inFakt — wystawianie faktur i obsługa

JPK, czyli Jednolity Plik Kontrolny, możesz wysłać na podstawie danych z inFaktu po przygotowaniu właściwego pliku i podpisaniu wymaganych danych. Czynni podatnicy VAT przekazują JPK_VAT z deklaracją, obejmujący ewidencję i deklarację VAT, 1 raz w miesiącu.¹
Poniżej znajdziesz sposób wysyłki, podpisania pliku i pobrania potwierdzenia odbioru. Miesięczny JPK_V7M trzeba wysłać do 25. dnia następnego miesiąca. Jeśli termin wypada w sobotę lub święto, przesuwa się na pierwszy dzień roboczy².

Jak wysłać JPK z inFaktu i pobrać UPO?

JPK_VAT z deklaracją przygotujesz w programie księgowym. Możesz go wysłać za pomocą tego programu albo bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów Klient JPK_WEB.¹
Przed wysyłką wybierz właściwą strukturę i podpisz wymagane metadane, a po wysyłce odbierz potwierdzenie. W Kliencie JPK_WEB JPK_V7 podpiszesz podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub danymi autoryzującymi. Z ostatniej metody mogą korzystać podatnicy będący osobami fizycznymi³.

Jak wysłać plik JPK_VAT z inFaktu?

JPK_VAT z deklaracją przygotuj na podstawie danych księgowych z inFaktu. Przed wysyłką wybraną metodą podpisz plik metadanych JPK_VAT z deklaracją.¹
Metadane zawierają informacje potrzebne do obsługi wysyłki. Jeśli podpisujesz plik danymi autoryzującymi, podaj kwotę przychodu za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok wysyłki JPK⁴.

• Przygotowanie pliku JPK_VAT zacznij od wyboru struktury odpowiadającej sposobowi rozliczania VAT.
• Podpisanie metadanych wykonaj przed przekazaniem pliku administracji skarbowej.
• Wysłanie pliku nie kończy sprawy: sprawdź jeszcze wynik jego przetwarzania.

Jak wygenerować właściwy plik JPK w inFakcie?

JPK_V7M wybierz przy rozliczeniach miesięcznych, a JPK_V7K przy kwartalnych.¹
Obie struktury łączą ewidencję VAT, czyli zapisy sprzedaży i zakupów, z częścią deklaracyjną służącą rozliczeniu podatku. W JPK_V7K ewidencję przekazuje się co miesiąc. Deklaracja za cały kwartał trafia do urzędu wraz z ewidencją za jego trzeci miesiąc².

Tabela pokazuje, jaki zakres pliku odpowiada poszczególnym okresom rozliczenia. Część deklaracyjną JPK_V7M składa się co miesiąc, a JPK_V7K – raz na kwartał².

Dane w tabeli: 1

Jak podpisać lub autoryzować wysyłkę JPK z inFaktu?

Plik metadanych JPK_VAT możesz podpisać bezpłatnym profilem zaufanym, który służy do potwierdzania tożsamości w usługach publicznych. Może to zrobić także pełnomocnik posiadający profil zaufany.¹
Jeśli wybierasz dane autoryzujące, użyj kwoty przychodu sprzed 2 lat.¹

Jak sprawdzić, czy JPK został przyjęty, i pobrać UPO?

Po przekazaniu JPK_VAT z deklaracją sprawdź wynik wysyłki. Pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO): ten dokument potwierdza odbiór pliku przez system administracji skarbowej.¹
Zachowaj UPO razem z wysłanym plikiem jako dowód przekazania rozliczenia. Poświadczenie pobierzesz, gdy plik uzyska status 200, oznaczający poprawne zakończenie przetwarzania⁴.

JPK na żądanie: przygotowanie, termin i podpis

JPK na żądanie przygotuj zgodnie z zakresem i terminem podanym przez organ podatkowy. Przekaż go w sposób wskazany w żądaniu. Wcześniej ustal wymaganą strukturę, okres objęty żądaniem oraz sposób podpisania dokumentu.
W postępowaniu podatkowym art. 189 § 2 Ordynacji podatkowej określa minimalny termin na przedstawienie dowodu. Termin wyznaczony stronie nie może być krótszy niż 3 dni⁵.

Jak wypełnić i wysłać JPK na żądanie?

JPK na żądanie musi odpowiadać strukturze i okresowi wskazanym przez urząd. Dobierz dane do treści otrzymanego żądania, zamiast wysyłać dowolne zestawienie. Art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej wskazuje, że struktury logiczne ksiąg podatkowych i dowodów księgowych są dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej⁵.

• Żądanie urzędu określa zakres danych. Odczytaj z niego wymaganą strukturę, okres i termin przekazania⁶.
• Dane księgowe porównaj z dokumentami źródłowymi przed utworzeniem pliku. Popraw błędy w zapisach, z których powstaje JPK⁶.
• Gotowy plik JPK przekaż kanałem wskazanym w żądaniu. Zachowaj potwierdzenie przekazania.

Jak przygotować plik JPK na żądanie i przekazać go urzędowi?

Plik JPK na żądanie utwórz z danych pasujących do wymaganej struktury, nie z dowolnego zestawienia księgowego. Sprawdź identyfikację podatnika, zakres dat i zgodność zapisów z dokumentami.
Przed przekazaniem porównaj plik z treścią żądania. Upewnij się też, że kierujesz go do wskazanego w nim organu⁶.

Jak podpisać JPK na żądanie?

Podpis JPK na żądanie złóż metodą dopuszczoną dla wybranego sposobu przekazania. Ustal, czy podpisuje podatnik, czy uprawniony pełnomocnik; użyj danych właściwej osoby.
Po wysyłce zachowaj plik i otrzymane potwierdzenie. W Kliencie JPK_WEB JPK na żądanie podpiszesz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Podpis kwotą przychodu dotyczy wyłącznie JPK_VAT⁴.

JPK na żądanie jest gotowy do przekazania, gdy jego struktura, dane, podpis i sposób wysyłki odpowiadają treści żądania.

Wysyłka JPK w inFakcie: bezpieczeństwo, spóźnienie i kilka plików

Wysyłka JPK przygotowanego z danych w inFakcie wymaga sprawdzenia zakresu pliku, podpisu i wyniku przyjęcia. Samo wygenerowanie dokumentu nie oznacza jeszcze, że trafił do urzędu skarbowego.
Przyjęcie JPK_VAT potwierdza status 200. Wygenerowanie pliku ani samo rozpoczęcie wysyłki nie daje takiego potwierdzenia⁴.

Czy wysyłka JPK jest bezpieczna?

Bezpieczeństwo wysyłki JPK zależy od poprawności danych, uprawnionego podpisu i potwierdzenia odbioru, a nie od samego użycia inFaktu. Podpis wskazuje osobę autoryzującą dokument. Potwierdzenie pozwala odróżnić plik przyjęty przez system od pliku przygotowanego do wysłania.
Dostęp do danych i dokumentów wysyłkowych ogranicz do osób uprawnionych. Art. 32 RODO wymaga środków bezpieczeństwa danych osobowych, w tym ochrony poufności i ograniczenia dostępu do dokumentów osobom upoważnionym⁷.

Jak wysłać nowy JPK po terminie?

JPK_V7M i JPK_V7K trzeba wysłać do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy plik.¹
Jeśli termin minął, ustal, czy plik nie został jeszcze wysłany, czy ma zastąpić wcześniejsze dane. W drugim przypadku przygotuj korektę. Uzupełnij zapisy księgowe, wyślij właściwy plik i zachowaj potwierdzenie jego przyjęcia.

Jak wysłać kilka plików JPK?

Kilka plików JPK przygotuj oddzielnie, zgodnie ze strukturą, okresem i zakresem danych każdego dokumentu. Przed wysyłką porównaj oznaczenia z zawartością plików, żeby nie przekazać tego samego zakresu pod różnymi nazwami.
Po przekazaniu sprawdź wynik każdego pliku i zachowaj odpowiadające mu potwierdzenie. Każdy wysłany plik ma własny numer referencyjny, który służy do sprawdzenia wyniku przetwarzania i pobrania UPO⁴.

Wysyłka JPK kończy się dopiero po sprawdzeniu przyjęcia wszystkich przekazanych plików. Dla każdego z nich ustal osobno, czy uzyskał status 200, i pobierz przypisane do niego UPO⁴.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie można znaleźć struktury logiczne plików JPK?

Struktury logiczne ksiąg podatkowych i dowodów księgowych są dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej.

Co się dzieje z terminem wysyłki JPK_V7M, gdy 25. dzień miesiąca wypada w sobotę lub święto?

Termin przesuwa się na pierwszy dzień roboczy.

Czy można podpisać JPK na żądanie kwotą przychodu?

Nie. Podpis kwotą przychodu dotyczy wyłącznie JPK_VAT.

Czy dane autoryzujące może wykorzystać podatnik, który nie jest osobą fizyczną?

Nie. Z tej metody mogą korzystać podatnicy będący osobami fizycznymi.