FakturaXL — wystawianie faktur i obsługa

W FakturaXL wystawisz i poprawisz fakturę, sprawdzisz płatność oraz wyślesz dokument. Ta instrukcja pokazuje, jak to zrobić.
Program sam oblicza na dokumentach kwoty netto i brutto, VAT, rabaty oraz sumy.^1,2

FakturaXL instrukcja: od konfiguracji konta do rozliczenia faktury

Pracę w FakturaXL zacznij od danych firmy, a następnie przygotuj dokument i kontroluj płatność. Przed zapisaniem faktury sprawdź nabywcę, pozycje sprzedaży i rodzaj dokumentu. Po wystawieniu wróć do niej, by sprawdzić status zapłaty.
Co do zasady fakturę wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Termin ten wynika z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT³.

Jak skonfigurować konto i uzupełnić dane firmy w FakturaXL?

Konfigurację FakturaXL zacznij od danych sprzedawcy. Art. 106e ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT wymaga, by faktura zawierała numer identyfikujący sprzedawcę na potrzeby podatku³.

• Dane firmy uzupełnij, podając NIP, KRS lub REGON. Na tej podstawie FakturaXL może pobrać dane przedsiębiorstwa.⁴
• Dane sprzedawcy porównaj z dokumentami rejestrowymi, zanim zapiszesz pierwszą fakturę.
• Ustawienia konta sprawdź pod kątem dostępu do programu, w tym weryfikacji dwuetapowej.

Na koniec przejrzyj dane, które pojawią się na fakturze. Sprawdź nazwę lub imię i nazwisko oraz adres zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
Podania tych informacji wymaga art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT³.

Jak dodać kontrahenta oraz produkt lub usługę w FakturaXL?

Podczas wystawiania faktur FakturaXL tworzy bazy klientów i produktów. Przy kolejnych dokumentach podpowiada zapisane wcześniej dane.¹ Według cennika plany Bezpłatny i Pełny pozwalają zapisać nieograniczoną liczbę klientów i produktów⁵.

• Kontrahenta wpisz w danych nabywcy. Sprawdź jego nazwę i identyfikator podatkowy.
• Produkt lub usługę dodaj jako pozycję sprzedaży. Uzupełnij opis, ilość i właściwą stawkę VAT.
• Podpowiedziane dane porównaj z aktualnym zamówieniem, zanim wystawisz kolejną fakturę.

Baza kontrahentów i produktów oszczędza ponownego wpisywania danych, ale nie zwalnia z ich sprawdzenia. Dane zapisane wcześniej mogły się zmienić.
Wykaz podatników VAT jest aktualizowany raz na dobę w dni robocze, dlatego warto ponownie sprawdzić dane kontrahenta⁶.

Jak wystawić fakturę korygującą lub zaliczkową w FakturaXL?

W FakturaXL wybierz dokument odpowiadający temu, co się wydarzyło. Faktura korygująca odnosi się do faktury już wystawionej, a faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymaną zaliczkę.
Korektę reguluje art. 106j ust. 1 ustawy o VAT. Dokumentowania zaliczki dotyczy art. 106b ust. 1 pkt 4³.

• Korektę przygotuj na podstawie faktury, której dane lub kwoty trzeba zmienić. Wskaż przyczynę korekty.
• Fakturę zaliczkową przygotuj na podstawie otrzymanej wpłaty oraz danych o przyszłej sprzedaży.
• Gotowy dokument porównaj z fakturą źródłową lub potwierdzeniem wpłaty, zanim wyślesz go nabywcy.

Rodzaj faktury zależy od tego, czy zmieniasz wcześniejszą sprzedaż, czy dokumentujesz wpłatę. Nie są to dokumenty zamienne.
Fakturę za otrzymaną zaliczkę wystawia się najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania, zgodnie z art. 106i ust. 2³.

Jak oznaczyć płatność i znaleźć nieopłacone faktury w FakturaXL?

W FakturaXL możesz oznaczyć status opłacenia faktury. Program pozwala też wysłać przypomnienie o płatności przed terminem i po jego upływie.⁴

• Wpłatę porównaj z należnością na fakturze. Po zaksięgowaniu płatności oznacz jej status.
• Nieopłacone faktury wyszukaj według statusu płatności. Na każdym dokumencie sprawdź termin zapłaty.
• Przypomnienie o płatności wyślij nabywcy w odniesieniu do terminu podanego na fakturze.

Pomoc FakturaXL zawiera osobne instrukcje generowania certyfikatu i tokenu autoryzacyjnego do KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur.⁷ Przygotowując połączenie, wybierz instrukcję dla używanej metody autoryzacji.
Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż dwa lata od jego wytworzenia lub wskazanej daty początku ważności⁸.

W pomocy FakturaXL znajdziesz też instrukcje tworzenia i wysyłania plików JPK, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego, oraz deklaracji ZUS-DRA.⁷ Osobna instrukcja opisuje instalację drukarki fiskalnej w programie.⁷
Miesięczny JPK_V7M przesyła się do 25. dnia następnego miesiąca. Termin przesuwa się, jeśli ten dzień wypada w sobotę lub święto⁹.

Wystawienie faktury nie kończy kontroli rozliczenia. Status płatności trzeba sprawdzać również później.
W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami, po wykonaniu świadczenia, brak zapłaty w terminie może uprawniać do odsetek od następnego dnia¹⁰.

FakturaXL: dane na fakturze i wygląd dokumentu

FakturaXL pozwala przygotować fakturę na podstawie danych sprzedaży oraz zmienić jej numerację i wygląd. Wybierając plan, porównaj miesięczny limit dokumentów, liczbę użytkowników i dostępne rodzaje faktur⁴.

Co warto uwzględnić przy wyborze FakturaXL do wystawiania faktur?

FakturaXL oceniaj przez pryzmat liczby wystawianych dokumentów, osób pracujących w programie i potrzebnych rodzajów faktur. Plan Bezpłatny kosztuje 0 zł na zawsze i obejmuje 10 faktur miesięcznie, 32 rodzaje faktur i dokumentów, 1 użytkownika oraz faktury w 13 językach.⁴

Tabela zestawia ceny planów FakturaXL. Najtańszy płatny wariant, plan Pełny, kosztuje według oficjalnego cennika 9,99 zł miesięcznie⁵.

Dane w tabeli: 4

Plan Pełny obejmuje 3 użytkowników i bezpłatną pomoc przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Plan PEŁNY + magazyn udostępnia 35 rodzajów faktur i dokumentów.
Przy zestawieniu planów widnieje oznaczenie promocji −20%. Nie jest to cena żadnego z wariantów.⁴

Jakie elementy faktury są obowiązkowe, a jakie opcjonalne?

Faktura przygotowana w FakturaXL powinna zawierać dane wymagane dla danej sprzedaży. Sprawdź sprzedawcę i nabywcę, numer dokumentu, daty, nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę oraz rozliczenie podatku.
Logo, dłuższy opis produktu i podpis mogą uzupełniać dokument, ale nie zastąpią danych transakcji. Obowiązkowe elementy, w tym nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę i stawkę podatku, określa art. 106e ust. 1 ustawy o VAT³.

Pomoc FakturaXL opisuje ustawianie numeracji faktur, wystawianie duplikatów, dodawanie logo i opisu produktu oraz usuwanie podpisu. Duplikat dotyczy faktury już wystawionej; jeśli trzeba zmienić jej treść, rozważ korektę.⁷
Gdy papierowa faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu, art. 106l ust. 3 przewiduje ponowne wystawienie jej zgodnie z pierwotnymi danymi³.

Jak ocenić, czy FakturaXL odpowiada potrzebom firmy?

Przy ocenie FakturaXL weź pod uwagę obieg faktur sprzedaży i kosztowych oraz współpracę z księgowym. Plan Pełny obejmuje trzech użytkowników i umożliwia taką współpracę. Plan Bezpłatny obejmuje jednego użytkownika⁵.

• Faktury kosztowe można wprowadzać przez odczyt treści ze zdjęcia lub skanu przesłanego jako plik graficzny albo PDF. Przed wykorzystaniem danych porównaj odczyt z dokumentem.⁴
• Współpraca z księgowym pozwala zaprosić go do programu i eksportować faktury do programów księgowych. Ustal wcześniej, kto sprawdza dokumenty przed eksportem.⁴
• Integracje FakturaXL opisane w pomocy dotyczą WooCommerce, PrestaShop i PayU. Zestaw je z systemami, których firma używa do sprzedaży i płatności.⁷

FakturaXL będzie pasować do firmy, jeśli wybrany plan odpowiada jej skali fakturowania. Liczy się również sposób przekazywania dokumentów księgowemu.

Kiedy trzeba wystawić fakturę?

Przy sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy co do zasady trzeba wystawić fakturę. Konsument otrzymuje ją na żądanie. Termin zależy od rodzaju transakcji oraz momentu sprzedaży lub otrzymania zapłaty; zasady omówiono w sekcji o wystawianiu dokumentów.
Dla faktury dokumentującej zaliczkę termin upływa 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu jej otrzymania.

Faktura proforma przedstawia warunki planowanej sprzedaży. Nie zastępuje faktury dokumentującej transakcję.
Zanim wybierzesz dokument w FakturaXL, ustal, czy sprzedaż już nastąpiła, nabywca wpłacił zaliczkę, czy otrzymał tylko ofertę.

Jak wysłać fakturę elektronicznie?

FakturaXL pozwala przekazać fakturę klientowi elektronicznie. Przed wysyłką ustal, czy dokument ma trafić do klienta, czy do KSeF; są to różne sposoby obiegu.
Certyfikat KSeF jest ważny nie dłużej niż 2 lata od jego wytworzenia lub wskazanej daty początku ważności.

• Fakturę otwórz po wystawieniu. Sprawdź dane nabywcy i treść dokumentu.
• Dokument dla klienta zapisz jako PDF albo wyślij e-mailem lub SMS-em. FakturaXL umożliwia także wydruk.¹
• Fakturę do KSeF wyślij według instrukcji połączenia programu z systemem i wysyłania dokumentów. Pomoc FakturaXL opisuje także pobieranie z KSeF faktur zakupowych i kosztowych.⁷
• Wysłany dokument sprawdź pod kątem właściwego odbiorcy i wybranego sposobu przekazania.

Wysyłka e-mailem lub SMS-em przekazuje fakturę klientowi. Wysyłka do KSeF dotyczy obiegu dokumentu w systemie państwowym.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zapisane dane kontrahenta w FakturaXL mogą być nieaktualne?

Tak. Sprawdź je ponownie przed wystawieniem dokumentu, ponieważ dane zapisane wcześniej mogły się zmienić.

Czy automatyczny odczyt faktury kosztowej ze skanu trzeba sprawdzić?

Tak. Porównaj odczytane dane z dokumentem źródłowym przed ich wykorzystaniem.

Co zrobić, gdy papierowa faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu?

Można wystawić ją ponownie zgodnie z pierwotnymi danymi, jak przewiduje art. 106l ust. 3 ustawy o VAT.

Do kiedy przesłać miesięczny JPK_V7M?

Do 25. dnia następnego miesiąca. Jeśli termin wypada w sobotę lub święto, przesuwa się.

Czy pomoc FakturaXL zawiera instrukcję instalacji drukarki fiskalnej?

Tak. W pomocy programu znajduje się osobna instrukcja instalacji drukarki fiskalnej.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.