odliczenia VAT. W JPK_V7, czyli pliku łączącym ewidencję i deklarację VAT, uwzględnia się numer faktury oraz datę wystawienia duplikatu.⁷

Tabela zestawia dodatkowe okresy na odliczenie VAT przy rozliczeniu miesięcznym i kwartalnym. Art. 86 ust. 11 pozwala odliczyć podatek w jednym z trzech następnych okresów przy rozliczeniu miesięcznym albo dwóch przy kwartalnym.²

Dane w tabeli: 7

Czym duplikat różni się od kopii i ponownie przesłanej faktury?

Tabela pokazuje różnice między duplikatem, kopią i ponownie przesłanym plikiem oraz znaczenie wcześniejszego obiegu faktury. Art. 106e ust. 1 pkt 2 wymaga numeru jednoznacznie identyfikującego fakturę. Ponowne przesłanie jej egzemplarza nie dokumentuje nowej sprzedaży.²

Duplikat faktury uproszczonej – na co zwrócić uwagę w księgowości?

Duplikat faktury uproszczonej wymaga uwagi przy wyborze formy dokumentu wystawianego ponownie. Sama faktura uproszczona zawiera ograniczony zakres danych. Może nią być paragon z NIP nabywcy, jeśli spełnia warunki przewidziane dla takiej faktury.

Ministerstwo Finansów potwierdziło możliwość wystawiania duplikatów faktur uproszczonych.⁸ Przytoczone interpretacje podatkowe różnią się jednak w jednej kwestii: czy duplikatem faktury uproszczonej może być standardowa faktura VAT.⁹

W księgowości duplikat może uzupełniać dowód zakupu albo stanowić podstawę odliczenia. Zależy to od tego, czy faktura pierwotna dotarła do nabywcy. Art. 86 ust. 10b pkt 1 pozwala odliczyć VAT najwcześniej za okres otrzymania faktury. Dotyczy to również sytuacji, gdy pierwszym otrzymanym dokumentem jest duplikat.²

E-faktura po utracie dokumentu: ponowne udostępnienie czy nowy dokument?

E-fakturę dostępną w KSeF należy ponownie udostępnić, zamiast wystawiać nowy dokument. KSeF to Krajowy System e-Faktur, który przechowuje faktury ustrukturyzowane. System przechowuje je przez 10 lat.^3,10

Tabela porównuje ponowne udostępnienie e-faktury z wystawieniem nowego dokumentu. Pokazuje różnice w czynności, numerze faktury i zapisie sprzedaży. Ponowne pobranie zachowuje numer KSeF istniejącej faktury; odrębna, nowo wystawiona faktura otrzymuje własny unikalny numer.¹¹

Ponowne udostępnienie faktury z KSeF przywraca dostęp do utraconego dokumentu bez tworzenia kolejnej faktury. Jeśli dokument pozostaje w systemie, wystarczy go pobrać.
Art. 112aa ust. 1 przewiduje przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF przez 10 lat od końca roku ich wystawienia.²

Najczęściej zadawane pytania

Czy następca prawny sprzedawcy może wystawić duplikat faktury wystawionej przez poprzednika?

Tak. Następca prawny ma obowiązek wystawić duplikat i zachować na nim dane sprzedawcy z faktury pierwotnej.

Czy sprzedawca musi wystawić duplikat, jeśli sam utracił fakturę?

Według ALEO.com nie ma takiego obowiązku. Utratę dokumentu sprzedawca dokumentuje notą wyjaśniającą.

Czy samo posiadanie duplikatu wystarcza, aby odliczyć VAT?

Nie. Odliczenie przysługuje w zakresie zakupów wykorzystywanych do czynności opodatkowanych; sam duplikat nie przesądza o prawie do odliczenia.

Czy można ponownie wystawić fakturę korygującą w formie duplikatu?

Tak. Ponownie wystawiona faktura korygująca odnosi się do wcześniejszego dokumentu i zmienia jego dane.