Subiekt 123 — wystawianie faktur i obsługa

W Subiekcie 123 wystawisz fakturę po uzupełnieniu danych sprzedaży i zapisaniu dokumentu. W programie można też przygotować inne dokumenty handlowe.¹

Poniżej znajdziesz opis tworzenia faktury, poprawiania błędów i typowych problemów z obsługą programu². Zacznij od danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, a potem przejdź do jego przekazania klientowi.

Subiekt 123: jak wystawić fakturę sprzedaży krok po kroku?

W Subiekcie 123 utwórz nowy dokument i wybierz fakturę sprzedaży.
Wprowadź dane transakcji, a przed zatwierdzeniem obejrzyj podgląd. Co do zasady fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca po dostawie towaru lub wykonaniu usługi³.

Przed wystawieniem dokumentu sprawdź dane nabywcy i pozycje sprzedaży. Błędny adres lub opis pozycji popraw jeszcze przed zatwierdzeniem faktury.
Zatwierdzonego dokumentu nie poprawia się tak jak wersji roboczej; najpierw ustal, czy błąd wymaga dokumentu korygującego⁴.

Status w programie pozwala odróżnić gotową fakturę od wersji roboczej. Spójrz na niego, zanim przejdziesz do przekazania dokumentu.

Jak wystawić fakturę w Subiekcie 123 do KSeF?

W Subiekcie 123 przygotuj fakturę do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur obsługującego faktury ustrukturyzowane. Najpierw sprawdź dane dokumentu i konfigurację połączenia.
Dla większości przedsiębiorców obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczął się 1 kwietnia 2026 r.; dla najmniejszych przewidziano odroczenie⁵.

• Konfiguracja KSeF wymaga uprawnienia do działania w imieniu wystawcy. Sprawdź też, czy połączenie dotyczy właściwej firmy.
• Faktura sprzedaży musi mieć poprawne dane przed przekazaniem do KSeF. Przejrzyj ją i zatwierdź zgodnie z przebiegiem pracy w programie⁶.
• Wysyłka do KSeF nie kończy się na uruchomieniu przekazywania dokumentu. Odczytaj wynik wysyłki i sprawdź status faktury.

Po wysyłce zweryfikuj status faktury w KSeF. Kod 200 oznacza pomyślne przetworzenie. Sprawdź również, czy odpowiedź zawiera numer KSeF nadany fakturze⁷.

Jak zapisać fakturę w Subiekcie 123, a potem ją pobrać, wydrukować lub wysłać klientowi?

Przed zapisem obejrzyj podgląd dokumentu. Dzięki temu skontrolujesz dane, które znajdą się w pobranym pliku lub na wydruku.

• Zapis faktury wykonaj po sprawdzeniu dokumentu. Następnie otwórz zapisaną fakturę i wybierz dalsze działanie.
• Pobranie faktury pozwala zachować plik dokumentu. Otwórz pobrany plik i sprawdź jego treść.
• Wydruk faktury przygotuj z podglądu dokumentu. Przed drukowaniem skontroluj układ i dane widoczne na wydruku.
• Wysłanie faktury poprzedź sprawdzeniem adresu e-mail odbiorcy. Upewnij się też, że przekazujesz właściwy dokument.

Inny adres dostawy pokażesz na wydruku po edycji wzorca i zaznaczeniu opcji „Inny adres dostawy” w sekcji „Drukuj”⁸.
Po zmianie wzorca obejrzyj podgląd, zanim przekażesz fakturę klientowi. Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga adresu nabywcy, ale nie wymienia osobnego adresu dostawy wśród obowiązkowych danych³.

Jak uzupełnić dane nabywcy, pozycje, ceny i stawki VAT na fakturze?

W Subiekcie 123 uzupełnij dane nabywcy oraz każdy produkt lub usługę. Poszczególnym pozycjom przypisz ceny i właściwe stawki VAT, czyli podatku od towarów i usług.
Podstawowa stawka VAT w Polsce wynosi 23%⁹.

• Dane nabywcy wpisz zgodnie z danymi klienta. Sprawdź nazwę, adres i NIP, jeśli nabywca posługuje się tym numerem.
• Pozycja sprzedaży powinna wskazywać produkt lub usługę. Uzupełnij jej ilość i jednostkę miary.
• Cena wymaga wpisania przy każdej pozycji. Zwróć uwagę, czy podajesz kwotę netto, czy brutto.
• Stawka VAT musi odpowiadać danej pozycji. Nie kopiuj jej bez sprawdzenia z innego produktu lub usługi.

Komplet danych nabywcy i pozycji pozwala sprawdzić treść faktury przed wystawieniem.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 8 ustawy o VAT faktura powinna wskazywać miarę i ilość towarów lub zakres wykonanych usług³.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zatwierdzoną fakturę w Subiekcie 123 można poprawić jak wersję roboczą?

Nie. Najpierw ustal, czy błąd wymaga wystawienia dokumentu korygującego.

Do kiedy należy wystawić fakturę po dostawie towaru lub wykonaniu usługi?

Co do zasady nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po dostawie towaru lub wykonaniu usługi.

Jak sprawdzić, czy faktura jest już gotowa, a nie robocza?

Sprawdź jej status w programie, który pozwala odróżnić gotową fakturę od wersji roboczej.

Czy osobny adres dostawy musi znaleźć się na fakturze?

Art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wymaga adresu nabywcy, ale nie wymienia osobnego adresu dostawy wśród obowiązkowych danych.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.