Subiekt 123 — opinie, KSeF i alternatywy

Czym jest Subiekt 123 i dla kogo powstał?

Subiekt 123 to program do fakturowania online przeznaczony dla mikro- i małych firm. Pozwala wystawiać faktury oraz prowadzić podstawową kontrolę klientów, towarów i magazynu.¹ Sprzedawca kieruje ofertę również do małych i średnich firm szukających systemu do zarządzania sprzedażą i magazynem.² Zgodnie z art. 7 Prawa przedsiębiorców jednym z warunków uznania firmy za mikroprzedsiębiorcę jest średnioroczne zatrudnianie mniej niż 10 pracowników³.

Przy wyborze Subiekta 123 liczy się zakres pracy firmy: samo fakturowanie lub także ewidencja towarów i kontrola magazynu. Przy sprzedaży bezpośredniej warto ocenić, czy pakiet podstawowy wystarczy do wystawiania dokumentów i prowadzenia danych klientów.
Firma korzystająca z magazynu musi osobno określić, jakiej kontroli stanów i obiegu towarów potrzebuje. Określenie „podstawowa kontrola” nie odpowiada na to pytanie. Sprzedawca wskazuje małe i średnie firmy jako odbiorców, ale nie oznacza to dopasowania programu do każdej skali sprzedaży⁴.

Subiekt 123 warto ocenić pod kątem fakturowania oraz pracy z klientami, towarami i magazynem.

Funkcje Subiekt 123

Subiekt 123 pozwala wystawiać faktury, paragony i korekty. Przygotowuje też dokumenty PDF do wysłania klientom.⁵ Program obejmuje kartoteki, zestawienia sprzedażowe i pliki JPK; obsługa ruchu towarów wymaga opcjonalnego modułu magazynowego.^5,6

• Faktury cykliczne: po ustawieniu harmonogramu program sam generuje dokumenty i wysyła je odbiorcy.²
• Kartoteki: zawierają klientów, usługi i towary. Przy kliencie można zapisać numer konta, termin płatności oraz rabat.⁵
• Klasyfikacja towarów: program umożliwia tworzenie grup produktów i wyszukiwanie towarów według PKWiU, czyli Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług.⁶
• Zestawienia: pokazują bilans, sprzedaż według klientów i produktów oraz płatności nierozliczone. Można je eksportować do PDF i CSV.⁵
• Pliki JPK: program generuje JPK_VAT dla ewidencji VAT oraz JPK_FA dla faktur.⁶
• Magazyn: opcjonalny moduł śledzi ruch towarów, pozwala nadawać statusy dokumentom z towarami, przeprowadzać inwentaryzację i pobierać remanent.⁵
• Organizacja pracy: program oferuje terminarz płatności oraz indywidualne ustawienia pulpitu i skrótów do częstych czynności.⁶
• Dokumenty dla samorządów: na dokumentach dotyczących jednostek samorządu terytorialnego można wskazać różnych nabywców i odbiorców.²

Dokumenty sprzedaży można wystawiać w samym programie. Firma prowadząca inwentaryzację potrzebuje również opcjonalnego modułu Magazyn.⁵
Moduł obsługuje cztery rodzaje dokumentów magazynowych: przyjęcie zewnętrzne, wydanie zewnętrzne, przychód wewnętrzny i rozchód wewnętrzny⁷.

Ile kosztuje Subiekt 123?

W sklepie InsERT pakiet podstawowy Subiekta 123 kosztuje od 19,90 zł netto za 1 miesiąc. Licencja na 12 miesięcy kosztuje 199,00 zł netto, czyli 244,77 zł brutto.⁴ Moduły mają osobne ceny, więc całkowity koszt zależy od okresu licencji i wybranego zakresu.⁴

Plany i abonamenty

Sklep InsERT podaje ceny netto pakietu podstawowego i modułów dodatkowych dla okresów 1, 3 i 12 miesięcy, zależnie od pozycji cennika.⁴ Inni sprzedawcy oferują pakiet podstawowy w odmiennych cenach. Przy ofertach z Ceneo nie określono, czy podane kwoty są netto czy brutto.^2,8,9

Dane w tabeli: 2,4,8,9

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Moduły Magazyn, Fiskalizacja i Użytkownik+ wymagają dopłaty do pakietu podstawowego.⁴ Przy planowaniu budżetu trzeba więc zsumować koszt licencji podstawowej i wybranych modułów dla tego samego okresu.
Sam moduł Magazyn kosztuje dodatkowo 189 zł netto za 12 miesięcy⁴.

Dane w tabeli: 2,4,10,11

Na całkowity koszt wpływają sprzedawca, okres licencji i liczba modułów. Kwot netto InsERT nie należy bezpośrednio porównywać z kwotami brutto innych sprzedawców. Promocja zakończyła się 31 stycznia 2017 r., więc jej cena nie jest stawką po promocji ani podstawą do obliczania dzisiejszej opłaty.^10,11

Wersje, limity i sposób udostępniania Subiekt 123

Subiekt 123 pozwala kilku pracownikom tej samej firmy korzystać z aplikacji w ramach 1 abonamentu.⁶ Dotyczy to pracowników jednego przedsiębiorstwa, a nie licencji dla odrębnych firm⁴.

Wspólny abonament nie daje wszystkim pracownikom automatycznie takich samych uprawnień ani dostępu do modułów dodatkowych.⁶ Bez modułu Użytkownik+ z programu na licencji podstawowej może korzystać jeden użytkownik¹².

Integracje Subiekt 123

Subiekt 123 współpracuje z programami księgowymi InsERT, pobiera dane firm i obsługuje drukarkę fiskalną.^5,6 Sposób przekazywania dokumentów do biura rachunkowego zależy od rodziny programu: dla GT służy do tego eksport epp, a dla nexo komunikacja online.¹³
Dokumenty można przekazywać do czterech programów księgowych InsERT: Rachmistrza GT, Rewizora GT, Rachmistrza nexo i Rewizora nexo¹⁴.

• InsERT nexo i InsERT nexo PRO: integracja obejmuje programy księgowe, w tym Rachmistrza nexo i Rewizora nexo. Pozwala przekazywać dokumenty z Subiekta 123 do programów używanych przez biuro rachunkowe.⁵
• Baza GUS: połączenie umożliwia wyszukiwanie danych firm.⁵
• Drukarka fiskalna: fiskalizacja pozwala drukować paragony i wymaga Serwera Urządzeń Zewnętrznych.⁶

Opis rozliczenia plikiem JPK_V7 odnosi się do Rewizora nexo, a nie do samego Subiekta 123.¹⁵ Przekazanie dokumentów księgowej i rozliczenie VAT to osobne zadania. Przy wyborze integracji liczy się program, w którym biuro prowadzi księgi: eksport epp i komunikacja online dotyczą różnych rodzin produktów InsERT.¹³
JPK_V7 składa się do 25. dnia następnego miesiąca. Gdy termin wypada w sobotę lub święto, przesuwa się na pierwszy dzień roboczy¹⁶.

Wdrożenie i wsparcie Subiekt 123

W recenzji Subiekta 123 opisano 30-dniowy okres próbny bez opłat. Pozwala on ocenić program przed zakupem licencji.¹ Dotyczy wypróbowania produktu, nie usług wdrożeniowych ani wsparcia.
Decyzję o licencji warto oddzielić od decyzji o pomocy przy konfiguracji.

Co Subiekt 123 robi inaczej niż konkurencja?

Subiekt 123 można rozbudowywać modułami wraz ze zmianą potrzeb firmy.⁵ Moduł Magazyn kosztuje 189,00 zł netto za 12 miesięcy⁴. Warto zestawić potrzebne funkcje z cenami modułów i okresem licencji. Sama możliwość rozbudowy nie przesądza o przewadze nad innym programem.

Plusy i minusy Subiekt 123

Użytkownicy chwalą Subiekta 123 za fakturowanie i dostęp do danych. Zgłaszają też uwagi dotyczące pracy mobilnej oraz obsługi wybranych dokumentów z KSeF. Ocena pakietu podstawowego na Ceneo wynosi 4,5/5 na podstawie 3 opinii. To niewielka liczba ocen, więc nie zastępuje analizy potrzeb firmy.⁹

Plusy

Zalety programu dotyczą pracy z dokumentami i dostępu do danych. Podstawowa licencja na 12 miesięcy kosztuje w sklepie InsERT 199,00 zł netto⁴.

• Fakturowanie: recenzent uważa je za szybkie i wygodne oraz dobrze ocenia wygląd aplikacji. To jego opinie, nie wynik pomiaru czasu wystawienia faktury.¹
• Dostęp w chmurze: dane są dostępne z różnych urządzeń bez instalowania programu na firmowym komputerze.⁵
• Współpraca z księgowością: integracja z programami InsERT pozwala na bieżąco przekazywać dokumenty biuru rachunkowemu.⁵
• Język interfejsu: wersje ukraińska i rosyjska są dostępne w podstawowej licencji bez dodatkowej opłaty.⁶

Minusy

Ograniczenia mogą być istotne zwłaszcza dla firm pracujących na telefonach i pobierających dokumenty z KSeF. Opinie o cenie i brakujących rozwiązaniach trzeba oddzielić od warunków oferty oraz opisanych przypadków działania programu.
W sklepie InsERT moduł Użytkownik+ kosztuje 26,90 zł netto za 3 miesiące⁴.

• Praca mobilna: według recenzenta Subiekt 123 nie ma aplikacji mobilnej.¹
• Moduły płatne: podnoszą koszt korzystania z programu. Recenzent uważa cenę dodatkowego użytkownika za wysoką; to opinia, nie stawka z cennika.¹
• Pojedyncza faktura z KSeF: według wypowiedzi na forum nie można pobrać jej osobno do pliku PDF, ale można ją wydrukować z podglądu. Nie wyklucza to eksportu epp ani wymiany online.¹³
• Rodzaj transakcji: na forum opisano dokumenty z KSeF, których program nie przetworzył z powodu nieobsługiwanego rodzaju transakcji.¹³
• Usuwanie faktur: użytkownik forum zgłosił brak kosza i zaproponował dodanie tej funkcji.¹⁷
• Obsługa należności: użytkownicy forum zaproponowali grupowe przypomnienia o płatności oraz formę „potrącenie” lub samodzielne definiowanie sposobów płatności.¹⁷

Jak Subiekt 123 obsługuje obieg e-Faktur w KSeF?

Subiekt 123 wysyła e-Faktury do KSeF, pobiera UPO i odbiera dokumenty. Moduł Użytkownik+ pozwala nadawać pracownikom role związane z KSeF.⁵ UPO oznacza urzędowe poświadczenie odbioru dokumentu. Przy wyborze licencji trzeba osobno rozpatrzyć obieg faktur i uprawnienia pracowników.
Moduł Użytkownik+ pozwala dodać konta trzech pracowników, którzy logują się indywidualnie⁴.

Wysyłanie e-Faktur, pobieranie UPO i przeglądanie dokumentów otrzymanych

Subiekt 123 obsługuje dokumenty wysyłane do KSeF oraz otrzymywane z systemu.⁵ Praca z e-Fakturą obejmuje cztery etapy:

• Wystawienie i wysyłka: program wystawia e-Fakturę i wysyła ją do KSeF.⁵
• Potwierdzenie: program pobiera UPO.⁵
• Odbiór: program pobiera otrzymane dokumenty sprzedaży i udostępnia je do przeglądania.⁵
• Kontrola listy: przy e-Fakturach z KSeF pokazuje status, wartość, rodzaj dokumentu i dane wystawcy.⁵

Na liście dokumentów przychodzących i wychodzących można zobaczyć status każdej pozycji.⁵

Role pracowników w KSeF: moduł Użytkownik+ za dodatkowe 9,90 zł za 1 miesiąc lub 99,00 zł za 12 miesięcy

Subiekt 123 – moduł Użytkownik+ pozwala nadawać pracownikom role i uprawnienia do obsługi KSeF.⁵ To moduł dodatkowy: w sklepie InsERT kosztuje 9,90 zł za 1 miesiąc albo 99,00 zł za 12 miesięcy.⁴
Firma, która rozdziela te obowiązki między pracowników, musi uwzględnić koszt modułu osobno od obiegu e-Faktur.

Subiekt 123 dla biura rachunkowego: licencja specjalna i zasady udostępniania klientom

Subiekt 123 dla InsERT GT to licencja specjalna dla biur rachunkowych obsługujących klientów w programach InsERT GT. Pozwala udostępniać im pakiet podstawowy.¹⁸ Oferta obejmuje maksymalnie 100 podmiotów; moduły dodatkowe i obsługa KSeF mają odrębne zasady.^6,18

Subiekt 123 dla InsERT GT: oferta za 1 355,00 zł na 12 miesięcy dla maksymalnie 100 podmiotów

Na Ceneo licencja specjalna kosztuje 1 355,00 zł za 12 miesięcy i obejmuje maksymalnie 100 podmiotów.⁶ Kupuje ją biuro rachunkowe, a nie osobno każdy klient.
Przy ocenie kosztu liczą się liczba klientów korzystających z pakietu podstawowego oraz limit licencji.

Pakiet podstawowy dla klientów, indywidualne licencje na moduły dodatkowe i InsPunkty do obsługi KSeF

Po zakupie licencji specjalnej biuro może bezpłatnie udostępniać pakiet podstawowy uprawnionym klientom. Moduły dodatkowe wymagają jednak indywidualnej licencji klienta.¹⁸ Przy licencji dla maksymalnie 100 podmiotów zasady zależą od tego, czego potrzebuje dany klient:

• Pakiet podstawowy: biuro udostępnia go uprawnionym klientom bez dodatkowej opłaty za ten pakiet.¹⁸
• Moduły dodatkowe: klient potrzebuje własnej licencji. Samo udostępnienie pakietu podstawowego ich nie obejmuje.¹⁸
• Obsługa KSeF: w licencji specjalnej opłaca się ją InsPunktami, które musi posiadać biuro rachunkowe.¹⁸

Limit 100 podmiotów określa skalę udostępniania programu. Nie zastępuje indywidualnych licencji na moduły ani InsPunktów potrzebnych biuru do obsługi KSeF.¹⁸

Dokumenty zagraniczne a język pracy w Subiekcie 123

Subiekt 123 obsługuje dokumenty w obcych walutach. Faktury można drukować w 2 wariantach dwujęzycznych: polsko-angielskim i polsko-niemieckim.⁵ Język faktury to odrębne ustawienie od języka interfejsu. Wybór ukraińskiej lub rosyjskiej wersji programu nie zmienia języka generowanego dokumentu sprzedaży.⁶

Dwa warianty faktur dwujęzycznych: polsko-angielski i polsko-niemiecki

Subiekt 123 automatycznie pobiera aktualny kurs waluty. Umożliwia też drukowanie faktur w 2 wariantach: polsko-angielskim i polsko-niemieckim.⁵ Obsługa dokumentów zagranicznych obejmuje również WNT, czyli wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, oraz eksport towarów.⁵
Przy fakturowaniu kontrahentów zagranicznych trzeba uwzględnić osobno walutę dokumentu i język wydruku.

Dwie dodatkowe wersje językowe interfejsu – ukraińska i rosyjska – a język dokumentów sprzedaży

Podstawowa licencja Subiekta 123 zawiera 2 dodatkowe wersje językowe interfejsu: ukraińską i rosyjską. Nie wymagają dopłaty.⁶ Zmieniają język pracy w programie, ale nie język faktur. Dokumenty sprzedaży generowane przy tych ustawieniach są wystawiane po polsku.⁶
Firma zatrudniająca osoby posługujące się ukraińskim lub rosyjskim może wybrać odpowiedni interfejs, a język dokumentu dobrać spośród dostępnych wariantów faktur.

Dla kogo jest Subiekt 123, a dla kogo nie?

Subiekt 123 warto rozważyć, gdy firma chce rozbudowywać program modułami, obsługuje zagranicznych kontrahentów lub wystawia dokumenty dotyczące jednostek samorządu terytorialnego. Dostępne są na przykład 2 warianty faktur dwujęzycznych⁵.
O dopasowaniu decydują potrzebne dokumenty i język pracy zespołu, nie tylko wielkość firmy.

Sprawdzi się, jeśli

• Firma planuje stopniową rozbudowę: może dodawać moduły wraz ze zmianą potrzeb, zamiast wybierać cały zakres funkcji na początku.^1,5
• Pracownicy posługują się ukraińskim lub rosyjskim: program jest wskazywany przedsiębiorcom i firmom zatrudniającym takie osoby. Obejmuje to 2 konkretne grupy językowe.⁶
• Firma współpracuje z zagranicą: dokumenty w walucie i faktury dwujęzyczne mogą odpowiadać potrzebom rozliczeń z zagranicznymi kontrahentami.²
• Firma obsługuje samorząd: rozróżnienie nabywcy i odbiorcy odpowiada potrzebom podmiotów współpracujących z jednostkami samorządu terytorialnego lub je reprezentujących.²

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Potrzebny jest niezmienny zakres licencji: firma, która nie chce dobierać modułów, powinna porównać ofertę z planem zawierającym wszystkie wymagane funkcje⁴.
• Wymagania dotyczą innych dokumentów lub języków: przy sprzedaży zagranicznej liczy się zgodność potrzebnego dokumentu z 2 dostępnymi wariantami faktur dwujęzycznych. Przy dokumentach samorządowych znaczenie ma sposób oznaczania nabywcy i odbiorcy.

Alternatywy dla Subiekt 123

Subiekta 123 można porównać z Subiektem nexo, Subiektem GT i Subiektem nexo PRO. To odrębne produkty, a nie plany Subiekta 123.^6,8,19 Dla firmy potrzebującej obsługi sprzedaży i magazynu punktem odniesienia jest Subiekt nexo.⁸

Dane w tabeli: 6,8,19,20

Alternatywę warto dobierać do zadań, które ma wykonywać program, a nie do samej nazwy rodziny produktów. Pakiet podstawowy Subiekta 123 kosztuje w sklepie InsERT 199,00 zł netto za 12 miesięcy⁴.

• Subiekt nexo: punkt odniesienia przy porównywaniu wymagań dotyczących sprzedaży i magazynu.⁸
• Subiekt GT: punkt odniesienia przy wyborze między odrębnymi programami sprzedażowymi.⁶
• Subiekt nexo PRO: osobny produkt z rodziny Subiekt, nie wariant licencji Subiekta 123.¹⁹

Najczęstsze pytania o Subiekt 123

Subiekt 123 pełni różne funkcje zależnie od sposobu korzystania. Może być programem firmy, pakietem udostępnianym klientowi biura rachunkowego albo narzędziem do przekazywania dokumentów do programu księgowego. Licencja specjalna dla biura obejmuje maksymalnie 100 podmiotów⁶.
Poniższe odpowiedzi oddzielają zasady licencjonowania modułów od wymiany danych.

Czy klient biura rachunkowego korzysta z modułów dodatkowych bez indywidualnej licencji?

Nie. Biuro rachunkowe może udostępnić uprawnionemu klientowi pakiet podstawowy Subiekta 123. Moduły dodatkowe wymagają indywidualnej licencji klienta.¹⁸ Licencja specjalna biura obejmuje maksymalnie 100 podmiotów⁶.

Czy Subiekt 123 przekazuje dokumenty do InsERT GT i nexo?

Tak, choć sposób przekazywania zależy od rodziny programów. Do InsERT GT dokumenty trafiają przez eksport epp, a dla InsERT nexo przewidziano komunikację online.¹³
Dokumenty można przekazywać do 4 programów księgowych InsERT: Rachmistrza GT, Rewizora GT, Rachmistrza nexo i Rewizora nexo¹⁴.

Czy przekazanie dokumentów do programu księgowego oznacza ich rozliczenie?

Nie. Przekazanie dokumentów z Subiekta 123 to wymiana danych; ich ujęcie i rozliczenie należy do procesu księgowego. Opis rozliczenia plikiem JPK_V7 dotyczy Rewizora nexo, a nie samego Subiekta 123¹⁵.

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.