wFirma — wystawianie faktur i obsługa

W wFirma wystawienie faktury zaczyna się od utworzenia dokumentu sprzedaży. Potem uzupełniasz dane i zatwierdzasz dokument.
Wtyczka wFirma WooCommerce FREE pozwala ręcznie wystawiać faktury VAT i proformy do zamówień w WooCommerce oraz pobierać dokumenty PDF.¹ Poniżej znajdziesz też informacje o poprawianiu dokumentów i typowych problemach z działaniem systemu.

Jak wystawić fakturę sprzedaży w wFirma?

Fakturę VAT do zamówienia WooCommerce wystawisz ręcznie w panelu „Faktura wFirma”. Zanim połączysz systemy, przygotuj konto wFirma z aktywnym dostępem do API wFirma, czyli interfejsu wymiany danych.¹
Dokumentacja wFirma potwierdza limit zapytań do API. Jego wysokość zależy od bieżącego obciążenia serwera.²

• Zamówienie WooCommerce wybierz w panelu sklepu, aby przypisać dokument do właściwej sprzedaży.
• Panel „Faktura wFirma” otwórz przy wybranym zamówieniu, a następnie wybierz ręczne wystawienie faktury VAT.
• Firmę wystawiającą dokument wskaż w integracji, jeśli konto wFirma obsługuje wiele firm.¹
• Fakturę VAT wystaw po sprawdzeniu, czy dotyczy wybranego zamówienia.

MOJO jest osobną aplikacją mobilną połączoną z kontem wFirma.pl. Służy do wystawiania i rozliczania faktur poza panelem WooCommerce.³ Przy sprzedaży sklepowej zacznij od zamówienia w WooCommerce i zapewnij dostęp do API.
MOJO nie jest obecnie dostępne na żadnym systemie mobilnym (0), ponieważ aplikację wyłączono.⁴

Dodatkowe opcje fakturowania w wFirma

wFirma WooCommerce PRO może automatycznie wystawić fakturę VAT zależnie od statusu zamówienia i obecności NIP-u nabywcy. NIP to numer identyfikacji podatkowej przedsiębiorcy. Możesz objąć automatyzacją wszystkie zamówienia, tylko zamówienia z NIP-em albo tylko te bez NIP-u.¹
Polski NIP składa się z 10 cyfr. Dokumentacja integracji przewiduje sprawdzenie formatu numeru przed złożeniem zamówienia.¹

wFirma dla biur rachunkowych umożliwia wystawianie podstawowych faktur, zmianę ich języka oraz fakturowanie w systemie VAT-MOSS. System ten służył do rozliczania VAT od określonej sprzedaży transgranicznej.⁵ W wFirma.pl dostępnych jest 8 szablonów faktur i 7 wersji językowych; język wybierzesz podczas przygotowywania dokumentu.³
Od 1 lipca 2021 r. procedurę VAT-MOSS rozszerzono do VAT-OSS. Opis fakturowania należy więc odnosić do OSS.⁶

wFirma WooCommerce PRO obsługuje także procedurę MOSS/OSS, dotyczącą VAT od określonej sprzedaży klientom w innych krajach. Próg dla łącznej rocznej sprzedaży WSTO i usług TBE do całej UE wynosi 10 000 euro. Po jego przekroczeniu stosuje się VAT kraju konsumpcji.⁷

Tabela pokazuje, które zamówienia wFirma WooCommerce PRO może objąć automatycznym fakturowaniem po osiągnięciu wybranego statusu.¹

W PRO dobierz zakres automatyzacji do danych nabywcy. Ustal też status, przy którym ma powstać faktura.¹

Automatyczne wystawianie faktur proforma

wFirma WooCommerce PRO może wystawić proformę dla zamówienia oczekującego na płatność. Gdy status zamówienia się zmieni, integracja może wystawić fakturę VAT.¹ Proforma poprzedza fakturę sprzedaży, ale sama nie jest fakturą VAT.
W tym scenariuszu status zamówienia określa moment powstania każdego dokumentu. Fakturę VAT co do zasady trzeba wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.⁸

Jak zatwierdzić fakturę w wFirma, pobrać ją lub wysłać klientowi?

Przed wystawieniem faktury w wFirma WooCommerce porównaj ją z zamówieniem. Następnie zdecyduj, jak udostępnisz dokument klientowi.
Sprawdź dane nabywcy, pozycje sprzedaży i kwoty wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.⁸

• Zamówienie WooCommerce otwórz w panelu sklepu i porównaj jego dane z przygotowaną fakturą.
• Faktury i proformy zbiorcze wystawisz w wersji PRO dla zaznaczonych zamówień za pomocą akcji hurtowych.¹
• Wysyłkę PDF e-mailem włącz w wersji PRO, jeśli klient ma dostać fakturę w wiadomości. Automatyczna wysyłka następuje po 5 minutach, a ręczna wysyłka z panelu zamówienia nie jest opóźniana.¹
• Pobranie faktury przez klienta jest możliwe w panelu „Moje konto”, w szczegółach zamówienia sklepu korzystającego z wFirma WooCommerce.¹

PDF to format pliku, który klient może pobrać lub otrzymać e-mailem. Po wystawieniu dokumentu wybierz wysyłkę albo udostępnij fakturę w szczegółach zamówienia.
Od 1 lutego 2026 r. art. 106n ustawy o VAT jest uchylony. Wskazany w nim wymóg akceptacji faktur elektronicznych nie obowiązuje.⁸

Jak ustawić metodę i termin płatności na fakturze?

W wFirma WooCommerce ustaw dane płatności przed wystawieniem faktury. Wskaż sposób zapłaty, wybierz konto bankowe i określ termin dla nieopłaconego zamówienia.
Przy sprawdzaniu rachunku do przelewu pamiętaj, że polski numer rachunku bankowego, czyli NRB, składa się z 26 cyfr.⁹

• Metodę płatności wpisz na fakturze zgodnie ze sposobem zapłaty uzgodnionym z klientem.
• Konto bankowe wybierz w ustawieniach fakturowania jako rachunek widoczny na fakturze.¹
• Serię numeracji faktur wskaż w tych samych ustawieniach, aby dokument otrzymał właściwą serię.¹
• Domyślne uwagi dodaj w ustawieniach fakturowania, jeśli mają pojawiać się na dokumencie.¹

Tabela zestawia terminy płatności dla nieopłaconego zamówienia w wFirma WooCommerce, od najkrótszego. Dokumentacja integracji wskazuje terminy 7, 14 i 30 dni.¹

Dane w tabeli: 1

Termin płatności dopasuj do ustaleń z klientem. Przed wystawieniem dokumentu sprawdź też rachunek widoczny na fakturze.
Przy transakcji z innym przedsiębiorcą przekraczającej 15 000 zł sprawdź rachunek odbiorcy przelewu w wykazie podatników VAT.¹⁰

Jak uzupełnić dane nabywcy, pozycje i stawki VAT na fakturze?

W wFirma.pl uzupełnij dane nabywcy, pozycje sprzedaży i właściwe stawki VAT przed wystawieniem faktury. System pobiera dane płatnika z bazy GUS na podstawie NIP-u. Dokumenty i informacje przechowuje w chmurze.³
Podstawowa stawka VAT w Polsce wynosi 23%. Przypisz ją tylko do pozycji, których dotyczy.¹¹

• Pole NIP w wFirma WooCommerce może być stale widoczne albo pojawiać się po zaznaczeniu opcji „Chcę fakturę”. Wyświetlanie warunkowe działa tylko w klasycznym formularzu zamówienia.¹
• Weryfikację NIP-u uwzględnij przy przyjmowaniu danych nabywcy. Po jej włączeniu numer musi mieć 10 cyfr.¹
• Pozycje faktury porównaj z zamówieniem pod względem nazw, ilości i cen. Rozbieżności popraw przed wystawieniem dokumentu.¹²
• Stawki VAT porównaj ze stawkami przypisanymi do sprzedawanych pozycji. Nie wybieraj stawki wyłącznie na podstawie danych nabywcy.

Tabela odróżnia stawkę mapowaną od stawek rozpoznawanych automatycznie przez wFirma WooCommerce. Integracja automatycznie rozpoznaje stawki 23%, 8% i 5%. Stawki ZW, 0% i NP wymagają przypisania klas podatkowych.¹

Dane w tabeli: 1

Gdy dane nabywcy, pozycje zamówienia i stawki VAT są zgodne, możesz wystawić przygotowaną fakturę.¹²

Najczęściej zadawane pytania

Czy do połączenia WooCommerce z wFirma potrzebny jest aktywny dostęp do API?

Tak. Przed połączeniem systemów przygotuj konto wFirma z aktywnym dostępem do API, czyli interfejsu wymiany danych.

Czy limit zapytań do API wFirma jest stały?

Nie. Limit zapytań zależy od bieżącego obciążenia serwera.

Co zrobić, jeśli konto wFirma obsługuje kilka firm?

W integracji wskaż firmę, która ma wystawiać dokument.

Czy można korzystać z aplikacji MOJO na telefonie?

Nie. MOJO wyłączono i nie jest obecnie dostępne na żadnym systemie mobilnym.

W ilu językach można przygotować fakturę w wFirma.pl?

System oferuje 7 wersji językowych. Język wybierzesz podczas przygotowywania dokumentu.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.