Subiekt GT — opinie, automatyzacje i limity

Czym jest Subiekt GT i dla kogo powstał?

Subiekt GT to program sprzedażowo-magazynowy z rodziny InsERT GT dla małych i średnich firm handlowych, usługowych oraz prowadzących lekką produkcję. Obsługuje sprzedaż i gospodarkę magazynową, więc oferuje więcej niż samo wystawianie faktur.¹

Program służy do pracy w dziale handlowym, sklepie, punkcie usługowym lub rzemieślniczym.² Źródło poradnikowe wskazuje go firmom handlowym zatrudniającym od 3 do 30 pracowników.³ To opis profilu firmy, nie limit licencji.

Subiekt GT odpowiada na potrzeby firmy, która sprzedaje i prowadzi ewidencję magazynową. Jeśli potrzebne jest wyłącznie narzędzie do faktur, warto wziąć pod uwagę jego szerszy zakres.

Funkcje Subiekt GT

Subiekt GT obsługuje sprzedaż i wiele magazynów: śledzi stany towarów, wspiera zakupy oraz tworzy raporty sprzedażowe.¹ Przy fakturowaniu ważne jest powiązanie dokumentów handlowych z wydaniami magazynowymi, rozrachunkami i kartotekami asortymentu.^2,4

Sprzedaż i magazyn w Subiekcie GT

• Dokumenty sprzedaży: Program obsługuje faktury, paragony, zamówienia, faktury zaliczkowe i korekty, a także dokumenty przyjęć oraz wydań magazynowych.^2,5 Do faktury automatycznie tworzy WZ, czyli dokument wydania zewnętrznego. Na podstawie WZ wystawia też faktury pojedyncze lub zbiorcze.⁴
• Zamówienia i płatności: Program obsługuje rezerwacje towarów, przedpłaty, zaliczki, płatności kartą oraz sprzedaż kredytowaną.²
• Kartoteki: Obejmują kontrahentów, towary, usługi, komplety i opakowania zwrotne; program kalkuluje również ceny walutowe.^2,4 Kartoteka asortymentu pozwala ustawić 10 poziomów cen sprzedaży. W kartotekach kontrahenta i asortymentu można dodać do 8 pól własnych w każdej.^2,5
• Inwentaryzacja: Można przeprowadzić ją w wariancie pełnym lub uproszczonym. Program automatycznie dokumentuje wynikające z niej przychody i rozchody.⁵
• Analizy: Program udostępnia zestawienia i raporty, a także pozwala przygotować własne.²

Rozliczenia i organizacja pracy

• VAT i podatki: Program obsługuje kody transakcji VAT oraz różne stawki VAT przy zakupie i sprzedaży.⁵ Dla faktur zaliczkowych przewiduje różnicową i proporcjonalną metodę naliczania VAT. Nalicza również i rozlicza akcyzę od węgla oraz innych materiałów opałowych.⁵ Generuje JPK na potrzeby kontroli skarbowej.⁶
• Rozrachunki: Ewidencjonuje KP, KW i 4 rodzaje rozrachunków: należności, zobowiązania oraz spłaty obu tych kategorii. Moduły finansowe i rozrachunkowe są wspólne z Rewizorem GT.⁴ Program obsługuje kompensaty, rozrachunki wielowalutowe i historię na wybrany dzień, dla której przygotowano 3 standardowe zestawienia.⁴
• Bank i wymiana danych: Program prowadzi rachunki złotowe i walutowe oraz ewidencjonuje wpłaty, wypłaty, transfery i wyciągi.^4,5 Dane do biura rachunkowego wysyła elektronicznie, a między oddziałami wymienia je przez pliki.⁵
• Urządzenia i użytkownicy: Współpracuje z kasami, drukarkami fiskalnymi, wagami etykietującymi i czytnikami kodów.⁴ Opis zgodnych urządzeń wymienia ponad 100 modeli kas, prawie 50 modeli drukarek i prawie 20 modeli wag.⁴ Program umożliwia nadawanie uprawnień i pracę na jednym stanowisku albo w sieci komputerowej.⁵

To więcej niż narzędzie do faktur elektronicznych. Zakres programu wyznaczają jednak konkretne parametry: 10 poziomów cen, do 8 pól własnych na kartotekę i plikowa wymiana danych między oddziałami.^2,5

Ile kosztuje Subiekt GT?

Bezterminowa licencja elektroniczna na Subiekta GT kosztuje standardowo od 1045,00 zł netto (1285,35 zł brutto) i obejmuje 3 stanowiska.⁷ Standardowy abonament na maksymalnie 3 stanowiska wynosi 619,00 zł netto za rok. To osobna opłata, nie cena zakupu licencji.⁸

Plany i abonamenty

Licencja obejmuje 3 miesiące opieki posprzedażowej z dostępem do KSeF, aktualizacji i pomocy technicznej. MAC IT określa ten okres jako abonament zawarty w cenie licencji.^6,9 Ceny oznaczone jako pochodzące z 2025 r. różnią się od stawek standardowych podanych wyżej.^8,9

Dane w tabeli: 8,9

Opłaty dodatkowe i wdrożenie

Rozszerzenia, dodatki i szkolenie mają osobne ceny. Promocji w ofertach sklepów nie należy utożsamiać ze stawkami standardowymi.^10,11,12 Forecast Consulting wycenia dwudniowe szkolenie z obsługi magazynu w Subiekcie GT na 1400 zł netto za osobę.¹³

Dane w tabeli: 8,9,10,11,12,14,15

Na łączny koszt wpływają liczba stanowisk, dodatki i termin odnowienia abonamentu. Po okresie zawartym w cenie licencji obowiązuje stawka standardowa lub stawka kontynuacji przy zakupie w ciągu 30 dni.^6,8 Oficjalny cennik udostępniają Autoryzowani Partnerzy; powyższe oferty obejmują też ceny z 2025 r. i promocje poszczególnych sprzedawców.^3,8,9,16

Wersje, limity i sposób udostępniania Subiekt GT

Standardowa licencja producenta na Subiekta GT obejmuje 3 stanowiska. Wersja demonstracyjna pozwala przez 45 dni testować standardowe funkcje; program nie ma trwałej darmowej wersji.^3,8 Przy planowaniu pracy trzeba więc oddzielić liczbę stanowisk objętych licencją od czasu na ocenę programu przed zakupem. Okres demonstracyjny nie jest bezterminowym wariantem pracy.^3,8,17

Dane w tabeli: 1,2,3,6,8,17,18,19

Subiekt GT ma tradycyjny interfejs z menu, oknami i siatkami danych.¹ Taki układ określa sposób pracy z dokumentami, ale nie zmienia zakresu licencji. Jej standardowy limit wynosi 3 stanowisk.^1,8 Warto też odróżnić bezpłatną Express Edition, czyli edycję silnika bazy danych, od wersji demonstracyjnej programu. Pełnofunkcjonalnego Subiekta GT można używać bezpłatnie przez 30 dni.^2,3

Integracje Subiekt GT

Subiekt GT współpracuje z programami księgowymi InsERT, sklepami internetowymi, aukcjami i KSeF. Kanał sprzedaży określa potrzebne połączenie: vendero służy sprzedaży w sklepie internetowym, a Sello – na aukcjach.² Podłączenie sklepu na WooCommerce, Shoper lub PrestaShop bywa uzależnione od licencji na zewnętrzny integrator.³

• Księgowość i CRM: Subiekt GT integruje się z Rachmistrzem GT, Rewizorem GT i Gestorem GT. Ostatni z tych produktów służy do zarządzania relacjami z klientami.²
• Faktury elektroniczne: Połączenie z KSeF pozwala wysyłać, odbierać i przechowywać e-faktury.^2,16
• Sprzedaż poza sklepem: Producent wskazuje integrację z systemem rezerwacji zarezerwuj.pl.² W opisach połączeń pojawiają się też mobilny Subiekt do sprzedaży w terenie i oscGT do sprzedaży w sklepie internetowym.⁴
• Obsługa zamówień online: Połączenie z BaseLinkerem lub Sellasist służy automatyzacji sprzedaży internetowej i obsługi zamówień.¹⁶
• Rozszerzenia programu: Sfera dla Subiekta GT i 3 pakiety PLUS – niebieski, zielony oraz czerwony – rozszerzają funkcje programu. To dodatki, nie kanały sprzedaży.²

Firma sprzedająca w sklepie i na aukcjach powinna rozróżnić połączenia z vendero oraz Sello. Przy sklepie działającym na zewnętrznej platformie dochodzi jeszcze licencja na integrator.^2,3

Wdrożenie i wsparcie Subiekt GT

Dla Subiekta GT oferowane są płatne wdrożenie i materiały szkoleniowe. Opis oferty sprzedawcy wymienia też 3 miesiące opieki posprzedażowej.^6,9,12 MAC IT wycenia jednorazowe wdrożenie, konfigurację i szkolenie dotyczące Subiekta GT oraz KSeF na 500 zł netto jednorazowo.⁹ To cena usługi MAC IT, nie licencji na program.⁹

• Opieka posprzedażowa: Sprzedawca podaje okres 3 miesięcy i 10 GB miejsca w chmurze na kopie zapasowe.⁶ Znaczenie mają zarówno czas opieki, jak i pojemność przeznaczona na kopie.
• Szkolenie „Subiekt GT krok po kroku”: Materiał obejmuje około 20 godzin nauki, 51 lekcji i ponad 1250 slajdów.¹² Jest obszerniejszy od szkolenia poświęconego KSeF.
• Szkolenie „KSeF w Subiekcie GT”: Materiał obejmuje 4 godziny nauki, 13 lekcji i ponad 170 slajdów.¹² Dotyczy KSeF, więc nie zastępuje ogólnego szkolenia z programu.

Firma uruchamiająca sprzedaż i obsługę KSeF może doliczyć do zakupu programu jednorazowe 500 zł netto za usługę MAC IT.⁹ Do nauki służą również opisane materiały o różnej objętości. 3-miesięczny okres opieki to osobny element oferty sprzedawcy.^6,12

Co Subiekt GT robi inaczej niż konkurencja?

Subiekt GT łączy 4 obszary pracy handlowej: sprzedaż, magazyn, rozrachunki i KSeF.² Na tle prostych programów do fakturowania w chmurze oferuje szerszą obsługę magazynu, raporty, wielopoziomowe cenniki i szczegółowe uprawnienia.¹ Ma to znaczenie, gdy firma nie tylko wystawia faktury, lecz także ewidencjonuje towary i rozlicza płatności.

Program pozwala przygotowywać własne raporty i zestawienia oraz korzystać z rozbudowanych kartotek asortymentu i kontrahentów.^2,4 Producent opisuje jego obsługę jako intuicyjną, a możliwości konfiguracji i zakres funkcji jako duże. Są to deklaracje producenta, nie wynik testu redakcji.² Porównanie opublikowane przez konkurenta wskazuje sieć autoryzowanych wdrożeniowców i rozbudowany CRM.²⁰ W kartotece towarowej można ustawić do 8 standardowych pól własnych.²¹

Lokalna instalacja pozwala przechowywać dane na własnym serwerze.¹ Opis programu zwraca uwagę na stabilną bazę kodu i interfejs szybki dla osób przyzwyczajonych do pracy na pulpicie. To inny model niż korzystanie z prostego programu chmurowego.¹ Obsługa KSeF nie wymaga logowania na zewnętrzną platformę.¹⁶ Producent przytacza opinię dotyczącą 1 firmy produkującej przetwory rybne. Jej użytkownik wskazał obsługę całej sprzedaży i magazynów oraz dopasowanie programu do potrzeb firmy; nie jest to ocena wszystkich użytkowników.² W SQL Server 2022 Express pojedyncza baza danych może mieć najwyżej 10 GB.²²

Plusy i minusy Subiekt GT

Subiekt GT daje bezterminową licencję na 3 stanowiska i możliwość rozbudowy. Do KPiR potrzebne jest jednak osobne rozwiązanie, a baza danych wymaga administracji.^1,2,6,20 Przy wyborze warto też odróżnić prawo do korzystania z programu od dostępu do aktualizacji i wsparcia.³

Subiekt GT i KSeF – warunki wysyłki, certyfikat i InsPunkty

Subiekt GT wystawia faktury zgodne z KSeF oraz wysyła, odbiera i przechowuje je bezpośrednio w programie. Funkcje te wymagają aktywnego Abonamentu na ulepszenia.^2,16 W opisie terminów obowiązku e-fakturowania podano 1 lutego 2026 r. dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł i 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT.¹⁶

Dlaczego faktura z Subiekta GT nie trafia do KSeF? Forma dokumentu i moment wysyłki

Faktura pozostanie w Subiekcie GT, jeśli jej Forma dokumentu jest ustawiona jako tradycyjna, a nie „KSeF”.²⁴ O chwili wysyłki decyduje ustawienie: program zrobi to automatycznie po zapisaniu dokumentu lub dopiero po potwierdzeniu w dodatkowym oknie.²⁴ Do połączenia z produkcyjnym KSeF trzeba podłączyć program do Konta InsERT. Saldo 0 InsPunktów wstrzymuje wysłanie faktury.²⁴ Kod aktywacyjny pełnej funkcjonalności wskazanej wersji wymaga aktywnego Abonamentu na ulepszenia; bez niego funkcje KSeF nie działają.^16,24 Certyfikat KSeF do uwierzytelniania jest ważny nie dłużej niż 2 lata.²⁵

Ile kosztują operacje KSeF? 1 InsPunkt za wysłanie i 1 za pobranie faktury

Według cennika każda wysłana faktura zużywa 1 InsPunkt, a każda pobrana – kolejny 1 InsPunkt. Poradnik wskazuje pulę 100 InsPunktów w abonamencie.^9,24 Ceny pakietów podano poniżej.⁹ Najtańsza dodatkowa paczka zawiera 100 InsPunktów i kosztuje 50 zł netto.²⁶

Dane w tabeli: 9

Inny opis oferty nazywa wysyłkę bezpłatną w ramach aktywnego Abonamentu na ulepszenia. Podaje też orientacyjny koszt abonamentu od kilkudziesięciu do kilkuset złotych rocznie, zależnie od wariantu licencji.¹⁶ Brak osobnej opłaty za fakturę w tym opisie nie oznacza, że wysyłka nie zużywa InsPunktów. Przy liczeniu kosztu trzeba uwzględnić oba warunki oferty.^9,16

Certyfikat KSeF ważny najwyżej 2 lata – wysyłka automatyczna i tryb offline

Certyfikat KSeF opisany dla Subiekta GT zachowuje ważność najwyżej przez 2 lata.²⁴ Program pozwala wczytać certyfikaty, wysyłać faktury ręcznie lub automatycznie i odbierać dokumenty zakupowe. Obsługuje też tryb offline i awaryjny.¹² Szkolenie producenta omawia JPK_V7 w powiązaniu z KSeF oraz druk kodów QR na dokumentach z trybów Offline24 i awaryjnego.¹²

Subiekt GT a księgowość – kiedy potrzebny jest Rachmistrz GT lub Rewizor GT?

Subiekt GT służy do obsługi sprzedaży. KPiR i ryczałt prowadzi osobno licencjonowany Rachmistrz GT, a księgę handlową – Rewizor GT.^2,20 O wyborze programu księgowego decyduje zatem rodzaj ewidencji, nie sama liczba faktur. Dla podmiotów objętych limitem przychody za 2025 r. wynoszące co najmniej 10 646 500 zł oznaczają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2026 r.²⁷

KPiR i ryczałt w Rachmistrzu GT – osobna licencja za 545,00 zł netto

Rachmistrz GT prowadzi KPiR, czyli księgę przychodów i rozchodów, oraz ewidencję podatku zryczałtowanego. Integruje się z Subiektem GT, ale wymaga osobnej licencji.^2,20 Wielostanowiskowa licencja Rachmistrza GT kosztuje 545,00 zł netto.⁸ Firma korzystająca z jednej z tych form rozliczeń kupuje więc osobny produkt księgowy. Licencja Subiekta GT nie obejmuje KPiR.²⁸

Księga handlowa w Rewizorze GT – osobna licencja za 1975,00 zł netto i przekazywanie faktur

Rewizor GT prowadzi księgę handlową; osobna licencja wielostanowiskowa kosztuje 1975,00 zł netto.^2,8 Subiekt GT przekazuje do niego faktury.¹⁶ Dotyczy to również faktur odebranych z KSeF: ich dane trafiają do Rewizora GT bez ręcznego przepisywania.¹⁶ Integracja ogranicza ponowne wprowadzanie danych, ale nie zastępuje licencji na program księgowy.^8,16

Subiekt GT z Base. przez SellIntegro – wymagane licencje i zakres automatyzacji

Subiekt GT współpracuje z Base. przez wtyczkę SellIntegro. Przesyła ona zamówienia z programu sprzedażowego do systemu zbierającego zamówienia ze sklepów internetowych i marketplace’ów.²⁹ Kierunek ma tu znaczenie: opis dotyczy przesyłania danych z Subiekta GT do Base., nie pobierania zamówień w drugą stronę.²⁹

Sfera dla Subiekta GT i PLUS: 1 licencja Sfery przy 1 lub 20 integracjach SellIntegro

Endpoint wtyczki, czyli punkt wymiany danych, korzysta z 1 licencji Sfery dla Subiekta GT zarówno przy 1, jak i 20 integracjach SellIntegro.²⁹ Wtyczka wymaga wolnej licencji na stanowisko Subiekta GT oraz wolnej licencji na Sferę dla Subiekta GT. Do obsługi flag potrzebny jest aktywny zielony albo czerwony PLUS. Jeśli Sfera służy też innym integracjom, firma potrzebuje dodatkowej licencji dla SellIntegro.²⁹

• Dokumenty: Integracja zamienia zamówienia lub faktury sprzedaży z Subiekta GT w zamówienia w Base..²⁹
• Dane docelowe: Można ustawić flagę dokumentu, status i magazyn w Base. oraz przekazać dane o płatności, dostawie i pola własne.²⁹

Test integracji: 45 dni dla podmiotu Subiekta GT i 14 dni dla Sfery

Podmiot testowy Subiekta GT działa przez 45 dni, a okres próbny Sfery dla Subiekta GT wynosi 14 dni.²⁹ Dłuższa dostępność podmiotu testowego nie przedłuża więc testu Sfery. Jako przykład harmonogramu przesyłania zamówień podano godziny od 6:00 do 21:00. To ustawienie przykładowe, nie stałe godziny działania wtyczki.^29,30

Dla kogo jest Subiekt GT, a dla kogo nie?

Subiekt GT pasuje do firm, które poza fakturowaniem prowadzą magazyny i bardziej złożoną sprzedaż. Nie jest natomiast odpowiedzią na potrzebę samego wystawiania prostych faktur ani zaawansowanego planowania produkcji w wersji podstawowej.^1,20 O dopasowaniu przesądza zakres pracy handlowej, nie samo tworzenie dokumentów.

Sprawdzi się, jeśli

• Sprzedaż obejmuje różne modele handlu: Poradnik wymienia hurtownie, składy budowlane, sklepy internetowe z własnym magazynem i niewielkie sieci handlowe. Wskazuje też firmy łączące 2 rodzaje sprzedaży: hurtową i detaliczną.³
• Firma obsługuje wiele magazynów: Subiekt GT jest wskazywany nieco większym firmom potrzebującym takiej organizacji gospodarki magazynowej.¹
• Proces sprzedaży wymaga szerszego systemu: Porównanie konkurenta wskazuje średnie i większe firmy, które potrzebują pełnego CRM-u, wdrożeniowca lub współpracy z innymi programami InsERT.²⁰
• Zamówienia pochodzą z różnych kanałów: Połączenie Subiekta GT z systemem OMS, czyli systemem zarządzania zamówieniami, ma zastosowanie przy sprzedaży w 2 typach kanałów: sklepie internetowym i na marketplace’ach.¹⁶

Poszukaj gdzie indziej, jeśli

• Potrzebne jest tylko fakturowanie: Subiekt GT oferuje więcej niż proste wystawianie faktur. Firma o takich potrzebach nie wykorzysta jego funkcji magazynowych.¹
• Priorytetem jest planowanie produkcji: Podstawowa wersja Subiekta GT nie zapewnia zaawansowanego planowania produkcji.¹

Alternatywy dla Subiekt GT

Alternatywy dla Subiekta GT obejmują inne systemy sprzedażowe i prostsze programy do fakturowania. Najniższa podana cena wynosi 199 zł netto za rok za podstawową licencję Subiekta 123. Produkty w tabeli mają różny zakres i odmienne warunki licencji.¹⁰

Dane w tabeli: 3,8,10,20

• Subiekt nexo i Subiekt nexo PRO: To inne systemy sprzedażowe, rozważane przy migracji z GT lub bardziej rozbudowanych potrzebach.^1,8 Przenoszenie danych wymaga zatrzymania pracy w Subiekcie GT. Przy wielu dodatkach i niestandardowych integracjach trzeba zaplanować migrację.¹
• Faktura VAT 2027 PRO: Producent proponuje ten program firmom, które szukają rocznej licencji obejmującej także KPiR i KSeF bez limitu operacji.²⁰
• Subiekt 123, WAPRO Fakturka 365 i Subiekt nexo Start: Ceny ich licencji oraz limit 200 dokumentów miesięcznie pozwalają porównać oferty pod kątem liczby dokumentów i stanowisk.^3,10

Wśród innych wymienianych systemów są Comarch ERP Optima, enova365 i Symfonia Handel. Jako prostsze programy wskazano FakturaXL, Fakturownię oraz wFirmę, a wśród porównywanych systemów chmurowych – BaseLinker i Salezję.^1,3

Najczęstsze pytania o Subiekt GT

Subiekt GT wysyła faktury sprzedaży do KSeF i odbiera dokumenty z systemu. Podczas wysyłki konwertuje fakturę do XML, po czym KSeF nadaje jej numer referencyjny.¹⁶

Jak wystawiać faktury w KSeF Subiekcie GT?

Przed wysłaniem faktury sprzedaży Subiekt GT konwertuje ją do formatu XML. Gdy KSeF przyjmie dokument, nadaje mu numer referencyjny.¹⁶

Jak pobrać fakturę z KSeF do Subiekta GT?

Faktury można odbierać w Subiekcie GT na 2 metody: program pobiera je automatycznie w określonych odstępach czasu albo użytkownik ręcznie sprawdza ich dostępność. Wybór dotyczy sposobu sprawdzania KSeF, nie rodzaju odbieranej faktury.¹⁶

Jesteś producentem albo widzisz nieaktualną informację? Zgłoś poprawkę — odpowiadamy w ciągu 7 dni roboczych.