wFirma — konfiguracja i fakturowanie w KSeF

wFirma pozwala pobierać faktury zakupowe z KSeF bezpośrednio do programu dzięki integracji odbierającej dokumenty¹.
Odbieranie faktur w KSeF rozpoczęło się 1 lutego 2026 r.². Poniżej znajdziesz opis połączenia, wysyłki i odbioru dokumentów oraz różnic między wersjami programu³.

Jak pobrać fakturę z KSeF i zaimportować ją do wFirma?

Fakturę zakupową odbierzesz z KSeF przez połączony z nim program księgowy wFirma. Trzeba mieć dostęp do systemu, zalogować się i odszukać dokument w programie².
Do pobrania potrzebne jest uprawnienie do dostępu do faktur, określone w § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia o korzystaniu z KSeF⁴.

• Dostęp do KSeF jest warunkiem pobrania faktury. Uzyskaj go dla firmy, której dokument chcesz odebrać.
• Logowanie przez program księgowy daje dostęp do narzędzia połączonego z KSeF. Zaloguj się, zanim zaczniesz szukać dokumentu.
• Wyszukanie faktury pozwala wybrać dokument do odbioru. Odszukaj fakturę zakupową w programie.

Import do wFirma następuje po wskazaniu w programie właściwej faktury.

Animacja odbioru faktury w KSeF: przebieg krok po kroku

Odbieranie faktur z KSeF można pokazać w animacji jako drogę dokumentu z systemu do wFirma. Taki schemat pozwala śledzić, gdzie jest faktura, ale nie powinien przedstawiać pobrania jako rozliczenia księgowego.

• Dokument w KSeF otwiera animację. Faktura jest w systemie, z którego zostanie odebrana.
• Przekazanie danych do wFirma pokazuje odbiór dokumentu przez połączony program.
• Faktura w programie zamyka animację. Od tego momentu użytkownik może pracować z odebranym dokumentem.

Animacja powinna kończyć się na pobraniu faktury, bez przedstawiania jej dalszego rozliczenia.
Przy oznaczeniach dokumentu można pokazać numer KSeF umieszczany przy kodzie QR. Numer ma 35 znaków⁵.

Jak przetestować odbiór faktur z KSeF w wFirma?

Odbiór faktury w wFirma przetestujesz, sprawdzając dostęp do KSeF, uprawnienia i widoczność dokumentu w programie. Środowiska Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 udostępniano w terminach podanych w tabeli^2,6.

• Dostęp do KSeF sprawdź na początku testu. Osoba, która go przeprowadza, powinna mieć podstawowe uprawnienia związane z posiadanym NIP².
• Uprawnienia w wFirma można nadać osobie korzystającej z KSeF. Ustaw je dla użytkownika, który będzie odbierał dokumenty¹.
• Odbiór faktury sprawdź już w programie. Upewnij się, że po pobraniu widać oczekiwany dokument.

Dlaczego wFirma nie pobiera faktur z KSeF?

wFirma nie pobierze faktury, jeśli podmiot nie ma dostępu do KSeF. Podmiot inny niż jednoosobowa działalność gospodarcza, który nie ma pieczęci kwalifikowanej, musi złożyć ZAW-FA – zawiadomienie służące uzyskaniu dostępu do KSeF².
Przed kolejną próbą odbioru sprawdź dostęp podmiotu i uprawnienia osoby korzystającej z programu. W jednym zawiadomieniu ZAW-FA można wskazać tylko jedną osobę fizyczną; pozostałym nadaje ona uprawnienia elektronicznie w KSeF⁷.

Alternatywny dostęp do faktury w KSeF poza wFirma

Poza wFirma do pracy z KSeF można użyć narzędzi Ministerstwa Finansów wymienionych w tabeli:

Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono⁸.

Pobrana lub wydrukowana faktura otrzymuje automatycznie kod oraz numer KSeF².
Po tych oznaczeniach można rozpoznać dokument również wtedy, gdy przedsiębiorca używa narzędzia innego niż wFirma.

Odbiór faktury w KSeF a import do wFirma – czym różnią się te etapy?

Odbiór w KSeF oznacza, że dokument jest dostępny dla nabywcy w systemie. Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF⁸.
Nie znaczy to jeszcze, że jej dane trafiły do wFirma.

Tabela pokazuje, gdzie faktura jest dostępna na każdym etapie i co to oznacza dla pracy w wFirma.

Import faktury nie jest jej zaksięgowaniem. Przed rozliczeniem dokument trzeba ocenić pod kątem księgowym. Art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy o VAT wiąże moment odliczenia z powstaniem obowiązku podatkowego i otrzymaniem faktury⁸.

Najczęściej zadawane pytania

Czy w ZAW-FA można wskazać kilka osób?

Nie, w jednym zawiadomieniu można wskazać tylko jedną osobę fizyczną. To ona nadaje pozostałym osobom uprawnienia elektronicznie w KSeF.

Jak długo KSeF przechowuje faktury?

KSeF przechowuje faktury przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.

Czy faktura pobrana lub wydrukowana poza wFirma ma oznaczenia KSeF?

Tak, pobrana lub wydrukowana faktura otrzymuje automatycznie kod oraz numer KSeF.

Od kiedy rozpoczęło się odbieranie faktur w KSeF?

Odbieranie faktur w KSeF rozpoczęło się 1 lutego 2026 r.

Czy numer KSeF umieszczany przy kodzie QR ma określoną długość?

Tak, numer KSeF umieszczany przy kodzie QR ma 35 znaków.