Firmino — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

Streamsoft Firmino po uruchomieniu integracji pozwala wysyłać faktury sprzedażowe do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i śledzić ich status.¹ W tym poradniku znajdziesz sposób konfiguracji połączenia, obsługi dokumentów oraz współpracy Firmino z programami biura rachunkowego.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczął się 1 lutego 2026 r. dla firm, których sprzedaż przekroczyła 200 mln zł w 2024 r. Pozostałe firmy obejmuje od 1 kwietnia, a najmniejsze od 1 stycznia 2027 r.²

Czym jest KSeF i co oznacza dla użytkownika Firmino?

KSeF to państwowy system wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów zapisanych w określonym formacie elektronicznym. Faktura objęta obowiązkiem trafia więc z Firmino do systemu państwowego, a nie pozostaje wyłącznie w programie do fakturowania. Art. 2 pkt 32a ustawy o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako wystawioną przy użyciu KSeF i opatrzoną nadanym w nim numerem identyfikującym.³

Certyfikat 1: uwierzytelnienie w KSeF

Certyfikat 1 potwierdza tożsamość podmiotu, który komunikuje się z KSeF. Jest ważny przez 2 lata.⁴ Osoba odpowiedzialna za dostęp do systemu powinna uwzględnić termin jego odnowienia.

Kogo i od kiedy obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF obejmuje podatników w terminach przewidzianych dla poszczególnych grup. Użytkownik Firmino ustala termin właściwy dla swojej firmy i sprawdza, które wystawiane przez nią faktury podlegają obowiązkowi. Sam wybór programu do faktur nie wyznacza daty wejścia w KSeF.⁵

Po co wprowadzono KSeF?

KSeF ujednolica elektroniczny obieg faktur i pozwala przetwarzać je w państwowym systemie. Ustrukturyzowany format umożliwia przekazywanie danych między systemami; obieg nie opiera się wtedy wyłącznie na pliku przeznaczonym do odczytu przez człowieka. Użytkownik Firmino powinien odróżniać fakturę zapisaną w programie od dokumentu obsługiwanego w KSeF. Od 1 lutego 2026 r. do wszystkich wystawianych faktur ustrukturyzowanych stosuje się schemę FA(3).³

Firmino KSeF: dostępność integracji i konfiguracja połączenia

Komunikacja Streamsoft Firmino z KSeF wymaga danych sprzedawcy i uwierzytelnienia. Osobną sprawą jest połączenie konta klienta z programem biura rachunkowego: potrzebna jest do tego zgoda klienta.⁶ Certyfikat KSeF używany do uwierzytelniania zachowuje ważność nie dłużej niż dwa lata od wytworzenia lub wskazanej daty początkowej.⁷

Rola Streamsoft i Firmino w komunikacji z KSeF

Streamsoft dostarcza Firmino oraz programy Streamsoft PRO i Streamsoft Prestiż. Aby połączyć PRO lub Prestiż z kontem klienta w Firmino, biuro rachunkowe potrzebuje jego zgody i kodu aktywacyjnego.⁶

Obsługa KSeF w Firmino kosztuje 0 zł.⁸ Pakiety Firmino dla biur rachunkowych mają z kolei różne ceny i limity kont klientów.⁹

Tabela porównuje roczne ceny netto pakietów Firmino dla biur rachunkowych oraz ich limity kont; pakiet dla 20 kont klientów kosztuje 450 zł netto rocznie, czyli 37,50 zł miesięcznie w przeliczeniu, choć producent podaje cenę roczną.¹⁰

Dane w tabeli: 9

Pakiet z limitem pozwala obsługiwać wskazaną w tabeli liczbę kont, a droższy wariant nie nakłada takiego ograniczenia.⁹ Różnica wynosi 400 zł netto rocznie względem pakietu 20 kont, czyli 33⅓ zł miesięcznie w przeliczeniu.¹⁰ O wyborze decyduje liczba klientów biura.

Jak przygotować dane i uprawnienia do połączenia Firmino z KSeF?

Integracja Firmino z KSeF wymaga 2 certyfikatów: jednego do uwierzytelnienia, drugiego do podpisywania linku weryfikacyjnego wystawcy faktury offline. Przygotuj 2 osobne klucze prywatne oraz hasło do każdego z nich.⁴ Oba typy certyfikatów generuje się oddzielnie; certyfikat typu 1 jest ważny nie dłużej niż dwa lata od wydania lub od wskazanej daty rozpoczęcia obowiązywania.^7,11

• Dane sprzedawcy uzupełnij w ustawieniu „Dane sprzedawcy (inny niż wystawca) KSeF – Podmiot 3”, jeśli program ma pobierać je stamtąd zamiast z podstawowych danych firmy.¹²
• Rola i identyfikator wewnętrzny Podmiotu 3 muszą zgadzać się z danymi podmiotu. Błędne wartości mogą spowodować odrzucenie faktury.¹²

Kiedy integracja Streamsoft Firmino z KSeF będzie dostępna?

Firmino może komunikować się z KSeF po uruchomieniu obsługi systemu w programie. Do skonfigurowania połączenia na koncie użytkownika potrzebne są przygotowane certyfikaty i dane podmiotów. Producent wskazał 1 lutego 2026 r. jako datę udostępnienia integracji z produkcyjnym KSeF, która umożliwia wysyłkę faktur sprzedażowych.¹³

Jak połączyć Firmino z KSeF krok po kroku?

Połączenie Firmino z KSeF przekazuje faktury z programu do systemu państwowego. Osoba konfigurująca integrację przygotowuje certyfikaty, klucze i hasła, po czym wprowadza dane uwierzytelniające oraz ustawia dane podmiotów na fakturze. Gdy konto klienta ma współpracować z PRO lub Prestiż w biurze rachunkowym, klient musi wyrazić zgodę i przekazać biuru kod aktywacyjny.

Przed wysłaniem dokumentu sprawdź dane podmiotów i uprawnienia. Art. 106nd ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT wskazuje, że KSeF służy do nadawania, zmiany i odbierania uprawnień do korzystania z systemu.¹⁴

Firmino KSeF: wysyłka faktur, import dokumentów i kontrola statusu

Streamsoft Firmino wysyła faktury sprzedażowe do KSeF. Dokumenty zakupowo-kosztowe z jego bufora można natomiast przenieść do programu Ala – Księga Podatkowa. Po wysyłce status faktury pomaga ustalić, czy trzeba ponowić działanie, sprawdzić przetwarzanie lub pobrać potwierdzenie. Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku ich wystawienia.¹⁴

Jak wysłać fakturę z Firmino do KSeF?

Fakturę sprzedażową w Firmino najpierw wystaw w programie, a potem wybierz wysyłkę do KSeF.^1,8 Możesz wysyłać dokumenty pojedynczo lub masowo; program może też automatycznie wysyłać faktury cykliczne.^1,8 W trybie online art. 106na ust. 1 ustawy o VAT uznaje fakturę ustrukturyzowaną za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF.³

Faktury o statusie „Niewysłany” lub „Błędny” mają dostępne akcje „Wyślij do KSeF” oraz „Nie podlega KSeF”.¹ Dokumentacja Firmino wymienia sześć statusów KSeF przy fakturze: „Błędny”, „Niewysłany”, „Offline”, „Sprawdź status”, „Wysłany” i „Wysłany UPO”.¹

Jak importować dokumenty wraz z opisami z Firmino?

Import do Ala – Księga Podatkowa przenosi dokumenty przygotowane w Firmino do programu księgowego. Przed importem połącz programy, pobierz faktury z KSeF i uzupełnij wymagane opisy w buforze dokumentów.¹⁵ W Ala – Księga Podatkowa wybierz następnie źródło „Dokumenty zakupowo-kosztowe z Firmino” oraz wskaż miesiąc i zakres dat. Po przygotowaniu wpisów użyj opcji „Zaksięguj polecenia księgowania”.¹⁵

Bezpłatny pakiet testowy Firmino dla biur rachunkowych pozwala sprawdzić integrację z Ala – Księga Podatkowa dla 5 firm.¹⁵ Pakiet testowy dla pięciu firm jest bezterminowy – producent nie wyznacza daty zakończenia bezpłatnych testów.¹⁶

Jak sprawdzić w Firmino przyjęcie faktury i jej numer KSeF?

Status KSeF w Firmino pokazuje, na jakim etapie jest obsługa wysłanej faktury. Tabela zestawia statusy przetwarzania z działaniami dostępnymi dla użytkownika.

Dane w tabeli: 1

Numer KSeF znajdziesz w sekcji KSeF podglądu faktury. Możesz go również skopiować poleceniem „Akcje → Skopiuj numer KSeF”.¹ Status pokaże, czy system przyjął dokument; UPO pobierzesz, gdy będzie dostępne.

Obsługa faktur w KSeF: tryb offline, pobieranie i powiadomienia

Streamsoft Firmino pozwala wystawić fakturę ustrukturyzowaną w trybie offline, pobierać faktury zakupowe z KSeF i śledzić powiadomienia o dokumentach wymagających działania. Faktury sprzedażowej wystawionej w innym systemie nie można obecnie pobrać do Firmino.⁹

Jak wystawiać faktury w trybie offline KSeF?

Tryb KSeF offline w Firmino służy do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, gdy nie można przesłać jej do systemu. Odbiorca powinien wtedy otrzymać wydruk z kodami QR faktury i certyfikatu.¹ Po przywróceniu dostępu wystawca musi wysłać dokument do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.¹

Jak klient biura rachunkowego pobiera i opisuje dokumenty z KSeF?

Klient biura rachunkowego w Firmino może pobierać faktury zakupowe z KSeF do bufora dokumentów. Tam je przegląda i opisuje, a następnie księguje lub przekazuje biuru rachunkowemu.⁸

Darmowe konto klienta biura rachunkowego w Firmino kosztuje 0 zł i pozwala wystawić 3 faktury miesięcznie.⁹ Po założeniu konta pełny dostęp do funkcji trwa 30 dni.⁹

O jakich działaniach dotyczących faktur w KSeF informują powiadomienia?

Powiadomienia Firmino wskazują faktury, których status trzeba sprawdzić, oraz dokumenty oczekujące na wysyłkę po wystawieniu offline. Kliknięcie powiadomienia otwiera listę przefiltrowaną według wymaganego działania.¹ Użytkownik widzi więc, czy powinien wysłać fakturę, czy sprawdzić jej status.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.