SaldeoSMART — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

SaldeoSMART pozwala wysyłać i odbierać faktury przez KSeF po skonfigurowaniu dostępu. Najpierw firma i biuro rachunkowe powinny ustalić, kto będzie obsługiwał dokumenty, oraz przygotować poświadczenia w Aplikacji Podatnika 2.0.¹ Ten poradnik prowadzi przez konfigurację, obieg faktur i różnice między wersjami programu.
Dla większości przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczął się 1 kwietnia 2026 r.; dla najmniejszych firm przewidziano termin 1 stycznia 2027 r².

SaldeoSMART i KSeF: instrukcja konfiguracji, uprawnień i kosztów

Połączenie SaldeoSMART z KSeF to dopiero część przygotowań. Pracownikom trzeba jeszcze osobno przyznać prawo do obsługi faktur – samo wgranie poświadczeń nie pozwoli im wysyłać ani pobierać dokumentów¹. Potrzebne są odrębne uprawnienia do wysyłania faktur i pobierania dokumentów z KSeF³.

Jak skonfigurować połączenie SaldeoSMART z KSeF?

Konfiguracja KSeF powiązuje dostęp firmy do faktur ustrukturyzowanych z jej kontem w SaldeoSMART. Instrukcja programu wskazuje kolejność działań: przygotowanie poświadczeń, skonfigurowanie połączenia, a potem nadanie uprawnień użytkownikom⁴.

• Dostęp firmy do KSeF jest podstawą połączenia. Firma przygotowuje poświadczenia zgodne z posiadanymi uprawnieniami.
• Poświadczenia w SaldeoSMART umożliwiają nawiązanie połączenia. Trzeba dodać je w konfiguracji KSeF właściwej firmy.
• Uprawnienia pracowników wyznaczają zakres obsługi faktur. Administrator nadaje je osobno po skonfigurowaniu połączenia.

Po przygotowaniu dostępu firmy i nadaniu praw właściwym osobom można rozpocząć pracę z KSeF w SaldeoSMART.

Co ustalić przed uruchomieniem połączenia?

Firma i biuro rachunkowe powinny podzielić zadania, zanim pracownicy otrzymają dostęp. Połączenie systemów nie rozstrzyga, kto ma wysyłać faktury, a kto je pobierać⁵.

Ustalony podział zadań przekłada się na następujące uprawnienia w SaldeoSMART:

Ile kosztuje obsługa KSeF w SaldeoSMART?

Obsługa KSeF w SaldeoSMART nie zużywa kredytów ani nie powoduje dodatkowej opłaty za pobranie lub wysłanie faktury. Korzystanie z programu wymaga jednak wybranego płatnego pakietu⁶. Dodatkowa opłata za wysłanie lub pobranie jednej faktury przez KSeF wynosi 0 zł⁷.

Tabela pokazuje dodatkowy koszt i zużycie kredytów przy przesyłaniu faktur między SaldeoSMART a KSeF. Samo wysłanie lub pobranie jednej faktury zużywa 0 kredytów⁷.

Dane w tabeli: 6,8

Jak uwierzytelnić firmę lub użytkownika i nadać uprawnienia?

Administrator SaldeoSMART przyznaje pracownikowi „Prawo do KSeF: wysyłanie i/lub pobieranie”. Wgranie poświadczeń nie nadaje go automatycznie¹. Zakres prawa powinien odpowiadać zadaniom użytkownika: wysyłaniu, pobieraniu albo obu czynnościom.
Dopiero po jego nadaniu pracownik może wykonywać przypisane działania przez skonfigurowane połączenie³.

Dostęp do KSeF ma więc dwa poziomy. Poświadczenia łączą firmę z systemem, a uprawnienia pracowników określają, jakie czynności mogą oni wykonać w SaldeoSMART⁴.

SaldeoSMART i KSeF: instrukcja pobierania i wysyłania faktur

SaldeoSMART pozwala pobierać faktury z KSeF automatycznie lub ręcznie oraz wysyłać przygotowane dokumenty. Automat sprawdza system i pobiera dostępne faktury co 1 godzinę. Nie wyłącza to możliwości ręcznego pobrania dokumentów⁹.

Jak działa automatyczne pobieranie faktur z KSeF?

Administrator włącza automat osobno dla każdej firmy w „Konfiguracja → Konfiguracja KSeF → Ustawienia firm”⁹. Pobieranie zaczyna się od daty wskazanej w konfiguracji. Starsze dokumenty oraz faktury wcześniej pobrane i usunięte trzeba pobrać ręcznie⁹.
Po uruchomieniu automatu SaldeoSMART sprawdza KSeF i pobiera dostępne faktury co godzinę¹⁰.

Ręczne pobieranie faktur z KSeF jest dostępne na liście dokumentów dla osób z odpowiednim uprawnieniem. Użytkownik wybiera faktury kosztowe lub sprzedażowe; zakres dat ich rejestracji w KSeF może obejmować maksymalnie 3 miesiące⁹. Wyszukiwanie zaawansowane pozwala podać numer faktury, datę rejestracji w KSeF, NIP kontrahenta albo numer KSeF⁹.

Brak faktury na liście nie zawsze oznacza, że nie ma jej w KSeF. Warto sprawdzić cztery elementy: filtry „Nr KSeF” i „Pobrane z KSeF”, prawo do pobierania oraz dostęp do danego typu dokumentu¹⁰.

• Filtry zaawansowane po rozwinięciu przywracają zakres dat do bieżącego miesiąca. W efekcie starsza faktura może nie pojawić się w wynikach⁹.
• Opcja „Pobierz z KSeF” może być niewidoczna na liście dokumentów, jeśli użytkownik nie ma uprawnienia „do pobierania dokumentów”⁹.
• Dostęp do typu dokumentu wpływa na widoczność pobranej faktury. Dokument może być w wyszukiwarce KSeF, ale nie na liście użytkownika bez takiego dostępu⁹.
• NIP nabywcy z przedrostkiem „PL”, zamiast numeru bez przedrostka, może sprawić, że faktura nie pojawi się w wyszukiwarce⁹.

Jak przebiega wysyłka gotowej faktury do KSeF?

Wysyłka faktury z SaldeoSMART do KSeF wymaga gotowego dokumentu sprzedaży i uprawnienia użytkownika do wysyłania. Po przekazaniu faktury trzeba sprawdzić wynik operacji – jej rozpoczęcie nie oznacza jeszcze przyjęcia dokumentu.
Przyjęta faktura otrzymuje 35-znakowy numer KSeF, zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru¹¹.

Jak wystawić fakturę w SaldeoSMART i rozpocząć jej wysyłkę?

Przed wysyłką faktury w SaldeoSMART należy skontrolować dane sprzedawcy, nabywcy i sprzedaży. Gotowy dokument przekazuje do KSeF użytkownik z prawem do wysyłania.
Ostateczny wynik operacji pokazuje status faktury³.

Pobieranie i wysyłanie mają różne cele. Pierwsza czynność udostępnia w SaldeoSMART dokumenty z KSeF, druga przekazuje do systemu przygotowaną fakturę.

Obieg dokumentów w SaldeoSMART: KSeF i odczyt OCR

SaldeoSMART oddziela obieg faktur w KSeF od odczytu dokumentów spoza tego systemu. Przesyłanie faktur wymaga dostępu do KSeF, podczas gdy OCR służy do odczytu dokumentów obsługiwanych inną ścieżką.
Odczyt OCR zużywa 1 kredyt za każdą stronę, a samo przesłanie faktury przez KSeF nie zużywa kredytów⁷.

Logowanie do KSeF podczas obsługi dokumentów

Podstawą pracy z KSeF w SaldeoSMART jest skonfigurowane połączenie firmy. Każdy użytkownik może wykonywać tylko czynności objęte jego uprawnieniami. Samo zalogowanie do programu nie daje prawa do wysyłania ani pobierania faktur.

Przekazywanie dokumentów z SaldeoSMART do KSeF

SaldeoSMART przekazuje do KSeF przygotowane faktury, nie wszystkie dokumenty z obiegu firmy. Po uruchomieniu wysyłki użytkownik sprawdza status, by odróżnić samo przekazanie od potwierdzonego wyniku. Art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o VAT wiąże datę wystawienia faktury online z jej przesłaniem do KSeF, a datę otrzymania z nadaniem numeru¹².

Odczyt OCR dokumentów spoza KSeF

OCR rozpoznaje tekst z obrazu dokumentu spoza KSeF. SaldeoSMART oferuje też opcjonalną funkcję „Uzupełnij z AI”. Obie czynności zużywają kredyty, ale mają inne jednostki rozliczenia⁶.
OCR kosztuje 1 kredyt za stronę dokumentu, a „Uzupełnij z AI” – 1 kredyt za fakturę pobraną z KSeF¹³.

Tabela zestawia zużycie kredytów w SaldeoSMART wraz z jednostką właściwą dla każdej czynności.

Dane w tabeli: 6

Przy funkcji AI jednostką rozliczenia jest faktura, a przy OCR – strona dokumentu.

Role i certyfikaty potrzebne do pracy z KSeF

SaldeoSMART wymaga poświadczeń dopasowanych do sposobu pracy z KSeF. Do pracy online służy certyfikat uwierzytelniający, a do wystawiania faktur podczas niedostępności systemu – osobno wygenerowany certyfikat offline¹⁴. SaldeoSMART zaleca generowanie certyfikatów na NIP firmy zamiast na PESEL, co pozwala centralnie zarządzać uprawnieniami pracowników¹.

Tabela pokazuje zastosowanie poszczególnych poświadczeń i ich ograniczenia w pracy z KSeF.

Dane w tabeli: 14

Dodawanie certyfikatów do SaldeoSMART

Administrator SaldeoSMART może wgrywać certyfikaty firmowe i tokeny. Inni użytkownicy mogą dodawać własne certyfikaty wystawione na PESEL¹. Osoba korzystająca z takiego certyfikatu potrzebuje w KSeF uprawnień do działania w imieniu firmy wskazanej NIP-em¹⁵.

Co przygotować przed rozpoczęciem pracy w SaldeoSMART?

Firma pracująca w SaldeoSMART przygotowuje osobne certyfikaty do pracy online i offline. Powinna też ustalić, kto użyje poświadczeń firmowych, a kto osobistych. Certyfikat KSeF jest ważny przez 2 lata; po jego wygaśnięciu trzeba wygenerować nowy¹⁴. Poświadczenie wystawione na PESEL wymaga powiązania uprawnień użytkownika z NIP-em firmy¹⁶.

Certyfikat i uprawnienia muszą pasować do czynności, które użytkownik będzie wykonywał w KSeF.

SaldeoSMART i KSeF: modele pracy, numer faktury i status wysyłki

SaldeoSMART inaczej prezentuje faktury pobrane z KSeF i faktury wystawione w programie, a następnie wysłane do systemu. Lokalna wizualizacja dokumentu pobranego bezpośrednio z KSeF nie zawiera kodu QR.
PDF faktury wystawionej w SaldeoSMART otrzymuje kod QR, gdy po wysyłce do KSeF trafia do kontrahenta⁹.

Gdzie znaleźć numer KSeF i status faktury?

Numer KSeF i status faktury służą do kontroli wyniku wysyłki w SaldeoSMART. Program nie umożliwia pobrania UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru⁶. Zamiast szukać pliku UPO, należy więc sprawdzić numer i status wysłanego dokumentu.

W SaldeoSMART podstawą kontroli wysyłki pozostają numer KSeF oraz status faktury.

Od przygotowania faktury do kontroli wyniku wysyłki

SaldeoSMART wysyła do KSeF faktury wystawione w programie. Dokumenty pobrane z systemu trafiają z kolei do dalszego obiegu księgowego.
Faktury przyjętej przez KSeF nie można edytować; odrzuconą można poprawić i wysłać ponownie^3,6.

Przygotowanie faktury sprzedaży

Przed wysłaniem faktury sprzedaży z SaldeoSMART warto sprawdzić dane sprzedawcy, nabywcy i transakcji. Taka kontrola ogranicza potrzebę korygowania dokumentu po przyjęciu go przez KSeF¹⁷.

Dane XML krajowych faktur pobranych z KSeF

Faktura pobrana z KSeF trafia do SaldeoSMART z danymi z XML, czyli ustrukturyzowanego pliku faktury. Nie wymaga odczytu OCR. Dokument można później skierować do opisu i akceptacji, a jego dane przekazać do programu księgowego⁶.

Przekazanie faktury z KSeF do miejsca prowadzenia ksiąg

SaldeoSMART przypisuje pobraną fakturę do miesiąca na podstawie daty jej zapisu z numerem KSeF. Gdy ten miesiąc jest zamknięty, dokument trafia do bieżącego miesiąca księgowego⁹. Przed przekazaniem danych do programu księgowego trzeba uwzględnić przypisany miesiąc.

Jak sprawdzić status wysłanej faktury i postąpić w razie błędu?

Status faktury w SaldeoSMART pokazuje wynik wysyłki do KSeF. Warto odczytać go po przekazaniu dokumentu.
Fakturę odrzuconą można poprawić i wysłać ponownie, ale przyjętej nie da się już edytować^3,6.

Generowanie certyfikatu i nadawanie uprawnień krok po kroku

Biuro rachunkowe może obsługiwać faktury klienta w SaldeoSMART po otrzymaniu odpowiednich uprawnień w KSeF i dodaniu własnego poświadczenia do programu. Klient nie musi przekazywać biuru swojego certyfikatu ani hasła¹.

• Klient nadaje uprawnienia NIP-owi biura rachunkowego, dzięki czemu biuro może korzystać z własnego certyfikatu¹.
• Zakres uprawnień biura w KSeF zależy od tego, czy ma ono tylko przeglądać faktury, czy również je wystawiać^1,18.
• Prawo do dalszego przekazywania uprawnień jest potrzebne biuru działającemu jako spółka, gdy upoważnia osobę uwierzytelnioną numerem PESEL¹.
• Certyfikat biura trzeba wygenerować w Aplikacji Podatnika 2.0 i dodać do SaldeoSMART przed rozpoczęciem pobierania faktur⁹.

Biuro używa własnego certyfikatu i działa wyłącznie w zakresie uprawnień otrzymanych od klienta.

Wgrywanie certyfikatów do SaldeoSMART

Przy dodawaniu certyfikatu KSeF SaldeoSMART wymaga pliku klucza, pliku certyfikatu i hasła ustawionego podczas generowania¹⁵. Każdy element ma inną funkcję. Pliki muszą należeć do tego samego certyfikatu.

• Plik klucza.key należy do zestawu potrzebnego do dodania certyfikatu¹⁵. Nie można zastąpić go plikiem certyfikatu.
• Plik certyfikatu.crt jest kolejnym elementem zestawu¹⁵. Przy wgrywaniu trzeba dobrać do niego właściwy klucz.
• Hasło pochodzi z etapu generowania certyfikatu¹⁵. Należy wpisać hasło przypisane do wybranego zestawu plików.

Do dodania certyfikatu KSeF potrzebny jest zgodny komplet poświadczeń, nie sam plik certyfikatu.

Dokumenty kosztowe poza KSeF: pozostałe ścieżki obsługi

SaldeoSMART odczytuje dokumenty kosztowe spoza KSeF za pomocą OCR. Funkcja zużywa kredyty zależnie od liczby stron, według stawki opisanej w sekcji o obiegu dokumentów⁶. To inna ścieżka niż pobranie faktury z KSeF.

Wersje SaldeoSMART a potrzeby firmy przy pracy z KSeF

Pakiet SaldeoSMART „Asystent księgowego” obejmuje wysyłkę faktur do KSeF dla 3 klientów biura rachunkowego⁶. Biuro powinno zestawić ten limit z liczbą klientów, których faktury zamierza wysyłać.

Pakiet „Asystent księgowego” pasuje do biura mieszczącego się w tym limicie. Nie wystarczy, jeśli wysyłka ma objąć większą liczbę klientów.

Najczęściej zadawane pytania

Czy SaldeoSMART jest zintegrowane z KSeF?

Tak. Po skonfigurowaniu połączenia SaldeoSMART umożliwia pobieranie faktur z KSeF i wysyłanie do niego przygotowanych dokumentów.

Czy brak faktury na liście w SaldeoSMART oznacza, że nie ma jej w KSeF?

Nie. Sprawdź filtry, uprawnienia użytkownika i dostęp do danego typu dokumentu — faktura może być widoczna w wyszukiwarce KSeF, ale nie na liście użytkownika.

Dlaczego starsza faktura znika z wyników po użyciu wyszukiwania zaawansowanego?

Po rozwinięciu filtrów zaawansowanych zakres dat wraca do bieżącego miesiąca. Ustaw właściwy zakres ponownie; wyszukiwanie ręczne obejmuje maksymalnie 3 miesiące dat rejestracji w KSeF.

Czy NIP nabywcy z przedrostkiem „PL” może utrudnić znalezienie faktury?

Tak. NIP zapisany z przedrostkiem „PL” zamiast bez niego może sprawić, że faktura nie pojawi się w wyszukiwarce.

Jak pobrać fakturę wcześniejszą niż data startu automatycznego pobierania?

Trzeba pobrać ją ręcznie. Ręcznie należy też pobrać faktury wcześniej pobrane i usunięte.

Czy biuro rachunkowe musi dostać certyfikat lub hasło klienta?

Nie. Klient może nadać uprawnienia NIP-owi biura, a biuro korzysta wtedy z własnego certyfikatu.

Czy certyfikat wystawiony na PESEL wystarczy do działania w imieniu firmy?

Nie sam w sobie. Użytkownik musi mieć w KSeF uprawnienia do działania w imieniu firmy wskazanej jej NIP-em.

Czy certyfikat do pracy online można wykorzystać podczas niedostępności KSeF?

Nie. Do wystawiania faktur podczas niedostępności KSeF służy osobno wygenerowany certyfikat offline.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.